采购管理流程模板供应商选择与合同管理版

采购管理流程模板：供应商选择与合同管理版一、适用范围与场景二、核心操作流程详解（一）供应商选择阶段步骤1：采购需求确认与立项操作要点：需求部门填写《采购需求申请表》，明确采购标的（名称、规格型号、技术参数）、数量、交付时间、预算上限、质量标准及特殊要求（如环保认证、资质许可）。采购部门对需求的合理性、预算合规性进行审核，重点核查需求是否与生产/运营计划匹配，是否存在可替代方案或成本优化空间。需求金额达到一定标准（如超过10万元）时，需组织需求部门、财务部门、分管领导召开需求评审会，形成《采购需求评审报告》。责任人：需求部门负责人、采购经理、财务专员输出成果：《采购需求申请表》《采购需求评审报告》步骤2：供应商寻源与信息收集操作要点：根据采购标的类型，选择合适的寻源方式：公开寻源：通过企业采购平台、行业媒体发布采购公告，邀请潜在供应商报名；定向邀请：针对复杂或高价值采购，向3-5家行业内优质供应商发出邀请（需基于历史合作、行业口碑筛选）；单一来源：仅能从唯一供应商采购（如专利产品），需提交《单一来源采购申请说明》并经总经理*审批。收集供应商资质文件：营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001、医疗器械生产许可证）、财务报表（近2年）、类似项目业绩证明（合同关键页）、法定代表人授权书等。责任人：采购专员、采购经理输出成果》：《供应商报名表》《供应商资质文件清单》步骤3：供应商资格预审操作要点：采购部门组织成立资格预审小组（成员含采购、技术、质量部门人员），根据《供应商资格预审标准》（见表1）对供应商进行初步筛选。审核重点：供应商是否具备合法经营资质、财务状况是否稳健（无重大债务纠纷）、生产能力/服务能力是否满足需求、是否存在不良信用记录（如列入经营异常名录）。预审结果分为“通过”“不通过”“补充材料”，2个工作日内通知供应商，未通过者需说明理由。责任人：资格预审小组、采购经理*输出成果》：《供应商资格预审结果表》表1：供应商资格预审标准审核维度具体标准营业资质营业执照在有效期内，经营范围涵盖所采购标的；特殊行业需提供相关许可证（如食品生产许可证）财务状况上一年度营业收入≥采购预算的2倍；资产负债率≤70%；无重大诉讼或债务违约记录生产/服务能力具备与采购规模匹配的生产设备/服务团队；提供近1年内3个类似项目业绩证明（需附合同关键页）质量体系通过ISO9001质量管理体系认证或行业等效认证（如汽车行业IATF16949）信用记录在“信用中国”“中国采购网”等平台无失信记录步骤4：供应商现场考察与综合评估操作要点：对通过资格预审的供应商，组织技术、质量、采购部门进行现场考察（仅对生产型供应商或复杂服务项目），重点核查生产环境、设备精度、工艺流程、质量控制点、仓储物流能力等。采用“量化评分法”进行综合评估，制定《供应商评估打分表》（见表2），从技术、商务、服务、价格四个维度打分（总分100分），设定合格分数线（≥70分）。评估结果按得分排序，形成《供应商评估报告》，推荐前2-3家候选供应商。责任人：考察小组（技术工程师、质量专员、采购经理）、分管副总输出成果》：《供应商现场考察记录表》《供应商评估报告》表2：供应商评估打分表示例（满分100分）评估维度权重评分标准技术能力30分技术方案先进性（0-10分）、设备精度与产能匹配度（0-10分）、研发创新能力（0-10分）商务条件30分价格合理性（0-15分，与预算偏差±5%内不扣分）、付款方式灵活性（0-5分）、合同条款严谨性（0-10分）服务保障25分售后响应时间（≤24小时得10分，≤48小时得5分，超时0分）、质量投诉处理机制（0-10分）、供货及时率（≥95%得5分）企业信誉15分行业口碑（0-5分）、合作稳定性（与3家以上大企业合作得5分，0-2家得2分）、社会责任（如环保投入得5分）步骤5：供应商确定与商务谈判操作要点：采购部门将《供应商评估报告》提交采购决策委员会（由分管副总、采购、财务、需求部门负责人组成），投票确定最终供应商。与选定供应商进行商务谈判，重点明确：价格（含折扣条款、调价机制）、交付周期（分批次交付的节点）、付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例）、违约责任（逾期交货、质量不达标等）、知识产权归属等。谈判达成一致后，形成《商务谈判纪要》，双方签字确认。责任人：谈判小组（采购经理、财务专员、法务专员*）、供应商授权代表输出成果》：《采购决策结果审批表》《商务谈判纪要》（二）合同管理阶段步骤6：合同起草与审核操作要点：采购部门根据《商务谈判纪要》起草采购合同，使用企业标准合同模板，明确以下核心条款：合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人）；采购标的（名称、规格型号、数量、质量标准，需附技术附件）；价款与支付方式（含币种、单价、总价、支付节点、账户信息）；履行期限与地点（交货时间、交付地点、运输方式及费用承担）；验收标准（按技术参数、国家/行业标准执行，明确验收流程与责任部门）；违约责任（如逾期交货每日按合同金额0.05%支付违约金，质量不合格的退换货条款）；争议解决方式（约定诉讼管辖地或仲裁机构）；不可抗力条款及合同生效条件。合同审核流程：业务审核：需求部门确认技术附件与需求一致；财务审核：价格、付款方式符合预算及财务制度；法务审核：条款合法合规，无法律风险（如格式条款、管辖约定）；领导审批：金额≤50万元由采购经理审批，50-200万元由分管副总审批，＞200万元由总经理*审批。责任人：采购专员、需求部门负责人、财务专员、法务专员*、审批领导输出成果》：《采购合同（草案）》《合同审核意见表》步骤7：合同签署与交底操作要点：审核通过的合同由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章（个人签字需附授权书）。合同签署后3个工作日内，采购部门向需求部门、财务部门、仓库部门进行合同交底，明确交付时间、验收标准、付款节点等关键信息，同步分发《合同执行要点表》。合同原件至少一式三份（采购部门、财务部门、供应商各执一份），电子版同步归档至企业合同管理系统。责任人：采购经理、需求部门负责人、财务专员输出成果》：《签署版采购合同》《合同执行要点表》步骤8：合同执行与监控操作要点：采购部门跟踪供应商生产/备货进度，要求供应商提交《生产计划表》或《履约进度报告》，关键节点（如原材料采购、生产启动）需拍照或视频留档。需求部门根据合同约定时间组织到货验收，填写《到货验收单》，核对数量、外观、规格型号，并抽样送检（如需），质量部门出具《质量检验报告》。验收合格后，仓库办理入库手续，需求部门、仓库、采购部门三方签字确认；验收不合格的，由采购部门联系供应商处理（退货、换货或整改），形成《不合格品处理记录》。财务部门根据验收合格单、发票（需与合同信息一致）办理付款，按合同约定节点支付款项，保留付款凭证。责任人：采购专员、需求部门验收员、质量专员、仓库管理员、财务专员*输出成果》：《履约进度报告》《到货验收单》《质量检验报告》《不合格品处理记录》《付款凭证》步骤9：合同变更与终止操作要点：合同变更：因需求调整、不可抗力等原因需变更合同时由采购部门与供应商协商一致，签订《合同变更协议》，明确变更内容（如数量、价格、交付时间）、生效条件及影响条款（如违约责任调整），变更流程需重新履行审核审批手续。合同终止：出现下列情形之一时，可终止合同：供应商严重违约（如逾期交货超过30天、质量不合格拒不整改）；企业经营需求取消，且供应商同意终止；不可抗力导致合同无法履行（如自然灾害、政策变化）。合同终止后，采购部门与供应商办理结算（如已履约部分付款、未履约部分退还预付款），清理双方债权债务，形成《合同终止协议》。责任人：采购经理、法务专员、财务专员*、供应商授权代表输出成果》：《合同变更协议》《合同终止协议》《结算单》步骤10：合同归档与评价操作要点：合同履行完毕（含终止）后10个工作日内，采购部门将合同文件（含审批稿、签署页、变更/终止协议、验收单、付款凭证等）整理成册，编号归档，保存期限不少于合同终止后5年。采购部门组织对供应商进行履约评价，填写《供应商履约评价表》（见表3），从质量、交期、服务、配合度四个维度评分，评价结果作为后续供应商合作的准入、降级或淘汰依据。责任人：采购专员、需求部门负责人、质量专员输出成果》：《合同档案》《供应商履约评价表》表3：供应商履约评价表（满分100分）评价维度评分标准质量表现验收合格率100%（20分）、质量问题发生率≤1%（15分）、投诉处理及时性（10分）交付准时率按合同约定时间交付（20分），每逾期1天扣2分，逾期10天以上0分服务响应售后问题24小时内响应（10分）、48小时内解决（10分）、主动提供改进建议（5分）配合度积极配合合同变更（5分）、资料提交及时（5分）、沟通顺畅（5分）三、配套工具模板《采购需求申请表》：含需求部门、采购标的、技术参数、数量、预算、交付时间、申请人及审批栏。《供应商资格预审表》：含供应商基本信息、资质文件清单、财务数据、业绩证明、预审意见。《供应商评估打分表》：按技术、商务、服务、信誉四个维度设置评分项及权重。《合同审批表》：含合同基本信息、审核部门意见（业务、财务、法务）、领导审批栏。《到货验收单》：含合同号、采购标的、数量、验收标准、验收结果（合格/不合格）、验收人员签字。《供应商履约评价表》：按质量、交期、服务、配合度评分，评价等级（优秀/良好/合格/不合格）。四、关键风险控制点需求不明确风险：需求部门必须提供详细技术参数和质量标准，避免后期因模糊条款导致验收争议。供应商围标风险：公开寻源时，保证至少3家供应商参与