物业公司理事会议事程序与规则

物业公司理事会议事程序与规则为规范物业管理公司（以下简称“公司”）理事会决策行为，保障议事过程科学民主、决策结果合法合规，提升物业服务质量与企业治理水平，依据《中华人民共和国公司法》《物业管理条例》及公司《章程》，结合行业实践与公司运营实际，制定本议事程序与规则。一、总则（一）适用范围本规则适用于公司理事会（以下简称“理事会”）召开的各类会议（含定期会议、临时会议），规范会议筹备、召开、议事、决议执行等全流程行为。（二）议事原则1.依法合规：议事内容、程序须符合国家法律法规、行业规范及公司章程要求，不得损害业主、股东、员工及其他利益相关方合法权益。2.民主集中：充分听取理事意见，鼓励多元视角碰撞；表决时遵循“一人一票”原则，按多数意见形成决议，兼顾效率与公平。3.权责对等：理事应忠实履行职责，对表决事项审慎决策，对决议执行情况跟踪监督，因故意或重大过失导致决策失误的，依法承担相应责任。二、会议筹备（一）会议召集1.召集主体：理事会定期会议由理事长召集并主持，每季度召开一次；临时会议由理事长、三分之一以上理事或监事会提议召开，紧急情况下可通过通讯方式召开。2.召集程序：临时会议需提前24小时通知，议题应聚焦紧急事项（如突发公共事件处置、重大合同签约等），材料可随通知同步或会后补充，但需确保理事有基本决策依据。（二）材料准备议题提案人（或相关部门）应围绕议题编制详实材料，内容包括但不限于：议题背景（如政策要求、业主诉求、市场变化等）；拟决策事项的具体方案（含操作流程、成本预算、预期效益/风险分析）；相关数据支撑（如财务审计报告、业主满意度调查、行业对标分析等）；需理事会决策的核心问题（如是否通过、是否调整方案细节等）。材料须经提案部门负责人审核、分管领导把关后，提交理事会秘书（或指定人员）汇总，确保会议前2个工作日送达理事（临时会议可适当缩短，但需保障理事知情权）。三、会议召开（一）召开条件理事会会议须有三分之二以上理事现场或委托出席方可召开（委托出席需提交书面委托书，明确授权范围，每名理事最多接受1人委托）。特殊情况下（如疫情、自然灾害），经理事长批准，可通过视频、电话等通讯方式召开，但出席理事需以电子签名或语音确认方式表明身份及表决意向。（二）会议主持1.会议由理事长主持；理事长因故不能主持的，由理事长指定一名理事代为主持；若理事长未指定且无其他约定，由出席理事推举一名理事主持。2.主持人职责：把控会议节奏，保障理事发言秩序，确保议题审议充分、表决程序合规，对争议事项提出暂缓或二次审议建议。（三）会议纪律1.理事应按时出席会议，确因特殊原因无法出席的，需提前2个工作日向理事长请假，说明事由；未请假且无正当理由缺席的，视为“弃权”，且缺席次数累计达3次/年的，按公司章程规定启动理事资格调整程序。2.会议期间，理事应关闭通讯工具或调至静音，确需接听重要电话的，需向主持人示意并离场接听，返回后需向会议说明离场期间未参与的讨论环节，不影响后续表决权利，但需对最终决议签字确认。四、议事程序（一）议题审议1.议题顺序：会议按通知所列议题顺序审议，主持人可根据讨论情况调整顺序（如紧急议题优先、关联议题合并审议）。2.发言规则：理事发言应围绕议题核心，避免无关话题；同一议题下，每名理事首次发言不超过5分钟，补充发言不超过3分钟；主持人可根据讨论深度延长发言时间或要求限时总结。3.专业支持：涉及法律、财务、工程等专业领域的议题，可邀请外部专家或公司相关部门负责人列席，专家/部门负责人需现场答疑，但无表决权。（二）表决机制1.表决方式：采用记名投票（或电子投票）方式，理事应对每个议题独立表决，不得委托他人代填表决意见（委托出席的理事除外，其表决权由受托人按委托书行使）。2.通过条件：普通决议（如日常经营决策、预算调整、人员任免等）：须经出席会议理事过半数表决同意。特别决议（如公司章程修改、物业服务区域调整、单笔投资超净资产10%等）：须经出席会议理事三分之二以上表决同意（具体事项以公司章程为准）。3.弃权与回避：理事对议题存在利益关联（如关联交易、亲属任职等）的，应主动回避表决，其回避不影响会议法定人数；弃权的理事不影响表决结果统计，但需在会议记录中说明弃权理由。（三）临时动议会议期间，理事可提出临时动议，但需满足以下条件：动议事项属于理事会职权范围；经半数以上出席理事同意列入议程；动议人需当场简要说明背景及建议，秘书同步记录，会后24小时内补充完整材料。五、决议执行与监督（一）决议记录与公示1.会议记录由秘书全程记录，内容包括：会议时间、地点、出席人员（含委托出席）、议题、讨论要点、表决结果、决议内容等。记录需经主持人、秘书签字，与会理事应于会后3个工作日内签字确认（通讯会议可电子确认）。2.决议应通过公司公告栏、业主APP、微信公众号等渠道公示，公示期不少于5个工作日，接受业主、员工及社会监督。（二）执行分工1.总经理为决议执行的第一责任人，应在决议通过后3个工作日内制定《执行方案》，明确责任部门、完成时限、关键节点及验收标准，报理事会备案。2.涉及跨部门协作的决议，由总经理指定牵头部门，协调资源推进，定期向理事会汇报进展（如每月提交书面简报，每季度现场汇报）。（三）监督机制1.监事会（或监事）负责监督决议执行，每季度抽查执行情况，形成《监督报告》提交理事会；发现执行偏差的，应要求责任部门限期整改，整改不力的，可提议召开临时理事会重新审议。2.理事有权对决议执行情况提出质询，责任部门负责人应在5个工作日内书面答复，说明进展、问题及解决方案；若理事对答复不满意，可联合其他理事提议开展专项审计或调整执行方案。六、附则1.本规则由公司理事会负责解释，未尽事宜按公司章程及国家法律法规执行。2.