财务印章管理办法

财务印章管理办法第一章总则第一条目的为规范公司财务印章的管理，确保财务活动的合法性、安全性和高效性，防范财务风险，维护公司及相关方的合法权益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司总部及各分、子公司（以下统称“公司”）所有财务印章的刻制、启用、保管、使用、变更、销毁等全过程管理。第三条财务印章定义及分类本办法所称财务印章，是指公司在财务活动中使用的，代表公司财务权力和信用的各类印章。主要包括以下几类：印章类别主要用途财务专用章用于办理公司会计核算和银行结算业务，如开具发票、收据，签署银行结算凭证等。法定代表人章（或其授权代理人章）用于与财务专用章配套使用，签署银行预留印鉴、重要财务文件等。发票专用章专门用于开具增值税发票及其他各类发票时加盖。合同专用章（部分公司财务部门保管）用于签署与财务相关的合同、协议。其他财务印章如现金收讫章、现金付讫章、银行收讫章、银行付讫章、转账收讫章、转账付讫章、作废章、附件章等，用于特定财务单据的处理和标识。第四条管理原则财务印章管理应遵循以下原则：统一管理原则：公司财务印章的刻制、启用、变更、销毁等事项由公司财务部门统一负责管理。分级保管原则：根据印章的重要性和使用频率，实行分级授权保管，明确保管责任人。审批使用原则：所有财务印章的使用必须经过规定的审批流程，严禁私自使用。安全保密原则：印章保管人须严格遵守保密规定，确保印章安全，防止被盗用、冒用。责任追究原则：对因印章管理不善或违规使用造成公司损失的，将追究相关人员责任。第二章印章的刻制与启用第五条刻制申请需求提出：因业务需要新增财务印章时，由使用部门或岗位负责人提出书面申请，详细说明刻制印章的名称、用途、规格等。审批流程：申请部门负责人审核。公司财务负责人（如财务总监）审批。公司法定代表人或其授权人最终审批。刻制执行：经批准后，由公司财务部门指定专人负责，到公安机关备案的正规刻章单位刻制。严禁私自在外刻制财务印章。第六条印章启用验收登记：新印章刻制完成后，由财务部门负责人、印章管理员共同对印章的规格、样式、刻制质量进行验收。验收合格后，填写《财务印章启用登记表》，详细记录印章名称、印模、启用日期、保管人等信息。印模备案：启用前，需将印章印模在公司档案室或指定部门进行备案存档。同时，财务专用章、法定代表人章等需在开户银行预留印鉴。通知公告：新印章启用时，财务部门应及时通知相关部门和人员，明确印章的使用范围和注意事项。第三章印章的保管第七条保管责任人财务印章实行专人保管，明确保管责任。具体分工如下：财务专用章：一般由公司财务负责人或其指定的资深会计人员保管。法定代表人章：一般由出纳人员或财务负责人指定的专人保管，且必须与财务专用章分开保管。发票专用章：通常由负责发票管理的会计人员保管。合同专用章：若由财务部门保管，则由财务负责人或其指定人员保管。其他财务印章：如收讫、付讫章等，由相应岗位的会计或出纳人员保管。第八条保管要求存放安全：印章应存放在保险柜、带锁文件柜等安全设施内，做到“人走章锁”。严禁外借：印章保管人不得擅自将印章带出公司或交予他人保管、使用。确因工作需要带出公司使用的，需严格履行审批手续（详见第四章）。离岗交接：印章保管人因出差、休假等原因离岗时，必须将印章交予财务负责人指定的临时保管人，并办理书面交接手续，填写《财务印章临时交接登记表》。人员变动：印章保管人员发生变动时，必须办理正式的印章移交手续，填写《财务印章移交登记表》，由移交人、接收人、监交人（一般为财务负责人）三方签字确认。定期检查：财务负责人应定期或不定期对印章保管情况进行检查，确保印章安全。第四章印章的使用第九条使用审批申请：使用财务印章时，由用印人填写《财务印章使用审批单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、申请人、日期等信息，并附上需用印的文件原件。审核：用印文件的直接主管或部门负责人对用印事由的真实性、文件内容的合法性进行审核。财务部门负责人或其授权人对用印的必要性和合规性进行审批。对于重大事项或金额巨大的用印（如大额银行付款、重要合同签署），需报公司法定代表人或其授权人审批。审批权限：公司应根据印章的重要性和用印事项的风险程度，明确不同层级管理人员的审批权限。第十条使用规范专人用印：经审批同意后，由印章保管人亲自加盖印章，严禁让他人代为用印。位置准确：印章应盖在文件的指定位置，确保清晰、端正。如合同、协议应盖在落款处或骑缝处；票据应盖在规定的印鉴位置。核对一致：用印前，印章保管人必须仔细核对《财务印章使用审批单》与实际用印文件的一致性，确认无误后方可用印。严禁空白：严禁在空白凭证、空白票据、空白合同或未填写内容的纸张上预先加盖财务印章。特殊情况（如确需携带空白支票外出）需经最高管理层特批，并严格控制数量和用途。登记留痕：每次用印后，印章保管人应在《财务印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事由、文件名称、份数、审批人、用印人等信息，并由用印人签字确认。第十一条特殊情况处理外出用印：因特殊情况需携带财务印章外出使用时，需填写《财务印章外出使用申请单》，详细说明外出事由、地点、预计时间，并由财务负责人和公司法定代表人（或授权人）审批。外出期间，印章必须由保管人随身携带，确保安全，并在用印后立即归还。多人用印：对于需要多枚印章同时使用的文件（如银行支付凭证需加盖财务专用章和法人章），应由各印章保管人分别审核、加盖，严禁一人同时保管和使用多枚关键印章。第五章印章的变更与销毁第十二条印章变更变更情形：因公司名称变更、法定代表人变更、印章损坏、遗失等原因，需变更财务印章时，应按以下流程办理：申请：由相关部门提出变更申请。审批：参照第五条刻制审批流程。新章刻制与启用：参照第五条、第六条。旧章处理：旧印章停止使用后，应及时办理停用手续，并按本办法第十三条规定进行销毁或封存。信息更新：印章变更后，财务部门应及时通知银行、税务等相关外部单位，并更新预留印鉴和相关备案信息。第十三条印章销毁销毁情形：印章因磨损、变形等原因无法正常使用。公司名称变更、业务调整导致印章停用。其他需要销毁的情形。销毁审批：由印章保管人提出销毁申请，填写《财务印章销毁申请表》，经财务负责人、法定代表人审批同意后，方可进行销毁。销毁执行：销毁工作应由财务部门负责人、印章管理员及至少一名监销人共同执行。销毁方式可采用碎纸机粉碎、化学腐蚀或交由公安机关指定机构销毁等，确保印章无法再被使用。销毁后，填写《财务印章销毁登记表》，由销毁人、监销人签字确认，并将销毁记录存档。第六章监督检查与责任追究第十四条监督检查日常自查：印章保管人应对印章的保管和使用情况进行每日自查。定期检查：公司财务部门应每月或每季度对所有财务印章的保管、使用、登记情况进行一次全面检查。不定期抽查：公司内部审计部门或纪检监察部门应不定期对财务印章管理情况进行抽查。检查记录：所有检查均应形成书面记录，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。第十五条责任追究违规行为：凡有下列行为之一的，将视情节轻重追究相关人员责任：未经批准，擅自刻制、启用、变更、销毁财务印章的。印章保管不善，导致印章丢失、被盗用、冒用的。违反规定，擅自将印章带出公司或交予他人使用的。不按审批流程，擅自使用印章，或在空白文件上加盖印章的。用印后不按规定进行登记或登记不真实、不完整的。发现印章管理问题不及时报告或隐瞒不报的。处罚措施：警告与批评：对于情节轻微的违规行为，给予当事人警告、通报批评。经济处罚：对于造成公司经济损失的，应承担相应的赔偿责任。行政处分：对于情节严重的，给予降职、撤职、开除等行政处分。法律责任：触犯国家法律法规的，移交司法机关处理。第七章附则第十六条解释权本办法由公司财务部负责解释。第十七条生效日期本办法自发布之日起施行。原有相关规定与本办法不一致的，以本