影视协会档案借阅管理实施办法

影视协会档案借阅管理实施办法第一章总则第一条为规范影视协会档案借阅管理，保障档案信息安全与合理利用，服务影视行业规范发展与学术研究，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》及本协会章程，结合实际工作需求，制定本办法。第二条本办法所称“档案”，指协会在日常管理、业务活动、行业服务中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据及实物等不同形式的历史记录，包括文书档案、业务档案、声像档案、实物档案及电子档案等。第三条本办法适用于协会内部工作人员、会员单位、行业相关机构及个人（以下统称“借阅人”）对协会档案的查阅、复制、摘录等借阅行为。第二章管理机构与职责第四条协会综合部为档案管理职能部门，下设档案科（或指定专人）负责档案的日常保管、借阅登记、监督归还及安全维护等工作，具体职责包括：（一）制定并完善档案借阅管理制度，编制档案分类目录与开放范围清单；（二）审核借阅申请材料，办理借阅手续，记录借阅信息；（三）监督借阅过程，提醒借阅人遵守档案使用规范；（四）核查归还档案的完整性与安全性，完成归档；（五）定期汇总分析借阅数据，优化服务流程。第五条协会各业务部门应配合档案管理部门工作，提供本部门形成档案的详细目录及开放建议，协助核查涉及本部门业务的档案借阅需求。第六条档案管理人员须具备档案管理专业知识，严格遵守保密规定，不得泄露档案内容或违规提供档案信息。第三章档案分类与借阅范围第七条协会档案按内容与性质分为以下类别：（一）文书档案：包括协会章程、理事会决议、规章制度、会议记录、通知公告、往来函件等；（二）业务档案：包括行业调研报吿、项目申报材料、奖项评审记录、会员服务记录、合作协议等；（三）声像档案：包括活动照片、视频录像、影视资料样片、访谈录音等；（四）实物档案：包括获奖证书、荣誉奖牌、重要纪念品、行业代表性实物等；（五）电子档案：包括上述各类档案的数字化版本及数据库、系统存储的电子文件。第八条档案借阅范围实行分级管理：（一）开放档案：不涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私及行业敏感信息的档案，可向协会内部人员、会员单位及符合条件的外部单位/个人开放；（二）限制档案：涉及行业敏感数据、未公开决策过程或需保护知识产权的档案，仅限协会内部相关业务部门人员或经特别审批的会员单位查阅；（三）保密档案：包含国家秘密、会员商业秘密或个人隐私的档案，严格限制借阅，仅限因工作需要且符合保密规定的人员申请，须经协会主要负责人审批。第四章借阅申请与审批第九条借阅人需填写《影视协会档案借阅申请表》（以下简称《申请表》），按以下流程提交申请：（一）协会内部人员：填写《申请表》，注明借阅目的、档案名称/编号、使用方式（查阅/复制/摘录）及预计归还时间，经所在部门负责人签字确认后提交档案科；（二）会员单位：提交《申请表》、单位介绍信（加盖公章）、经办人身份证复印件，注明查阅用途（须与会员业务相关），经档案科初审后报综合部分管负责人审批；（三）外部单位/个人：提交《申请表》、单位营业执照/个人身份证复印件、查阅用途说明（需列明研究或工作必要性），经档案科初审、综合部审核后，报协会分管领导审批；（四）保密档案借阅：除上述材料外，需额外提交保密承诺书，经协会主要负责人审批后方可办理。第十条档案科应在收到申请后3个工作日内完成初审，重点核查：（一）申请材料是否齐全、规范；（二）借阅目的是否合理、合规；（三）申请档案是否在开放或可审批范围内。第十一条审批通过后，借阅人需与档案科签订《档案借阅安全责任书》（以下简称《责任书》），明确档案使用责任及违规后果，方可领取档案。第五章借阅管理与使用第十二条档案借阅实行数量与期限限制：（一）单次借阅纸质档案不超过10卷（件），电子档案不超过5G容量；（二）普通档案借阅期限为15个工作日，限制档案为7个工作日；因特殊情况需延长的，须在到期前3个工作日提交《延期申请表》，经档案科审核同意后可延长一次，延长不超过7个工作日；（三）实物档案原则上不外借，仅限在档案查阅室现场查看；确需短期借用的，须经协会主要负责人审批，期限不超过3个工作日。第十三条借阅人使用档案时须遵守以下规定：（一）仅限在申请用途范围内使用，不得转借、转让或用于其他目的；（二）纸质档案须在档案查阅室或指定场所使用，禁止带离；确需携带外出的，须额外提交《外出使用申请表》，经综合部分管负责人审批；（三）禁止折叠、涂画、污损档案，不得擅自拆卷、撕页或标注；（四）复制档案需经档案科同意，复制件须注明“影视协会档案复制件，不具有原始档案法律效力”；（五）电子档案需通过协会指定的安全设备或账号登录查阅，禁止下载至私人设备或网络传播；（六）声像档案播放需使用档案科提供的专用设备，禁止私自拷贝或剪辑。第十四条档案管理人员须全程监督现场查阅过程，对违规行为及时制止并记录；发现档案损毁或异常情况，应立即暂停借阅并上报处理。第六章归还与归档第十五条借阅人应在约定期限内归还档案。归还时，档案科须按以下流程核查：（一）核对档案数量、编号与借出记录是否一致；（二）检查档案外观是否完整，有无污损、缺页、拆卷等情况；（三）确认电子档案未被非法复制或传播（通过技术手段核查访问日志）；（四）收回《责任书》并归档留存。第十六条经核查无误后，档案科在《借阅登记册》中标注“已归还”，完成归档；若发现档案损毁或缺失，按第七章规定处理。第十七条逾期未归还且未申请延期的，档案科应发送《档案催还通知书》；超过10个工作日仍未归还的，暂停借阅人档案借阅权限，直至归还并说明情况；造成档案丢失的，按责任条款追偿。第七章监督与责任第十八条协会纪检部门负责对档案借阅管理工作进行监督，定期抽查借阅记录与档案状态，受理违规行为举报。第十九条借阅人违反本办法规定，按以下情形处理：（一）未按规定使用档案但未造成损失的，给予警告并记录不良信用；（二）造成档案污损、缺失的，须按档案价值赔偿，并承担修复费用；（三）擅自复制、传播档案或利用档案谋取私利的，取消借阅资格；涉及违法的，移交司法机关处理；（四）泄露保密档案信息的，依法追究法律责任。第二十条档案管