2026年橡胶制品公司供应商质量约谈管理制度

2026年橡胶制品公司供应商质量约谈管理制度第一章总则第一条为规范公司供应商质量约谈工作，及时整改供应商供货质量问题，提升供应链整体质量水平，降低因原材料质量导致的生产及产品风险，结合公司天然橡胶、合成橡胶、橡胶助剂等原材料采购及质量管控实际，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有原材料供应商的质量约谈管理，涵盖约谈触发、约谈组织、整改跟踪、结果应用全流程，外协单位推荐的供应商质量约谈参照本制度执行。第三条供应商质量约谈遵循“事实清晰、权责明确、整改落地、持续改进”的原则，约谈过程及结果应用符合《中华人民共和国产品质量法》《供应商质量管理规范》等国家法律法规及公司采购、质量管理相关规定。第四条公司采购部门是供应商质量约谈的归口管理部门，负责约谈发起、组织实施、整改跟踪；质检部门负责提供质量问题数据、明确整改要求；技术部门负责提供技术层面整改建议；法务部门负责约谈过程合规性及违约责任界定；管理层组成质量评审组，负责重大质量问题约谈决策及约谈结果审批，形成“采购牵头、质检举证、技术支撑、法务合规、高层决策”的约谈管理体系。第二章职责分工第五条采购部门主要职责：（一）建立供应商质量约谈台账，记录约谈对象、约谈原因、约谈时间、整改要求、整改结果等信息，台账保存期限不少于3年；（二）根据质量问题触发条件发起约谈申请，报质量评审组审批后，提前5个工作日向供应商发出正式约谈通知，明确约谈时间、地点、参与人员、需准备的资料；（三）组织约谈会议，做好约谈记录，明确双方确认的整改事项、整改期限、验收标准；（四）跟踪供应商整改进度，在整改期限届满后5个工作日内组织验收，验证整改效果；（五）根据约谈结果及整改验收情况，提出供应商合作调整建议，如暂停订单、缩减采购量、恢复合作等。第六条质检部门主要职责：（一）梳理供应商质量问题数据，明确质量不合格类型（如性能不达标、外观缺陷、批次不稳定）、不合格率、造成的损失等，形成书面举证材料；（二）参与约谈会议，向供应商说明质量问题判定依据、检测标准，明确质量整改的具体指标要求；（三）对供应商整改后的供货产品进行抽样检测，出具整改验收质量报告；（四）每月汇总供应商质量整改验收结果，分析整改完成率，识别反复出现的质量问题。第七条技术部门主要职责：（一）分析供应商质量问题产生的技术原因，从原材料配方、生产工艺、检测方法等维度提出整改建议；（二）参与约谈会议，解答供应商关于技术层面的疑问，协助制定可落地的技术整改方案；（三）对供应商整改方案的技术可行性进行评估，指导供应商优化生产工艺或质量管控流程；（四）验证整改后产品技术指标的稳定性，确保满足公司生产工艺要求。第八条法务部门主要职责：（一）核查采购合同中关于质量违约责任的条款，明确供应商质量问题对应的违约责任；（二）参与重大质量问题约谈会议，界定供应商应承担的责任，如赔偿损失、退换货等；（三）审核约谈记录、整改协议等文件的合规性，确保公司权益得到保障。第九条质量评审组主要职责：（一）审批供应商质量约谈申请及约谈结果应用建议；（二）参与重大质量问题（如批量不合格造成生产停线）的约谈会议，决策整改期限、违约责任认定等关键事项；（三）每季度审议供应商质量约谈及整改情况报告，评估制度执行效果；（四）督促采购部门落实约谈结果，确保供应商整改措施落地。第三章约谈范围与触发条件第十条约谈范围：为公司供应天然橡胶、合成橡胶、橡胶助剂、骨架材料等原材料的所有供应商，根据质量问题严重程度分为常规约谈和专项约谈。第十一条常规约谈触发条件（满足任一条件即可发起）：（一）单月供货产品不合格率≥3%，且连续2个月未改善；（二）单次批次不合格造成公司生产返工、返修损失金额≥1万元；（三）客户反馈因原材料质量导致成品不合格，且经核实责任归属于供应商；（四）同类质量问题重复出现≥2次，未按此前承诺完成整改。第十二条专项约谈触发条件（满足任一条件立即发起）：（一）单次批量供货不合格率≥10%，造成生产停线或订单交付延误；（二）原材料存在安全隐患，如有害物质超标、性能不达标导致成品存在使用风险；（三）供应商未按整改要求落实措施，或整改后验收不合格；（四）供应商提供虚假质量证明文件、篡改检测数据。第四章约谈实施流程第十三条约谈申请：采购部门收集质检、技术部门提供的质量问题材料，填写《供应商质量约谈申请表》，说明约谈原因、拟提出的整改要求，报质量评审组审批。第十四条通知送达：审批通过后，采购部门向供应商发出加盖公司公章的约谈通知，明确约谈时间（常规约谈提前5个工作日通知，专项约谈提前2个工作日通知）、地点（公司会议室或线上会议）、参与人员及需携带的资料（如质量整改计划、生产工艺文件、检测报告等）。第十五条约谈会议：约谈会议由采购部门负责人主持，质检、技术、法务部门相关人员参与，供应商需安排质量、技术负责人参会；会议需核实质量问题事实，明确整改事项、整改期限（常规问题整改期限不超过15个工作日，重大问题不超过30个工作日）、验收标准及违约责任，形成书面约谈记录，由双方参会人员签字确认。第十六条整改跟踪：采购部门建立整改跟踪台账，每周与供应商沟通整改进度，对整改难度较大的事项，协调技术部门提供必要的技术支持。第十七条整改验收：整改期限届满后，采购部门组织质检、技术部门开展验收，通过抽样检测、工艺核查等方式验证整改效果，出具《供应商质量整改验收报告》；验收合格的，恢复正常合作；验收不合格的，再次发起约谈或按合同约定追究违约责任。第十八条档案归档：约谈完成后10个工作日内，采购部门将约谈申请表、约谈通知、约谈记录、整改方案、验收报告等资料整理归档，纳入供应商质量档案。第五章约谈结果应用第十九条整改合格：供应商按要求完成整改且验收合格的，恢复正常采购合作，采购部门将整改情况纳入供应商年度质量评级。第二十条整改不合格：（一）首次整改不合格的，再次发起约谈，缩短整改期限，暂停新订单下达，直至整改验收合格；（二）连续2次整改不合格的，缩减年度采购量50%，列入观察供应商名单，每季度开展1次质量核查；（三）整改后仍出现同类质量问题的，终止合作，移出合格供应商名录，1年内不再纳入新供应商开发范围。第二十一条重大质量问题：因供应商质量问题造成公司重大经济损失或声誉影响的，除终止合作外，按合同约定追究赔偿责任，必要时通过法律途径解决。第六章监督与奖惩第二十二条监督机制：采购部门每月向质量评审组上报供应商约谈及整改情况；质量评审组每半年开展1次约谈制度执行专项检查，核查约谈台账、整改验收记录的完整性。第二十三条奖励措施：（一）供应商按要求完成整改，且连续6个月供货不合格率≤0.5%的，恢复原有采购量，优先参与公司新物料采购竞标；（二）及时发现供应商质量问题并发起约谈，避免重大损失的采购/质检人员，奖励1000-3000元；（三）年度供应商质量整改完成率≥90%的采购班组，奖励2000-5000元。第二十四条追责措施：（一）未按触发条件及时发起约谈，导致质量问题扩大的，扣减采购部门负责人当月绩效15%-25%；（二）约谈记录不实、整改要求不明确，导致整改无法落地的，扣减采购专员当月绩效10%-20%；（三）质检部门举证材料错误，导致约谈失误的，扣减相关检测人员当月绩效20%-30%。第七章附则第二十五条本制度由公司采购部门会同质检、技术、法务部门负责