技术文档编写模板规范统一版

技术文档编写模板规范统一版一、引言为统一技术文档的编写标准，保证文档内容的一致性、可读性和实用性，特制定本规范。本规范适用于各类技术文档的编写流程，旨在通过标准化模板和操作步骤，提升文档质量，降低沟通成本，为产品研发、系统运维、接口对接等工作提供可靠支持。二、适用范围与典型应用场景（一）适用范围本规范适用于公司内部所有技术类文档的编写，包括但不限于：产品功能说明书系统架构设计文档接口文档（API/SDK）运维手册测试报告故障排查指南（二）典型应用场景新产品上线：需编写产品功能说明书、用户操作手册，辅助用户理解和使用产品功能。系统升级迭代：需更新系统架构设计文档、接口文档，保证研发团队和运维团队同步变更内容。跨团队协作：需提供标准化接口文档、数据字典，减少前后端、测试等团队间的理解偏差。知识沉淀：需将故障处理经验、运维流程整理为故障排查指南、运维手册，便于团队传承和新人培训。三、技术文档编写操作步骤（一）准备阶段：明确需求与资料收集需求分析与需求方（产品经理、研发负责人等）沟通，明确文档的目标读者（如开发人员、运维人员、终端用户）、核心内容和交付时间。输出：《文档需求确认表》（含文档目标、范围、读者、关键模块等）。资料收集与整理收集与文档相关的技术资料，包括产品原型、设计图纸、接口定义、测试用例、历史版本文档等。对资料进行分类整理，标注关键信息（如版本号、修改时间、负责人），保证资料的准确性和时效性。模板选择与适配根据文档类型（如接口文档、架构文档）从公司文档库中选择对应的标准模板（参考第四部分“模板表格”）。根据需求调整模板结构（如增删章节、修改表格字段），保证模板与实际需求匹配。（二）编写阶段：内容填充与结构优化文档结构搭建按照模板框架搭建文档结构，通常包含以下核心章节（可根据文档类型调整）：封面（文档名称、版本号、编写人、审核人、发布日期）目录（自动，含页码）引言（文档目的、适用范围、读者对象、术语说明）（核心功能/模块描述、技术原理、操作步骤、参数说明等）附录（图表清单、术语表、常见问题等）版本历史（记录版本变更信息）内容编写规范术语统一：使用公司《技术术语词典》中的标准术语，避免混用（如统一使用“接口”而非“API/接口”）。逻辑清晰：内容按“总-分”结构组织，先概述整体再分模块详细说明，保证层次分明。图文结合：复杂流程、架构图需使用图表辅助说明（如流程图、时序图、架构图），图表需有编号和标题（如图1-1系统架构图），并在中引用（如“如图1-1所示”）。示例完整：接口文档、操作手册需提供完整示例（如请求参数示例、返回结果示例、操作步骤截图），示例需包含正常场景和异常场景。格式标准化字体：标题使用黑体（一级标题三号，二级标题四号，三级标题五号），使用宋体五号，英文和数字使用TimesNewRoman。段落：首行缩进2字符，行间距1.5倍，段前段后间距0.5行。编号：章节编号采用“1-1-1”格式（如“1引言”→“1.1文档目的”→“1.1.1目标描述”），图表编号按章节独立编号（如图1-1、表2-3）。（三）审核阶段：校对与优化自检编写人完成初稿后，需对照以下清单进行自检：内容是否完整覆盖需求？术语、格式是否符合规范？图表、示例是否准确无误？是否存在错别字、语病等低级错误？修改完成后，提交至交叉审核。交叉审核邀请1-2名相关领域同事（如研发工程师、运维工程师）进行审核，重点关注：技术内容的准确性（如接口参数、系统逻辑）；操作步骤的可执行性（如用户手册中的步骤是否清晰）；表述的易懂性（如非专业读者是否能理解）。审核人需在《文档审核意见表》中填写修改意见，编写人根据意见逐条修改并反馈。终审由部门负责人或指定专家进行终审，重点审核：文档是否符合公司规范和行业标准？是否满足需求方的核心目标？版本信息、人员信息是否准确？终审通过后，方可进入发布阶段。（四）发布与维护阶段：归档与更新版本发布终审通过后，按公司文档管理流程将文档发布至文档管理系统（如Confluence、SharePoint），填写发布信息（版本号、发布日期、访问权限）。通知相关团队（如研发、产品、运维）文档已发布，并提供访问（需符合公司信息安全规定）。文档更新当产品功能、系统架构等内容发生变更时，需及时更新文档，更新流程触发变更：由需求方提交《文档变更申请》，说明变更原因和内容。修订文档：编写人根据申请修订文档，版本号递增（如V1.1→V1.2）。重新审核：更新后的文档需重新经过交叉审核和终审。发布归档：更新后重新发布至文档管理系统，同步更新版本历史。反馈收集定期（如每季度）收集文档使用者（如开发人员、用户）的反馈意见，对文档内容进行优化，提升用户体验。四、技术表格（一）文档基本信息表（封面模板）项目内容要求文档名称格式：[产品/系统名称]-[文档类型]-[版本号]（如“XX系统-接口文档-V2.0”）版本号采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如V1.2.1），主版本号重大变更时+1，次版本号功能变更+1编写人填写姓名（用号代替，如“小明”）审核人填写姓名（用号代替，如“小红”）发布日期格式：YYYY-MM-DD密级普通/内部/秘密（根据内容敏感度选择）所属部门填写编写部门（如“技术研发部”）（二）章节内容规划表（目录模板）章节编号章节名称内容要点页码1引言1.1文档目的1.2适用范围1.3术语说明自动2系统概述2.1系统架构2.2核心功能模块自动3接口详细说明3.1接口列表3.2接口A（请求/响应参数、示例）3.3接口B（同左）自动4操作指南4.1登录流程4.2功能操作步骤（含截图）自动附录A术语表关键术语定义自动附录B版本历史版本变更记录（版本号、修改人、修改内容、修改日期）自动（三）接口参数说明表（接口）参数名称类型是否必填取值范围默认值说明示例user_idString是32位UUID-用户唯一标识“550e8400-e29b-41d4-a716-446655440000”timestampLong是13位时间戳-请求时间（毫秒级）1625097600000signString是32位字母数字组合-请求签名（加密规则见X章节）“a1b2c3d4e5f6”（四）术语定义表（通用附录模板）术语英文全称（可选）定义所属领域APIApplicationProgrammingInterface应用程序接口，是软件系统不同组成部分衔接的约定接口开发RPCRemoteProcedureCall远程过程调用，是一种通过网络从远程计算机程序上请求服务，而不需要知晓底层网络技术的协议分布式系统幂等性Idempotence对同一个操作执行一次和多次的效果相同（如支付接口重复调用不会重复扣款）接口设计五、关键注意事项（一）内容规范准确性优先：所有技术内容（如参数、逻辑、流程）需经过验证，保证与实际产品/系统一致，避免误导读者。避免歧义：表述需简洁明确，避免使用“大概”“可能”等模糊词汇，专业术语需在首次出现时标注解释。保密性要求：涉及公司核心技术的文档（如架构设计、源码逻辑）需标注密级，严格控制访问权限，禁止外泄。（二）格式规范模板一致性：同一类型文档需使用统一模板，禁止随意修改模板结构（如章节顺序、表格字段），确需调整需文档管理部门审批。图表规范：图表需清晰可辨（分辨率不低于300dpi），流程图使用标准符号（如矩形表示步骤，菱形表示判断），架构图需标注组件名称和数据流向。引用规范：中引用其他文档或资料时，需注明来源（如“详见《XX系统运维手册-V1.0》第3章”），避免内容重复。（三）版本与更新版本管理：文档需严格版本控制，每次更新后版本号递增，旧版本需归档保存（至少保留3个历史版本），便于追溯。及时更新：当产品/系统发生变更时，需在3个工作日内完成文档更新，保证文档内容与实际功能同步，避免“文档滞后”。变更记录：版本历史中需详细记录每次变更的内容、修改人、修改日期和原因（如“V1.1→V1.2：新增XX接口参数说明，修改人*张三”）。（四）其他要求版权声明：文档末尾需添加版权声明，如“©2023XX公司版权所有，未经许可不得复制或传播”。可维护性：文档编写时需考虑后续