办公设备与耗材采购申请审批表

办公设备与耗材采购申请审批表通用工具模板一、适用场景与发起时机本工具适用于公司各部门因日常办公需要，采购办公设备（如电脑、打印机、办公家具、投影仪等）或办公耗材（如纸张、墨盒、文件夹、清洁用品等）时的申请审批流程。当部门出现以下情况时，需通过此表发起申请：新员工入职需配置办公设备（如电脑、座椅）；现有设备损坏无法修复需更换；办公耗材库存不足需补充；为提升工作效率需新增特定设备（如扫描仪、碎纸机）。二、申请审批全流程操作指南步骤1：申请人填写申请表申请人根据部门需求，准确填写《采购申请审批表》中的“基本信息”和“采购明细”部分，包括物品名称、规格型号（如电脑需注明CPU、内存、硬盘配置）、数量、预估单价、总价及用途说明（如“用于市场部新员工办公”）。附至少2家供应商的报价单（电子版或复印件），注明供应商名称、物品报价及联系方式，保证报价真实性。填写完毕后，申请人签字并注明申请日期。步骤2：部门负责人审核部门负责人核对申请内容，确认采购必要性（如是否为必需品、数量是否合理）及是否符合部门年度预算。审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字并注明日期；若不通过，需注明理由并退回申请人修改。步骤3：行政部复核行政部收到申请后，重点核对：物品规格是否符合公司办公标准（如电脑品牌限定为联想、惠普等）；数量是否与部门实际需求匹配（如打印机墨盒按季度用量预估）；是否附有效报价单及供应商资质证明（如营业执照复印件）。复核通过后，签字并注明日期；若需调整（如更换更节能的设备型号），与申请人沟通后修改。步骤4：财务部审核财务部检查预估总价是否在部门预算余额内，是否符合公司采购财务制度（如是否需走招投标流程）。核对预算科目是否准确（如“办公设备”或“办公耗材”），确认无误后签字并注明日期；若超预算，需联系申请人调整采购方案或申请追加预算。步骤5：分管领导审批根据采购金额分级审批：金额≤5000元：由部门分管领导签字审批；5000元＜金额≤2万元：需部门分管领导及行政总监双签；金额＞2万元：需提交总经理办公会审议，通过后由总经理签字。审批通过后，申请表流转至行政部采购组。步骤6：采购执行与入库行政部采购组根据审批通过的申请表，联系供应商确认交货时间、地点及售后条款，签订采购合同（金额＞1万元时）。物品送达后，申请人、行政部、财务部共同验收，核对物品数量、规格是否与申请一致，确认无误后签字验收。行政部将物品登记至《办公设备台账》或《耗材库存表》，申请人凭验收单到行政部领用。三、采购申请审批表（模板）办公设备与耗材采购申请审批表基本信息申请部门申请人联系方式申请日期年月日采购类别□办公设备□办公耗材预算科目预估总价（大写）佰仟佰拾元角分预估总价（小写）￥元采购明细序号物品名称规格型号单位数量预估单价（元）总价（元）用途说明备注（供应商名称）123审批意见部门负责人：签字：__________日期：年月日行政部：签字：__________日期：年月日财务部：签字：__________日期：年月日分管领导：签字：__________日期：年月日总经理（如需）：签字：__________日期：年月日备注|1.紧急采购请注明：□紧急□非紧急2.其他说明：______________________________________|申请人签字：__________日期：年月日|行政部接收人签字：__________日期：年月日|四、填写与执行关键提示信息完整规范：填写时字迹清晰，不得涂改，如需修改需在旁边签字确认；规格型号、数量等信息需详细，避免模糊表述（如“打印机”需注明“激光打印机/HPLaserJetProM404n”）。预算与报价合规：报价单需与申请表物品一一对应，供应商需为公司合格供应商名录内企业（行政部可提供名录参考）；超预算采购需提前提交《预算调整申请表》。审批顺序不可逆：必须按“申请人→部门负责人→行政部→财务部→分管领导”顺序审批，不得跳级或逆向办理；紧急采购需电话同步各审批人，并在申请表注明“紧急”，事后补签手续。验收与归档：物品送达后需在2个工作日内完成验收，验收单一式三份（申请人、行政部、