仪器仪表厂采购合同管理实施细则

仪器仪表厂采购合同管理实施细则第一章总则第一条为规范仪器仪表厂（以下简称“本厂”）采购合同管理流程，防范合同风险，保障企业合法权益，提升采购业务规范化、标准化水平，根据《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》等法律法规及本厂实际经营需求，制定本实施细则。第二条本细则适用于本厂生产经营活动中与供应商签订的所有采购类合同（以下简称“采购合同”），包括但不限于原材料采购、仪器设备采购、技术服务采购、外包服务采购等类型。第三条采购合同管理遵循“依法合规、权责清晰、全程管控、风险防范”原则，覆盖合同订立、履行、变更、终止及档案管理全生命周期，确保采购行为可追溯、责任可落实。第二章管理职责第四条采购部为采购合同管理的主责部门，负责以下工作：（一）统筹采购需求汇总与分析，组织供应商筛选、谈判及合同文本起草；（二）跟踪合同履行进度，协调解决执行中的问题；（三）定期汇总合同执行情况，向管理层提交分析报告；（四）配合法务部、财务部等部门完成合同审核与风险评估。第五条法务部为合同合法性审核部门，负责：（一）审核合同条款的法律合规性，重点审查主体资格、权利义务、违约责任、争议解决等内容；（二）对重大合同提供专项法律意见，参与关键条款谈判；（三）指导采购部处理合同纠纷，协助收集证据、提起诉讼或仲裁。第六条财务部为合同资金管理部门，负责：（一）审核合同金额、支付方式、付款条件等经济条款，确保与预算及资金计划匹配；（二）监督合同执行中的资金支付，核对验收凭证、发票等单据；（三）定期核查合同应付账款，提示逾期风险。第七条技术部（或相关业务部门）为技术条款审核部门，负责：（一）审核采购标的的技术参数、质量标准、验收规范等内容，确保符合生产或研发需求；（二）参与供应商技术能力评估，对关键设备或材料的技术方案提出专业意见；（三）协助采购部完成到货验收，出具技术验收报告。第八条管理层根据权限履行审批职责：（一）采购金额50万元以下（含）的合同，由采购部负责人审批；（二）采购金额50万元至200万元（含）的合同，由分管副总经理审批；（三）采购金额200万元以上的合同，由总经理审批；（四）涉及重大技术、法律或财务风险的合同，需提交厂长办公会审议。第三章合同订立流程第九条采购需求确认（一）需求部门应提前30个工作日提交《采购需求单》，注明采购标的名称、规格型号、数量、技术要求、交付时间等信息；（二）采购部汇总需求后，结合库存、生产计划及市场行情，编制《采购计划》，经部门负责人审核后报分管副总经理审批。第十条供应商选择与谈判（一）一般采购（50万元以下）采用比价方式，至少选择3家以上合格供应商报价；（二）重大采购（50万元以上）采用招标或竞争性谈判方式，按《仪器仪表厂招标管理办法》执行；（三）谈判过程需形成《谈判记录》，记录主要分歧点及达成的共识，由双方代表签字确认。第十一条合同起草与审核（一）采购部根据谈判结果起草合同文本，优先使用本厂标准合同模板；（二）合同应明确以下核心条款：标的名称、规格型号、数量、单价、总金额；交付时间、地点及方式；质量标准及验收方法；付款方式及期限；违约责任；争议解决方式；（三）合同草案需经技术部（技术条款）、财务部（经济条款）、法务部（法律条款）会签审核，各部门应在3个工作日内反馈意见；（四）审核通过后，采购部根据意见修订合同，形成正式送审稿。第十二条合同审批与签订（一）送审稿按管理层审批权限提交审批，审批人应重点核查合同内容与采购计划、审核意见的一致性；（二）审批通过后，采购部与供应商签订合同。签订前需核查供应商资质（营业执照、生产许可证、质量认证等）及授权代表身份（法定代表人或授权委托书）；（三）合同需加盖双方公章（或合同专用章），多页合同需加盖骑缝章；（四）涉外采购合同需明确适用法律、币种、汇率风险分担等条款，必要时聘请专业机构审核。第四章合同履行与监控第十三条合同执行跟踪（一）采购部应建立《合同履行台账》，记录合同编号、供应商、标的、交付时间、付款节点等信息；（二）在交付期前15个工作日，采购部需提醒供应商备货；交付期前3个工作日，确认物流信息；（三）供应商延迟交货超过5个工作日的，采购部应发送《履约催告函》，并按合同约定收取违约金；延迟超过15个工作日且无合理解释的，可单方解除合同并追究赔偿责任。第十四条验收与付款管理（一）到货后，由技术部（或使用部门）、采购部、质量部共同验收，填写《验收单》；（二）验收标准以合同约定为准，无明确约定的按国家标准、行业标准执行；（三）验收合格后，采购部将《验收单》提交财务部；财务部核对合同、发票、验收单“三流一致”后，按合同约定支付款项；（四）验收不合格的，采购部应在3个工作日内通知供应商整改或退换货，整改后需重新验收；因质量问题造成损失的，按合同约定索赔。第十五条合同变更与解除（一）因生产计划调整、技术更新或市场变化需变更合同的，需由需求部门提出申请，说明变更理由及内容；（二）变更申请经采购部、技术部、财务部、法务部会签审核后，报原审批人批准；（三）变更内容需签订书面补充协议，与原合同具有同等法律效力；（四）合同解除需双方协商一致，签订《解除协议》，明确债权债务清理方式；单方解除需符合合同约定或法律规定，提前书面通知对方并留存证据。第十六条纠纷处理（一）合同履行中发生争议的，采购部应在5个工作日内与供应商协商解决，形成《协商记录》；（二）协商不成的，由法务部介入，通过调解、仲裁或诉讼方式处理；（三）纠纷处理过程中，采购部应及时向管理层汇报进展，财务部暂停支付争议款项（无争议部分可正常支付）。第五章合同档案管理第十七条归档范围（一）合同文本（含补充协议、解除协议）；（二）合同审批单、会签记录、谈判记录；（三）验收单、付款凭证、往来函件（含催告函、索赔函等）；（四）与合同相关的其他资料（如招标书、评标报告、检测报告等）。第十八条归档要求（一）合同签订或履行完毕后10个工作日内，采购部应将完整资料移交档案室；（二）档案按“合同编号-年度-类别”分类归档，电子档案同步上传至本厂信息管理系统；（三）归档资料需真实、完整，不得遗漏关键条款或签字页。第十九条档案保管与查阅（一）合同档案保管期限为：一般合同5年，重大合同（金额200万元以上或涉及核心技术）10年，涉及诉讼或未结纠纷的合同保管至纠纷解决后5年；（二）查阅合同档案需填写《档案查阅申请单》，经申请部门负责人批准后，由档案管理员陪同查阅；（三）未经批准不得摘抄、复制或外借