企业行政公文撰写与审批模板

一、适用范围与典型应用场景通知类：如会议通知、放假安排、工作部署等需全员或特定范围知悉的事项；请示类：如部门申请资源支持、项目立项审批、重要事项报备等需上级决策的事项；报告类：如工作总结、专项汇报、调研结果反馈等需向上级或相关部门陈述的事项；函件类：如跨部门协调、对外业务联络、事项问询与答复等需正式书面沟通的事项。二、公文撰写审批全流程操作指南（一）需求提出与背景明确明确发文目的：发起人需根据实际工作需求，确定公文类型（通知/请示/报告/函件）、核心内容及预期达成的效果。收集基础信息：梳理相关背景资料、数据支撑、政策依据等，保证内容真实、依据充分。初步沟通确认：涉及跨部门或外部单位的公文，需提前与相关方沟通，保证核心信息一致，减少后续修改。（二）公文草拟与规范撰写确定公文结构：根据公文类型选择对应模板（详见第三部分），包含标题、主送机关、附件（如有）、发文机关、成文日期等要素。规范内容撰写：简洁明了，概括核心内容，格式为“发文事由+公文种类”（如“关于2024年春节放假安排的通知”）；主送机关：明确公文接收部门或人员，顶格书写，多个部门间用顿号分隔；逻辑清晰，分点阐述（如“一、背景；二、具体安排；三、要求”），语言正式、简洁，避免口语化；附件：如有支撑材料（如会议议程、数据报表），在后注明附件名称及数量；发文机关：填写部门全称（如“行政部”），联合发文需并列所有部门名称；成文日期：用阿拉伯数字标注年月日（如“2024年1月15日”）。草拟人签字：完成初稿后，草拟人需在文末“草拟人”处签字，并注明联系方式（内部办公电话）。（三）部门审核与内容把关审核人职责：部门负责人（或指定审核人）需对公文的合规性、准确性、必要性进行审核，重点检查：内容是否符合公司制度及相关法规；数据、事实是否准确无误；措辞是否恰当，是否存在歧义；流程是否完整（如是否需会签）。审核意见反馈：审核通过后，审核人在“审核意见”栏签字确认；需修改的，应明确修改意见并退回草拟人调整。（四）跨部门会签（如需）确定会签对象：公文内容涉及其他部门职责的（如财务预算需财务部会签、人事政策需人力资源部会签），需列出会签部门清单。发起会签流程：通过办公系统或纸质形式将公文发送至会签部门，会签部门需在1个工作日内反馈意见（特殊情况需提前说明）。会签意见汇总：所有会签部门无异议后，由主责部门汇总会签结果，随公文一同提交签发。（五）领导签发与权限确认签发权限划分：根据公文重要性及公司规定，明确签发领导层级（如部门发文由部门负责人签发，公司级发文由分管副总/总经理签发）。签发内容确认：签发人需重点审核公文的最终版本，保证内容与审核意见一致，符合公司战略及管理要求。签发意见签署：签发人在“签发意见”栏签署“同意”或明确修改意见，并签字、标注日期。（六）印发与传达执行格式排版与印制：通过审核的公文由行政部（或指定部门）统一格式（字体、字号、行距等），根据需要印制纸质版或发布至内部办公系统。分发范围确认：按照主送机关及抄送范围（如有）进行分发，保证相关人员及时接收。执行跟踪：对通知类、部署类公文，由主责部门跟踪执行情况，保证落实到位。（七）归档与管理归档时限：公文印发后3个工作日内，由主责部门将电子版及纸质版（需含完整审批签字页）提交至行政部归档。归档要求：按公文类型、时间顺序分类存放，电子版备份至公司服务器，纸质版装订成册，便于查阅。三、常用公文模板示例及填写说明（一）通知类模板关于[会议主题]的通知主送：[相关部门/人员，如“各部门负责人”]为[会议目的，如“部署2024年Q1重点工作”]，经研究决定召开[会议名称]会议，现将有关事项通知一、会议时间：年月日（星期X）上/下午:二、会议地点：[具体地点，如“总部301会议室”]三、参会人员：[参会范围，如“各部门负责人、项目组核心成员”]四、会议议程：[议程一，如“行政部汇报Q1工作计划”]；[议程二，如“市场部分享重点项目进展”]；[议程三，如“领导总结讲话”]。五、其他事项：请参会人员提前10分钟到场，携带相关材料；如无法参会，请于月日前向行政部*请假（联系方式：）。特此通知。发文机关：[部门名称，如“行政部”]成文日期：年月日（二）请示类模板关于[请示事项]的请示主送：[上级领导/部门，如“总经理办公室”]为[请示背景，如“提升客户服务效率”]，我部拟[具体事项，如“采购智能客服系统一套”]，现将有关事项请示一、请示事项：采购预算：万元（含硬件、软件及3年维护费用）；采购方式：通过公开招标方式确定供应商；使用计划：预计月日前完成采购并投入使用。二、请示理由：当前客服系统已运行3年，故障率上升，影响客户体验；新系统可提升响应速度30%，预计减少人力成本万元/年。妥否，请批示。《预算明细表》发文机关：[部门名称，如“客户服务部”]成文日期：年月日草拟人：*草拟人审核人：*审核人签发人：*签发人（三）报告类模板关于[报告主题]的报告主送：[上级领导/部门，如“分管副总经理”][报告周期，如“2023年度”]以来，我部[工作内容，如“围绕年度目标推进各项工作”]，现将具体情况报告一、工作完成情况：[重点任务一，如“完成客户满意度调研，覆盖家客户，满意度达95%”]；[重点任务二，如“优化内部审批流程，平均耗时缩短40%”]；[重点任务三，如“组织培训场，参训人员人次”]。二、存在问题与改进措施：问题：[具体问题，如“跨部门协作效率有待提升”]；措施：[改进方案，如“建立月度协调会机制，明确责任分工”]。三、下一步工作计划：[计划一，如“推进项目落地，保证月底前完成”]；[计划二，如“加强团队建设，开展专业技能培训”]。特此报告。发文机关：[部门名称，如“运营管理部”]成文日期：年月日（四）函件类模板关于[函件主题]的函[主送机关，如“人力资源部”]因[发函背景，如“部门业务拓展需要”]，我部需[具体事项，如“借用会议室用于活动”]，具体事宜一、借用需求：时间：年月日:-:；地点：[会议室名称，如“总部502会议室”]；用途：[活动名称，如“新产品发布会”]；人数：约人。二、配合事项：请协助确认会议室可用性并提前布置设备；如需填写申请表，请告知流程。盼复。发文机关：[部门名称，如“市场部”]成文日期：年月日四、公文撰写审批关键注意事项（一）格式规范统一字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋_GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体_GB2312；页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，行距28磅；印章：需骑年盖月，清晰端正，不得覆盖内容。（二）内容准确严谨数据、时间、部门名称等关键信息需反复核对，保证无误；避免使用“大概”“可能”等模糊表述，确需表述的应注明依据；引用公司制度或外部文件时，需注明文件名称及文号。（三）审批流程合规严格按照权限划分进行审核、签发，不得越级审批或简化流程；会签部门需在规定时限内反馈，不得无故拖延；修改后的公文需重新履行审核程序，保证最终版本准确。（四）用语正式得体使用书面语，避免网络用语、方言或口语化表达；称谓规范，如“公司领导”“各