会计业务操作标准化手册方便记账

会计日常业务操作标准化手册一、日常费用报销业务规范业务适用范围本规范适用于员工因公支出（如差旅费、办公费、业务招待费、交通费等）的报销流程，保证费用支出的真实性、合规性和账务处理的准确性。标准化操作步骤步骤1：业务发起与单据填制员工在费用发生后5个工作日内，填写《费用报销单》，注明报销事由、费用明细（含日期、地点、用途）、金额，并粘贴合规费用凭证（如行程单、付款凭证等），经部门经理*初审签字后提交财务部门。步骤2：票据合规性检查财务人员接收单据后，重点检查以下内容：凭证抬头是否为公司全称，金额、日期、业务内容是否清晰；费用是否符合公司《费用管理制度》标准（如差旅住宿上限、招待费人均限额）；签批手续是否完整（部门经理、项目负责人签字，涉及大额费用需总经理*审批）。步骤3：会计复核与金额计算财务主管*对报销单进行二次复核，确认：费用归属部门是否准确，对应会计科目（如“管理费用—办公费”“销售费用—差旅费”）使用无误；已预支款项的员工，需扣除预支金额后计算实付金额；涉及税费的（如可抵扣费用），注明税额并合规获取抵扣凭证。步骤4：账务处理与付款复核通过后，财务人员编制记账凭证，借记对应费用科目，贷记“银行存款”或“库存现金”，通过网银或备用金方式支付报销款，同时在《费用台账》中登记报销明细。步骤5：单据归档每月末，将报销单、费用凭证、审批单等按部门分类整理，装订成册，标注月份和凭证号，按会计档案管理规定保存（保存期限不少于10年）。标准化表单《费用报销单》报销人部门日期费用项目金额（元）附件张数审批人*某某销售部2023-10-15差旅费2,500.008*经理交通费300.003合计2,800.0011关键风险提示禁止拆分报销（如将超限额费用拆分为多张单据）以规避审批；费用凭证需为原件，复印件仅作辅助说明且需注明“与原件一致”并签字；跨月报销需说明原因，最长不得超过费用发生后30天。二、应收账款管理业务规范业务适用范围本规范适用于企业因销售商品、提供劳务等应向客户收取款项的核算、跟踪及催收管理，保证资金及时回笼，降低坏账风险。标准化操作步骤步骤1：销售开票与收入确认销售部门*根据销售合同开具销售单据，财务人员核对合同条款（含价格、税率、付款期限），确认收入实现时，借记“应收账款”，贷记“主营业务收入”“应交税费—应交增值税（销项税额）”，同时在《应收账款台账》中登记客户信息。步骤2：应收账款登记与跟踪《应收账款台账》需记录：客户名称、合同号、应收金额、开票日期、到期日、账龄、责任人（销售专员*）；财务人员每月5日前《应收账款账龄分析表》，标注逾期款项（超到期日30天、60天、90天以上）。步骤3：催收与对账逾期30天内：销售专员*通过电话、邮件方式提醒客户付款；逾期60天内：部门经理*协助催收，发送《催款函》并留存回执；逾期90天以上：财务部门联合法务部门评估坏账风险，启动法律程序；每季度末，财务人员与客户对账，双方盖章确认《应收账款对账单》。步骤4：坏账计提与核销年末，根据账龄分析结果，按公司政策计提坏账准备（如账龄1年内5%，1-2年10%，2-3年20%，3年以上100%）；确认无法收回的款项，经总经理*审批后，核销应收账款，借记“坏账准备”，贷记“应收账款”，并注明核销原因及客户信息。步骤5：档案管理销售合同、销售单据、对账单、催款函等资料按客户分类归档，保存期限至债权终结后5年。标准化表单《应收账款台账》客户名称合同号应收金额（元）开票日期到期日账龄责任人备注A公司XY2023-001100,000.002023-09-012023-10-0130天*B公司XY2023-00550,000.002023-07-152023-08-1590天+*已发律师函关键风险提示新客户首次合作前，需进行信用评估，明确付款条件；禁止以应收账款直接抵付非业务相关款项；坏账计提比例不得低于行业最低标准，不得随意调整。三、应付账款处理业务规范业务适用范围本规范适用于企业因采购商品、接受劳务等应向供应商支付的款项管理，保证采购合规、付款及时，维护供应商合作关系。标准化操作步骤步骤1：采购入库与单据审核采购部门办理商品入库时，需核对采购订单、入库单、供应商提供的送货单，保证数量、规格、金额一致，填写《采购验收单》并由仓管员签字确认。步骤2：应付账款确认财务人员根据《采购验收单》、采购合同及供应商提供的合规凭证，确认应付账款，借记“原材料”“库存商品”等科目，贷记“应付账款”，同时在《应付账款台账》中登记供应商信息。步骤3：付款申请与审批供应商开具合规凭证后，采购部门*填写《付款申请单》，附发票、《采购验收单》、合同复印件，注明付款金额、账号、开户行；按“部门经理→财务主管→总经理*”流程审批，大额付款（超10万元）需提前3个工作日提交申请。步骤4：款项支付与账务处理审批通过后，财务人员通过网银支付款项，借记“应付账款”，贷记“银行存款”，并在《应付账款台账》中核销对应记录，标注付款日期及凭证号。步骤5：对账与档案管理每月末，财务人员与供应商核对《应付账款对账单》，双方盖章确认；采购合同、发票、《付款申请单》等资料按供应商分类归档，保存期限至债务清偿后5年。标准化表单《应付账款台账》供应商名称合同号应付金额（元）发票日期到期日已付金额（元）余额（元）责任人C公司CG2023-00380,000.002023-09-202023-10-200.0080,000.00*D公司CG2023-00730,000.002023-10-012023-11-0130,000.000.00*关键风险提示采购订单需经采购部门、财务部门双审核，避免超计划采购；禁止支付无合同、无验收单的款项；供应商信息变更时，需及时更新台账并重新备案。四、固定资产核算业务规范业务适用范围本规范适用于企业固定资产（如设备、办公家具、车辆等）的取得、折旧、盘点、处置等全生命周期管理，保证资产安全、账实相符。标准化操作步骤步骤1：资产取得与验收购入固定资产时，采购部门*办理验收手续，核对发票、合同、送货单，填写《固定资产验收单》，注明资产名称、规格、型号、原值（含买价、运输费、安装费等）、使用部门；资产需粘贴固定资产标签（编号、名称、购置日期）。步骤2：初始计量与入账财务人员根据《固定资产验收单》、发票等原始凭证，编制记账凭证，借记“固定资产”，贷记“银行存款”等科目；同时建立《固定资产卡片》，记录资产详细信息。步骤3：折旧计提按月采用年限平均法计提折旧（如设备折旧年限5年，残值率5%），借记“管理费用”“制造费用”等，贷记“累计折旧”；《固定资产折旧计算表》需列明资产名称、原值、月折旧额、累计折旧，经财务主管*审核。步骤4：资产盘点与处置每年末，财务部门联合使用部门进行固定资产盘点，编制《固定资产盘点表》，对盘盈、盘亏资产查明原因，经总经理审批后调整账面价值；处置固定资产（如报废、出售）时，需提交《固定资产处置申请单》，经审批后清理资产净值（原值-累计折旧-减值准备），确认处置损益。步骤5：档案更新与保管资产信息变更（如使用部门转移、折旧年限调整）时，及时更新《固定资产卡片》；资产购置合同、验收单、盘点表等资料归档保存，期限至资产处置后10年。标准化表单《固定资产卡片》资产编号资产名称规格型号原值（元）折旧年限残值率月折旧额（元）使用部门责任人BG001电脑ThinkPad6,000.005年5%95.00财务部*赵六BG002打印机HP10203,000.004年5%59.38行政部*钱七关键风险提示固定资产入账价值需包含所有必要支出，不得遗漏运输费、安装费等；折旧方法一经确定，不得随意变更，确需变更的需经总经理*审批并备案；盘点中发觉资产闲置或损坏，需及时上报并启动处置或维修流程。五、员工工资核算业务规范业务适用范围本规范适用于企业员工工资（含基本工资、绩效工资、津贴补贴等）的计算、发放及社保、公积金等代扣代缴业务，保证薪酬核算准确、合规。标准化操作步骤步骤1：考勤与绩效数据收集人力资源部门每月25日前收集员工考勤记录（迟到、早退、请假、加班等），核对《考勤表》并由部门经理签字；绩效部门提供员工绩效考核结果（如销售提成、绩效奖金），经部门经理确认后提交财务部门。步骤2：工资项目计算财务人员根据考勤和绩效数据，计算：应发工资=基本工资+岗位工资+绩效工资+津贴补贴（如交通、餐补）+加班费；代扣款项=个人所得税+社保个人部分+公积金个人部分+其他代扣（如水电费）；实发工资=应发工资-代扣款项，《工资明细表》。步骤3：审批与发放《工资明细表》经人力资源部门负责人、财务主管、总经理*审批后，于每月5日前通过银行代发；发放后，收回《工资发放回执》，与代扣款项凭证一并保存。步骤4：账务处理与申报计提工资费用时，借记“管理费用”“销售费用”“生产成本”等，贷记“应付职工薪酬”；支付工资时，借记“应付职工薪酬”，贷记“银行存款”；每月10日前，向社保局、公积金管理中心申报缴纳社保、公积金单位及个人部分，向税务局申报并代扣代缴个人所得税。步骤5：档案管理《工资明细表》《工资汇总表》《个税申报表》等资料按月归档，保存期限不少于15年。标准化表单《工资明细表》（部分示例）员工姓名工号基本工资（元）绩