部门职责与岗位说明书管理标准

部门职责与岗位说明书管理标准一、总则1.1目的为规范公司各部门职责与岗位说明书的编制、审核、发布、更新及应用流程，明确各部门及岗位的工作范围、权限、责任及任职要求，确保组织架构与业务流程的高效匹配，提升人力资源管理的科学性与规范性，特制定本标准。1.2适用范围本标准适用于公司总部及各分子公司所有部门及岗位（含正式员工、试用期员工及劳务派遣人员）。1.3管理原则战略导向原则：部门职责与岗位说明书的制定需紧密围绕公司战略目标，确保组织架构与业务发展方向一致。权责对等原则：明确各岗位的职责与权限，确保责任与权力相匹配，避免出现权责不清或权力滥用的情况。动态调整原则：根据公司战略调整、业务流程优化、组织架构变革等情况，及时更新部门职责与岗位说明书。全员参与原则：部门职责与岗位说明书的编制需由部门负责人、岗位任职者及人力资源部门共同参与，确保内容的准确性与实用性。二、部门职责管理2.1部门职责定义部门职责是指根据公司战略目标和业务分工，对各部门在组织中的功能、工作范围、主要任务及核心责任的明确界定。它是部门开展工作的依据，也是部门间协作的基础。2.2部门职责编制流程启动阶段：人力资源部门根据公司战略规划或组织架构调整需求，发起部门职责编制或修订工作，明确时间节点与责任人。初稿编制：各部门负责人组织本部门人员，结合公司战略、业务流程及过往工作经验，起草部门职责初稿。初稿应包括部门定位、核心职能、主要工作内容及与其他部门的协作关系。内部评审：部门负责人组织本部门内部讨论，对初稿进行评审与修改，确保内容全面、准确。跨部门评审：人力资源部门组织相关协作部门对初稿进行评审，重点审核部门间职责的衔接与边界，避免出现职责重叠或空白。审核与批准：部门职责初稿经跨部门评审修改后，报分管领导审核，审核通过后提交总经理办公会或董事会批准。发布与存档：经批准的部门职责由人力资源部门统一发布，并归档管理。2.3部门职责内容构成一份完整的部门职责应包含以下核心内容：部门名称：明确部门的正式称谓。部门定位：简述部门在公司整体组织架构中的角色与功能。核心职能：概括部门的主要功能与价值贡献，通常为3-5条。主要职责：详细描述部门需要完成的具体工作任务，建议采用“动词+宾语”的结构（如“制定XX制度”、“组织XX活动”）。关键绩效指标（KPI）：与部门核心职能对应的关键考核指标，用于衡量部门工作成效。协作关系：明确与其他部门的主要协作事项及接口人。编制日期与版本号：记录部门职责的生效日期及版本，便于后续管理。2.4部门职责示例（以人力资源部为例）部门定位：负责公司人力资源规划、招聘配置、培训开发、绩效管理、薪酬福利、员工关系等全流程管理，为公司发展提供人才支持与组织保障。核心职能：人力资源规划与组织发展人才招聘与配置管理员工培训与能力开发绩效管理与激励体系建设薪酬福利管理与员工关系维护主要职责：制定并执行公司人力资源战略规划。组织开展人才招聘、面试、录用及试用期管理工作。设计并实施员工培训与发展计划。建立并完善绩效管理体系，组织绩效目标设定、评估与反馈。制定具有竞争力的薪酬福利方案，并负责薪酬核算与发放。处理员工劳动关系，包括劳动合同管理、员工沟通、纠纷调解等。关键绩效指标（KPI）：核心岗位招聘及时率员工培训覆盖率绩效考核完成率员工满意度人工成本控制率三、岗位说明书管理3.1岗位说明书定义岗位说明书（JobDescription,JD）是对特定岗位的工作内容、职责权限、工作关系、任职资格、工作环境等信息的标准化描述。它是招聘、培训、绩效考核、薪酬管理等人力资源管理工作的基础文件。3.2岗位说明书编制流程需求确认：当出现新岗位设立、岗位调整或原有岗位说明书与实际工作严重不符时，由部门负责人或人力资源部门提出岗位说明书编制或修订需求。信息收集：访谈法：与岗位任职者及其直接上级进行访谈，了解岗位的实际工作内容、职责、权限及面临的挑战。观察法：人力资源部门或岗位分析人员实地观察岗位任职者的工作流程与行为。问卷调查法：设计岗位分析问卷，由岗位任职者及相关人员填写。资料分析法：查阅与岗位相关的规章制度、工作记录、前任岗位说明书等资料。初稿编制：岗位分析人员根据收集到的信息，撰写岗位说明书初稿。审核与修订：岗位说明书初稿需经岗位任职者、直接上级及部门负责人审核，提出修改意见并完善。审批与发布：审核通过的岗位说明书报人力资源部门审批后发布，并纳入公司人力资源管理体系。3.3岗位说明书内容构成一份规范的岗位说明书通常包含以下模块：模块名称具体内容岗位基本信息岗位名称、所属部门、岗位编号、直接上级、直接下级、岗位编制、工作地点、生效日期等。岗位概述简要描述岗位的主要目的、在组织中的位置及核心价值。岗位职责详细列出岗位的主要工作任务、责任及权限，通常按重要性排序。这是岗位说明书的核心部分。工作关系描述该岗位与内部（上级、下级、同事）及外部（客户、供应商、合作伙伴）的工作联系。任职资格-教育背景：最低学历要求、专业方向。

-工作经验：相关行业或岗位的工作年限要求。

-知识技能：岗位所需的专业知识、工具技能（如软件操作）、语言能力等。

-能力素质：岗位所需的通用能力（如沟通能力、团队协作能力、问题解决能力）及核心素质（如责任心、创新意识）。工作条件与环境描述岗位的工作时间（如是否需要加班、倒班）、工作场所（如办公室、户外）、使用设备及可能面临的职业健康安全风险。绩效考核指标与岗位职责对应的关键绩效指标（KPI），用于评估岗位工作业绩。3.4岗位说明书示例（以人力资源专员-招聘方向为例）岗位名称：人力资源专员（招聘方向）所属部门：人力资源部直接上级：人力资源经理岗位概述：负责公司各部门的人员招聘与配置工作，确保及时、高效地满足公司的人才需求，为公司发展提供人才支持。岗位职责：根据公司人力资源规划及各部门用人需求，制定年度、季度招聘计划。拓展并维护招聘渠道（如招聘网站、校园招聘、人才市场、内部推荐等），发布招聘信息。筛选简历，组织面试（包括初试、复试安排），对应聘者进行专业能力及综合素质评估。负责录用通知的发放、背景调查及入职手续办理。建立并维护人才储备库，为公司持续发展提供人才保障。统计分析招聘数据，优化招聘流程，提高招聘效率与质量。完成上级交办的其他工作任务。任职资格：教育背景：人力资源管理、心理学、管理学等相关专业本科及以上学历。工作经验：1-3年招聘相关工作经验，有互联网/科技行业招聘经验者优先。知识技能：熟悉招聘流程及各种招聘工具；熟练使用Office办公软件；具备良好的沟通表达能力与人际交往能力。能力素质：责任心强，工作细致；具备较强的抗压能力与团队协作精神；具有敏锐的洞察力与判断力。四、管理与维护4.1日常管理存档管理：人力资源部门负责建立部门职责与岗位说明书的电子与纸质档案，确保文件的安全性与可追溯性。查阅权限：明确部门职责与岗位说明书的查阅权限，一般情况下，部门内部人员可查阅本部门及相关协作部门的职责文件，岗位说明书原则上仅对岗位任职者、直接上级及人力资源部门开放。培训宣贯：新员工入职培训及组织架构调整后，人力资源部门应组织相关人员学习部门职责与岗位说明书，确保员工理解并认同自身职责。4.2动态更新更新触发条件：当出现以下情况时，应及时更新部门职责与岗位说明书：公司战略目标发生重大调整。组织架构进行重组或优化。业务流程发生重大变革。岗位工作内容发生显著变化（如新增或取消重要职责）。法律法规或行业标准发生更新，对岗位工作产生影响。更新流程：参照本标准第二章、第三章的编制流程执行。定期审视：人力资源部门应至少每1-2年组织一次对部门职责与岗位说明书的全面审视，确保其与公司实际情况保持一致。4.3监督与考核监督机制：人力资源部门负责监督部门职责与岗位说明书的执行情况，定期检查各部门是否按照职责开展工作。考核应用：部门职责与岗位说明书是部门及员工绩效考核的重要依据，考核结果应与薪酬调整、晋升、培训等挂钩。对不按照职责开展工作