行政办公文件归档与保管操作指南

行政办公文件归档与保管操作指南一、适用范围与常见应用场景本指南适用于各类企业、事业单位及机关的行政办公文件归档与保管工作，涵盖在日常运营中形成的具有保存价值的各类纸质及电子文件。常见应用场景包括：年度归档：每年年末对全年形成的文件进行系统性整理归档；部门日常归档：各部门对月度/季度工作中产生的文件进行定期整理；专项工作归档：针对项目审计、合同管理、会议组织等专项工作形成的文件归档；审计/检查前归档：配合外部审计、内部检查等需求，对特定时期的文件进行集中整理与调取。二、文件归档全流程操作步骤（一）文件收集：明确范围与责任操作目标：保证应归档文件完整、无遗漏，避免重要文件流失。具体步骤：确定收集范围：根据《文件归档管理制度》，明确需归档的文件类型，包括但不限于：内部管理文件：通知、制度、会议纪要、工作计划/总结；合同类文件：采购合同、服务协议、保密协议；人事类文件：员工入职/离职材料、劳动合同、培训记录；财务类文件：报销单据、发票、预算表、审计报告；其他具有保存价值的文件：外部单位来函、重要活动方案、资质证书复印件等。落实收集责任：各部门指定专人（如部门文员*某）作为文件收集责任人，负责本部门文件的日常收集与初步整理；行政部*经理统筹协调，每月末检查各部门文件收集情况，保证无遗漏。设定收集时限：日常文件：形成后3个工作日内提交至部门文员；月度/季度文件：次月/次季度首周内完成部门汇总并提交至行政部；年度文件：次年1月15日前完成全公司文件收集。（二）文件分类：科学划分与标识操作目标：通过标准化分类，保证文件有序排列，便于后续检索与管理。具体步骤：确定分类原则：采用“年度+部门+文件类型”三级分类法，兼顾逻辑性与实用性。一级分类（年度）：按文件形成年份划分，如“2023年度”“2024年度”；二级分类（部门）：按文件形成部门划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”；三级分类（文件类型）：按文件性质划分，如“通知类”“合同类”“会议纪要类”。执行分类操作：部门文员对收集的文件按上述原则进行初步分类，并在文件右上角标注分类标签（如“2024-行政部-通知类”）；行政部*经理每月对分类结果进行复核，调整不合理的分类（如跨部门文件按主责部门归类）。（三）文件整理：排序与预处理操作目标：去除无效信息，统一文件规格，为编目与装订做准备。具体步骤：文件排序：同一类文件按“形成时间先后”或“文件编号”顺序排列，如会议纪要按会议日期排序，合同按签订日期排序；若文件无明确日期，可按“发文号”或“标题首字母”排序。预处理：去除文件金属夹、回形针等易锈蚀装订材料，改用环保纸袋或文件夹临时存放；对破损文件进行修补（如用胶带粘贴裂口、复印模糊文件后替换原件）；剔除无保存价值的草稿、重复文件（仅保留最终定稿）。（四）文件编目：建立检索台账操作目标：通过标准化编目，实现文件“快速定位、精准查询”。具体步骤：编制归档目录：使用统一模板（详见第三章“归档管理常用表单”），逐项填写以下信息：档号：按“年度-部门-文件类型-流水号”格式编制（如“2024-行政部-通知类-001”）；题名：文件完整标题（如“关于2024年春节放假安排的通知”）；责任者：文件形成部门或个人（如“行政部”“总经理*某”）；形成日期：文件最终定稿日期（格式：YYYY-MM-DD）；页数：文件总页数（含封面、附件）；保管期限：根据文件重要性确定（如“永久”“10年”“5年”，参照《文件保管期限表》）；存放位置：档案柜编号+层位（如“A-01-03”表示A柜1层3号位置）。审核与登记：行政部*经理核对目录信息与实际文件的一致性，保证档号唯一、题名准确；将审核通过的目录录入电子档案系统（如OA系统或专业档案管理软件），同时保留纸质目录备份。（五）文件装订：规范存储载体操作目标：保证文件牢固、不易散失，延长保存寿命。具体步骤：选择装订方式：纸质文件：采用“打孔穿线装订”或“热熔胶装订”，厚度≤5cm的文件可用文件夹装订，>5cm需单独装订成册；电子文件：刻录至CD-R/DVD-R光盘（不可擦写），或存储于加密移动硬盘，标注“电子档案+档号”。装订要求：装订位置在文件左侧，距边缘1-1.5cm，保证不遮挡文字；同一批文件装订规格统一（如A4纸竖装，封面使用白色硬卡纸）。（六）档案入库：定位与登记操作目标：实现档案有序存放，明保证管责任。具体步骤：规划存放位置：按档案柜“从上到下、从左到右”顺序编号（如A区、B区…A-01、A-02…）；同一类档案集中存放（如所有“2024年度行政部通知类”档案存放在A区1层）；电子档案存放于专用存储设备，与纸质档案分开放置（如服务器机房或带锁铁柜）。办理入库登记：填写《档案入库登记表》（详见第三章），记录档案名称、数量、入库日期、经手人；在档案柜侧面张贴“存放位置索引表”，标注各区域对应的档案类别。（七）日常保管：环境维护与定期检查操作目标：保证档案实体安全与信息完整，延长保存寿命。具体步骤：环境控制：档案库房温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%（使用温湿度计每日监测，超标时开启空调/除湿机）；库房内严禁吸烟、堆放杂物，配备灭火器（二氧化碳或干粉类型）、防虫防霉药剂（如樟脑块）；电子档案存储设备每季度通电运行1次，防止数据丢失。定期检查：行政部每月对纸质档案进行抽样检查（每类抽取5-10份），查看是否有虫蛀、霉变、字迹褪色；每半年对电子档案进行数据备份（异地备份+本地备份），并随机抽取文件进行读取测试；检查结果记录于《档案检查记录表》，发觉问题及时整改（如更换破损档案柜、修复损坏文件）。（八）文件借阅：规范流程与责任追溯操作目标：保证档案借阅安全，防止丢失、泄密。具体步骤：借阅申请：借阅人填写《文件借阅登记表》（详见第三章），注明借阅档案名称、档号、用途、借阅期限（最长不超过15个工作日）；部门负责人审批（涉密文件需经分管领导*某审批），交行政部备案。借阅与归还：行政部核对借阅申请与档案信息，确认无误后交付借阅人，提醒“严禁涂改、勾画、拆散档案”；借阅人归还档案时，行政部检查文件完整性，确认无误后注销借阅记录，逾期未归还的及时催收。（九）档案销毁：合规处置与责任认定操作目标：及时清理无保存价值档案，避免占用存储空间。具体步骤：鉴定与审批：行政部每年度对到期档案进行鉴定，对照《文件保管期限表》确认是否销毁；填写《档案销毁审批表》（详见第三章），经行政部经理、分管领导某审批后，方可销毁。销毁与监销：销毁前由2人以上共同清点档案数量，填写《档案销毁清单》；采用“粉碎销毁”方式（涉密文件需使用专用粉碎机），销毁时由行政部某、财务部某共同监销，保证档案无法复原；《档案销毁清单》经监销人签字后存档保存，保存期限≥10年。三、归档管理常用表单模板（一）行政办公文件归档目录表档号题名责任者形成日期页数保管期限存放位置2024-行政部-通知类-001关于2024年春节放假安排的通知行政部2023-12-20310年A-01-032024-人力资源部-合同类-002与员工*某签订的劳动合同人力资源部2024-01-158永久B-02-112024-财务部-报告类-0032024年第一季度财务分析报告财务部2024-04-101530年C-03-05（二）文件借阅登记表借阅日期借阅人部门借阅档案名称档号用途归还日期审批人经手人2024-05-10*某市场部2024年市场推广方案2024-市场部-计划类-001制定月度计划2024-05-17市场部*经理行政部*某2024-05-12*某法务部与供应商*某签订的合同2024-采购部-合同类-003合同纠纷处理2024-05-20法务部*经理行政部*某（三）档案销毁审批表档案名称档号销毁原因保管期限形成日期销毁数量（份）鉴定人部门负责人行政部经理分管领导2022年部门工作总结2022-各部门-总结类-*保管期限已满10年2022-12-3115行政部*某各部门*经理行政部*某分管领导*某2023年临时通知文件2023-行政部-通知类-*无长期保存价值5年2023-06-3028行政部*某行政部*经理行政部*某分管领导*某四、关键风险控制与操作规范（一）物理保管风险控制防火：档案库房内严禁使用明火，配备烟雾报警器，每季度检查消防设备有效性；防潮防虫：档案柜底部垫高10cm，离墙存放，每季度放置防霉防虫药剂；防盗：库房安装防盗门窗，配备电子密码锁，非工作时间关闭，钥匙由行政部*某专人保管。（二）电子文件管理规范备份要求：电子档案实行“双备份+异地存储”，本地备份每周更新，异地备份每月传输；加密管理：涉密电子档案需设置访问密码，权限仅对授权人员开放（如部门负责人、行政部*某）；版本控制：修改电子文件时需保留原版本，避免覆盖重要历史数据。（三）保密管理要求涉密文件标识：涉密档案封面加盖“秘密”印章，存放于带锁保密柜，仅限授权人员查阅；借阅权限：借阅涉密文件需经部门负责人及分管领导*某双重审批，借阅期间全程跟踪；违规处理：对擅自复制、泄露档案信息的行为，按公司《保密管理制度》追责，情节严重者移交司法机关。（四）操作常见错误与规避常见错误规避方法文件收集不完整制定《文件归档清单》，明确各部门需提交的文件类型及责任人，定期核查分类混乱（如跨部门文件）按“主责部门”归类，跨部门文件标注“协办部门”，避免重复归档编目录入信息错误实行“双人复核制”，由