财务档案管理办法

财务档案管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司财务档案管理，确保财务信息的真实性、完整性、安全性和可追溯性，依据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》及国家相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及下属各分支机构的财务档案管理工作，包括但不限于会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、银行对账单、合同协议、审计报告等各类财务文件。第三条管理原则真实性原则：财务档案必须如实反映公司经济业务的实际情况，严禁伪造、篡改或隐瞒。完整性原则：确保财务档案的收集、整理、归档、保管和销毁等环节无遗漏，形成完整的档案体系。安全性原则：采取必要的安全措施，防止财务档案丢失、损坏、泄密或被非法篡改。可追溯性原则：建立规范的档案索引和查询机制，确保财务档案可快速检索和追溯。保密性原则：严格控制财务档案的查阅权限，保护公司商业秘密和财务信息安全。第二章财务档案的分类与范围第四条财务档案的分类财务档案按其性质和用途分为以下八类：类别具体内容会计凭证类原始凭证（发票、收据、银行回单、报销单等）、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。会计账簿类总账、明细账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。财务报告类月度、季度、半年度、年度财务报告（包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注）、内部管理报表、财务分析报告。税务资料类各类纳税申报表、完税凭证、发票领购簿、发票存根联、税务稽查报告、税收优惠备案资料、其他税务相关文件。银行资料类银行对账单、银行存款余额调节表、银行开户许可证、银行账户变更资料、其他银行相关文件。合同协议类采购合同、销售合同、借款合同、租赁合同、投资协议、担保合同、其他与财务相关的重要合同。审计资料类内部审计报告、外部审计报告（包括年度审计报告、专项审计报告）、验资报告、评估报告、其他审计相关文件。其他类财务预算、财务制度、会计电算化数据备份、财务软件操作手册、财务人员交接清单、其他具有保存价值的财务文件。第五条财务档案的范围界定电子档案：通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务报告等，其管理应符合国家关于电子档案管理的规定。纸质档案：以纸张为载体的各类财务文件。实物档案：如印章、票据存根等具有实物形态的财务相关物品。第三章财务档案的收集与整理第六条收集责任日常收集：各部门应及时将本部门产生的、与财务相关的原始凭证（如发票、报销单、合同等）提交至财务部。财务部收集：财务部是财务档案收集的主要责任部门，负责收集、审核、整理公司所有财务活动产生的档案资料。跨部门协作：行政、法务、业务等部门应配合财务部，及时提供与财务相关的合同、协议、审批文件等。第七条整理规范及时性：财务档案应在业务发生后及时收集、整理，确保档案的时效性。准确性：整理过程中应核对档案内容的准确性，确保账证相符、账账相符、账实相符。系统性：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、装订，建立完整的档案目录。装订要求：会计凭证：按月装订成册，封面注明单位名称、凭证种类、月份、起止日期、起止编号、册数、装订人及会计主管签名。会计账簿：年度终了后装订成册，封面注明单位名称、账簿名称、年度、册数、装订人及会计主管签名。其他文件：按类别、年度整理，可采用文件夹、档案盒等形式存放，确保易于查找。第八条编号规则财务档案采用年度-类别-序号的编号规则，例如：2025-01-001（表示2025年度，会计凭证类，第1册）2025-03-005（表示2025年度，财务报告类，第5份）具体类别代码参照本办法第四条的分类序号（如01代表会计凭证类，02代表会计账簿类，以此类推）。第四章财务档案的归档与保管第九条归档流程初步归档：日常形成的财务档案由财务部相关岗位人员负责初步整理、编号，并在月度终了后15日内完成当月会计凭证的装订和初步归档。年度归档：年度终了后3个月内，财务部应完成全年财务档案的系统整理、编号、编制档案目录，并移交至档案管理部门（或指定的档案管理员）。移交时需填写《财务档案移交清册》，列明移交档案的名称、编号、册数、起止日期等，由移交人、接收人及监交人共同签字确认。第十条保管责任财务部保管：当年形成的财务档案，在会计年度终了后，可由财务部临时保管1年。期满之后，原则上应由财务部编制移交清册，移交至公司档案管理部门统一保管。档案管理部门保管：档案管理部门是财务档案的最终保管部门，负责档案的安全、完整和有效利用。电子档案保管：电子财务档案应存储在专用服务器或存储介质中，定期进行备份，并做好防病毒、防篡改、防丢失等安全措施。第十一条保管条件库房要求：财务档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等条件，保持适宜的温度（14-24℃）和相对湿度（45%-60%）。存放要求：档案应存放在专用档案柜中，按编号顺序排列，定期检查，防止档案损坏、霉变或虫蛀。保密要求：档案库房应设置门禁，非档案管理人员未经批准不得进入。第五章财务档案的保管期限第十二条保管期限分类财务档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。第十三条具体保管期限各类财务档案的具体保管期限如下表所示：档案类别保管期限备注会计凭证类30年包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。会计账簿类-总账、明细账、日记账30年-固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年-辅助账簿30年财务报告类-月度、季度、半年度财务报告10年-年度财务报告（决算）永久-内部管理报表10年税务资料类-纳税申报表、完税凭证10年-发票存根联、发票领购簿5年-税务稽查报告、税收优惠备案资料永久银行资料类-银行对账单、银行存款余额调节表10年-银行开户许可证、账户变更资料永久合同协议类永久重要合同协议需永久保存。审计资料类永久包括内部审计报告、外部审计报告、验资报告等。其他类-财务预算、财务制度10年-会计电算化数据备份与对应纸质档案保管期限一致-财务人员交接清单10年第十四条保管期限的计算财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。例如，2025年度的会计凭证，保管期限从2026年1月1日起计算。第六章财务档案的查阅与利用第十五条查阅权限公司内部人员：一般员工：因工作需要查阅与本人业务相关的财务档案，需填写《财务档案查阅申请表》，经部门负责人和财务负责人批准后方可查阅。部门负责人：可查阅本部门相关的财务档案，超出范围的需经财务负责人批准。财务负责人：可查阅公司所有财务档案。公司高管：可查阅公司所有财务档案。外部单位或人员：审计、税务、银行等监管机构：需提供有效证件和单位介绍信，经公司总经理或财务负责人批准后方可查阅。律师、会计师事务所等中介机构：需提供委托协议、单位介绍信及有效证件，经公司总经理或财务负责人批准后方可查阅。其他外部单位或个人：原则上不予查阅，确需查阅的，需经公司总经理办公会批准。第十六条查阅流程申请：查阅人填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号、查阅时间等信息。审批：申请表按权限逐级审批。登记：经批准后，档案管理员对查阅人身份、查阅内容、查阅时间进行登记。查阅：查阅人应在档案管理员指定的地点查阅，不得将档案带离指定区域。严禁在档案上涂改、勾画、折叠、抽取、添加或损毁。如需复印档案，需在申请表中注明，并经财务负责人批准。归还：查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，档案管理员核对无误后在登记表上签字确认。第十七条利用限制财务档案原则上不得外借，确因工作需要且符合规定的，需经公司总经理批准，并办理借阅手续，限期归还。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得复制、摘抄（除非已获批准）。对涉及公司商业秘密、未公开财务信息的档案，应严格控制查阅范围。第七章财务档案的鉴定与销毁第十八条鉴定组织公司应成立财务档案鉴定小组，负责对保管期满的财务档案进行鉴定。鉴定小组由以下人员组成：公司分管档案工作的领导（组长）财务部负责人档案管理部门负责人法务部负责人（或指定人员）相关业务部门负责人（按需）第十九条鉴定程序提出申请：保管期满的财务档案，由档案管理员提出鉴定申请。初步审查：财务部对拟鉴定的档案进行初步审查，提出初步处理意见。集体鉴定：鉴定小组对档案进行集体审查，逐卷（件）鉴定其保存价值。形成结论：鉴定小组形成《财务档案鉴定意见书》，明确哪些档案需要继续保管、哪些档案可以销毁。第二十条销毁条件保管期满且经鉴定确无保存价值的财务档案，可以按照规定程序销毁。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第二十一条销毁程序编制清册：对经鉴定可以销毁的财务档案，由档案管理员编制《财务档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、编号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。审批：《财务档案销毁清册》经鉴定小组全体成员签字确认后，报公司总经理办公会批准。监销：销毁财务档案时，应当由档案管理部门和财务部共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。记录：监销人在销毁财务档案前，应当按照销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财务档案；销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司总经理。特殊处理：电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。第八章财务档案的信息化管理第二十二条信息化建设公司应积极推进财务档案的信息化管理，逐步实现财务档案的电子化收集、整理、归档、保管和利用。第二十三条电子档案管理要求真实性：确保电子财务档案的内容与纸质档案一致，来源可靠、程序规范、要素合规。完整性：电子财务档案应包含所有相关的元数据（如创建时间、修改时间、创建人、文件格式等）。可用性：电子财务档案应能够在规定的期限内被准确读取、处理和利用。安全性：采取必要的技术措施，如加密、备份、访问控制等，确保电子财务档案的安全，防止被篡改、丢失或泄露。备份：电子财务档案应定期进行备份，备份介质应异地存放，确保数据安全。第二十四条系统支持公司应配备符合要求的财务档案管理系统，实现档案的自动化编号、检索、统计和分析，提高档案管理效率。第九章责任与奖惩第二十五条责任追究档案管理员：因失职造成财务档案丢失、损坏、泄密的，视情节轻重给予警告、罚款、调离岗位等处分；情节严重，给公司造成重大损失的，依法追究法律责任。查阅人：违反本办法规定，擅自涂改、损毁、丢失财务档案的，视情节轻重给予警告、罚款等处分；造成损失的，应承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。审批人：因审批不当导致财务档案泄密或被不当利用的，应承担相应的管理责任。第二十六条奖励措施对在财务档案管理