公司沟通平台建设与管理手册

公司内部沟通平台建设与管理手册前言为规范公司内部沟通协作流程，提升信息传递效率与团队协同能力，特制定本手册。本手册适用于全体员工，涵盖平台功能应用、操作规范及管理要求，旨在构建高效、安全、有序的内部沟通环境。请各部门组织学习并严格执行，保证平台发挥最大效能。一、平台概述1.1核心功能模块公司内部沟通平台（以下简称“平台”）集成以下核心功能：即时通讯：支持单聊、群聊、语音/视频通话，满足日常沟通需求；公告发布：公司/部门通知、制度更新等官方信息的统一发布渠道；项目协作：为各项目提供专属空间，支持任务分配、进度跟踪、文件共享；知识库：沉淀公司制度、流程、案例等知识资源，支持检索与更新；日程管理：个人及团队日程安排、会议预约与提醒功能。1.2平台定位平台是公司内部信息传递、任务协同、知识共享的核心载体，替代传统分散沟通工具（如个人QQ），保证信息可追溯、责任可明确、协作更高效。二、典型应用场景2.1跨部门项目协作场景描述：市场部与产品部联合推进“新产品上市”项目，需实时同步需求、设计稿、测试反馈等信息，保证项目按节点推进。适用对象：项目组成员、部门负责人操作目标：集中管理项目资料，实时同步进度，减少信息差。2.2重要通知传达场景描述：公司发布“2024年春节放假安排”，需保证全体员工及时查看并确认，避免信息遗漏。适用对象：全体员工、行政部操作目标：官方信息精准触达，可追溯阅读状态。2.3知识经验共享场景描述：技术部*工程师在项目中解决了“服务器负载优化”难题，需将解决方案沉淀至知识库，供后续团队参考。适用对象：技术团队、知识管理员操作目标：积累复用知识，提升团队整体能力。2.4日常办公沟通场景描述：设计部*员工需要向市场部同事确认活动海报的修改意见，通过平台快速沟通并确认最终版本。适用对象：跨部门同事、同部门成员操作目标：高效解决日常协作问题，留存沟通记录。三、平台操作指南3.1即时通讯功能使用3.1.1创建群聊步骤：登录平台，“通讯录”-“新建群聊”；选择“部门群”或“自定义群”：部门群：系统自动同步部门成员，不可编辑；自定义群：手动输入成员姓名（支持跨部门），设置群名称（如“新产品上市项目组”）；“创建”，群聊后可添加/移除成员（仅群主及管理员可操作）。3.1.2发送文件与消息步骤：在群聊/单聊窗口“+”号，选择“文件”或“消息”；发送文件：支持本地文件（大小不超过100MB），可添加文件说明（如“2024Q1销售数据.xlsx”）；发送消息：支持文字、表情、语音（最长60秒），成员可触发提醒（如*经理请查阅附件）。3.1.3语音/视频通话步骤：在聊天窗口“语音通话”或“视频通话”按钮；选择“单人通话”或“多人会议”（需提前预约，最多支持20人）；通话过程中可切换“静音”“摄像头开关”“共享屏幕”（共享时需选择屏幕或特定窗口）。3.2公告发布与管理3.2.1创建公告步骤：登录平台，“公告”-“新建公告”；填写公告标题（需明确主题，如“关于2024年端午节放假的通知”）、选择发布范围（公司全体/指定部门）；编辑公告内容：支持文字、图片（单张不超过5MB）、附件（如放假安排表）；设置“置顶时间”（可选）、“是否允许评论”（默认关闭）；“发布”，公告将同步至公告列表及用户首页。3.2.2查看与确认公告步骤：用户登录后，首页“公告”模块显示最新公告；公告标题查看详情，底部显示“阅读状态”（“未读”/“已读”）；重要公告需在“确认阅读”处“已确认”，系统记录确认时间（用于后续追溯）。3.3项目协作空间搭建3.3.1创建项目空间步骤：登录平台，“项目”-“新建项目”；填写项目名称（如“新产品上市项目”）、项目周期（起止日期）、负责人（*总监）；选择项目成员（可添加跨部门成员，如市场部主管、产品部专员）；设置项目模块：默认包含“任务”“文件”“日程”，可自定义添加“讨论区”“风险日志”等模块；“创建”，项目空间，成员将收到系统通知。3.3.2任务分配与跟踪步骤：进入项目空间，“任务”-“新建任务”；填写任务名称（如“完成竞品分析报告”）、描述（详细说明任务目标）、负责人（*专员）；设置优先级（高/中/低）、截止日期（如2024-03-31）；关联任务：可关联其他任务（如“报告完成后提交评审”）或文件（如“竞品分析模板.xlsx”）；“创建”，任务自动添加至“待办清单”，负责人将收到任务提醒。3.3.3文件共享与管理步骤：进入项目空间“文件”模块，“文件”或“新建文件夹”；新建文件夹：输入文件夹名称（如“需求文档”），设置访问权限（仅项目成员可访问/指定成员可编辑）；文件：拖拽文件至区域或选择文件，填写文件说明（如“V1.0版产品需求说明书”）；文件版本管理：新版本时，系统自动保留历史版本（最多10个），可对比差异或恢复旧版本。3.4知识库内容维护3.4.1创建知识条目步骤：登录平台，“知识库”-“新建条目”；选择知识分类（如“管理制度-人事”“技术文档-开发规范”）；填写条目标题（需简洁明确，如“员工请假流程指南”）、内容（支持文字、表格、图片、附件）；设置标签（如“请假”“HR流程”），便于检索；“发布”，知识条目同步至对应分类。3.4.2检索与更新知识步骤：检索知识：在知识库首页搜索框输入关键词（如“报销”），系统显示匹配条目，支持按分类、标签筛选；更新知识：条目“编辑”按钮（仅创建者及知识管理员可编辑），修改后“保存”，系统记录更新日志（更新人、时间、内容摘要）。四、常用模板示例4.1会议纪要模板会议基本信息会议名称新产品上市项目启动会会议时间2024-03-0114:00-16:00会议地点3楼会议室A/线上会议主持人*总监参会人员市场部主管、产品部专员、技术部工程师、设计部主管记录人*助理会议议题与决议序号议题讨论内容1项目目标确认明确产品上市时间为2024年6月，首月销量目标10万台2分工安排市场部负责推广方案，产品部负责需求文档，技术部负责开发周期评估3风险识别技术开发周期可能延迟，需提前资源协调后续跟进下次会议时间2024-03-0810:00会议资料存放位置项目空间-文件-会议纪要4.2项目进度跟踪表模板项目名称新产品上市项目负责人*总监当前阶段需求分析任务列表任务名称负责人计划开始时间计划完成时间实际完成时间状态（进行中/已完成/延期）竞品分析报告*专员2024-03-012024-03-072024-03-06已完成产品需求文档*主管2024-03-082024-03-152024-03-14已完成技术方案设计*工程师2024-03-162024-03-25-进行中4.3问题反馈表模板问题基本信息问题描述平台无法超过50MB的文件，提示“文件过大”反馈人*员工（市场部）反馈时间2024-03-1009:30所属模块即时通讯-文件传输严重程度一般（不影响核心功能，但影响工作效率）处理过程处理人IT支持*工号001处理时间2024-03-1010:15处理结果已确认平台文件限制为100MB，用户50MB文件属正常范围，建议检查文件格式（如压缩视频文件）是否解决是（用户已理解并尝试压缩文件）五、使用规范与风险提示5.1信息安全管理禁止泄露机密：不得在平台发布公司未公开的商业信息、财务数据、技术资料等（如客户名单、未上市产品方案）；账号专人专用：禁止出借、共用账号，密码需定期更换（每3个月一次），避免使用简单密码（如56）；文件权限管控：敏感文件时，需设置“仅指定成员可访问”，避免全员公开。5.2沟通礼仪规范文明用语：沟通时保持专业、礼貌，避免使用攻击性、歧视性语言；及时响应：工作消息需在2小时内响应（非工作时间紧急事务除外），重要事项可电话提醒；群聊管理：群聊名称需明确用途（如“产品设计讨论群”），避免无关人员加入，群管理员需定期清理闲置成员。5.3平台使用禁止行为禁止发布与工作无关内容：如广告、游戏、闲聊信息等；禁止恶意刷屏：频繁发送重复消息、表情包等干扰正常沟通；禁止篡改他人信息：不得伪造他人身份发送消息，或未经允许修改共享文件。5.4问题与异常处理技术问题：遇到平台卡顿、无法登录等问题，可“帮助中心”-“技术支持”，或联系IT支持*工号001，描述问题现象及截图；内容违规：发觉违规信息（如不当言论、机密泄露），可消息右上角“举报”，平台管理员将在24小时内处理；权限申请：需调整文件访问权限、创建跨部门群组等，可提交“权限申请表”（见附录）至部门负责人审批。六、管理规范6.1账号管理开通：员工入职时，由HR*专员统一在平台创建账号，同步配置部门权限；变更：员工转岗/离职时，HR*专员需及时更新部门信息，离职员工账号将在离职当日冻结（保留数据30天，期满后删除）。6.2内容审核公告审核：公司级公告需行政部*经理审核，部门级公告需部门负责人审核，保证内容准确、合规；知识库审核：知识条目发布前，由部门负责人审核（技术类文档需技术负责人*工号002审核），避免错误信息传播。6.3数据备份与归档数据备份：平台数据每日自动备份，保存期为6个月；归档规则：项目结束后，项目空间将自动归档至“历史项目”分类，保留3年供查阅；数据导出：因业务需要导出数据（如聊天记录、项目文件），需提交申请至部门负责人及IT支持审批。附录附录1：常见问题（FAQ）Q：如何找回忘记的平台密码？A：登录页面“忘记密码”，输入绑定的手机号，获取验证码后重置密码（新密码将发送至手机）。Q：如何导出项目文件？A：进入项目空间“文件”模块，勾选需导出的文件，“导出”，选择“打包”或“逐个”。Q：如何申请创建新功能模块？A：“帮助中心”-“功能建议”，填写需求描述及用途，提交后平台管理员将在5个工作日内评估反馈。附