采购申请与审批流程规范

采购申请与审批流程通用规范一、适用范围与业务场景本规范适用于企业内部各类采购活动的申请与审批管理，涵盖但不限于：日常运营采购：办公用品、劳保用品、低值易耗品等维持日常办公所需的物资采购；项目专项采购：为完成特定项目（如研发、市场活动、工程建设等）所需的设备、材料、服务采购；固定资产采购：单价超过规定标准（如5000元）或使用期限超过1年的设备、工具、车辆等资产采购；服务类采购：咨询、维修、外包服务（如IT运维、保洁、法律服务等）的采购申请。无论采购金额大小、品类差异，均需遵循本流程，保证采购活动的合规性、合理性及可追溯性。二、流程操作步骤详解步骤1：采购需求发起与申请表填写责任主体：需求部门经办人（经办人）、需求部门负责人（部门经理）操作说明：需求部门根据实际工作需要（如新员工入职、设备老化、项目启动等），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途及到货时间等关键信息；登录采购管理系统（或填写纸质《采购申请表》），完整填写采购需求内容，并相关支撑材料（如项目立项批复、报价单、技术参数说明等）；需求部门负责人（部门经理）对采购需求的必要性、合理性进行初步审核，确认无误后在系统中提交（或纸质表签字）。步骤2：采购部门合规性与可行性审核责任主体：采购专员（采购专员）、采购部门负责人（采购经理）操作说明：采购专员收到申请后，1个工作日内对采购需求的合规性进行审核，重点检查：是否属于集中采购目录内的品类；是否存在可替代的闲置物资（如内部调拨）；是否违反公司“三重一大”采购规定（如单一来源采购是否履行论证程序）；采购专员根据审核结果，提出采购方式建议（如公开招标、询比价、单一来源采购等），并反馈至需求部门补充材料（如有必要）；采购经理（采购经理）对采购专员审核意见及采购方式进行复核，确认后流转至财务部门。步骤3：财务部门预算与资金审核责任主体：财务专员（财务专员）、财务部门负责人（财务总监）操作说明：财务专员核对采购申请的预算科目是否正确、预估金额是否在年度预算额度内，重点审核：预算项目与采购内容的匹配性（如“办公费”科目是否用于采购生产设备）；预算余额是否充足，若超预算需需求部门提交《预算调整申请》；财务总监（财务总监）对预算合规性及资金支付风险进行审批，通过后流转至分管领导。步骤4：分级审批与权限确认责任主体：分管领导（分管副总）、总经理（总经理）、董事长（董事长，视金额而定）操作说明：根据采购金额及重要性，分级审批权限如下（示例）：金额≤5000元：分管领导（分管副总）审批；5000元＜金额≤5万元：分管领导（分管副总）审批+总经理（总经理）审批；金额＞5万元：分管领导（分管副总）审批+总经理（总经理）审批+董事长（董事长）审批；审批人重点关注采购的经济性、必要性及与公司战略的匹配性，可在审批环节提出修改意见（如降低规格、调整供应商等），需求部门需在2个工作日内反馈调整结果。步骤5：采购执行与结果反馈责任主体：采购专员（采购专员）、需求部门（需求部门）操作说明：审批通过后，采购专员根据审批确定的采购方式实施采购（如发布招标公告、联系供应商询价等），并签订采购合同；物资/服务到货后，需求部门组织验收（数量、质量、规格等），填写《验收确认单》，并反馈至采购专员；采购专员将验收单、合同、发票等资料整理归档，完成采购闭环。步骤6：档案管理与复盘优化责任主体：采购部门（采购专员）、档案管理部门（档案管理员）操作说明：采购专员在采购完成后3个工作日内，将《采购申请表》《审批单》《合同》《验收单》《发票》等资料扫描存档，电子档案保存期限不少于5年，纸质档案按公司档案管理规定移交；每季度采购部门组织复盘，分析采购周期、成本控制、供应商履约等情况，优化流程及标准。三、采购申请表模板采购申请基本信息申请部门申请日期年月日申请人经办人联系方式（内部短号）采购类型□日常运营□项目专项□固定资产□服务类预算科目采购需求明细物品/服务名称规格型号单位数量示例：A4打印纸80g/500张箱5预算信息年度预算额度（元）已使用预算（元）审批流程部门负责人意见签字：日期：采购部门意见签字：日期：财务部门意见签字：日期：分管领导意见签字：日期：总经理/董事长意见签字：日期：备注1.如为项目采购，需附项目立项批复编号；2.如需单一来源采购，需附供应商说明及论证材料。四、执行关键要点提示需求准确性：采购申请表中的物品名称、规格型号、数量等信息需与实际需求一致，避免因描述模糊导致采购错误或浪费；预算刚性约束：无预算或超预算的采购申请需先完成预算调整流程，严禁“先采购后补预算”；审批时效管理：各环节审批人需在1-3个工作日内完成审批（紧急采购流程可适当缩短，但需注明“紧急”原因并经分管领导特批），避免流程积压；采购方式合规：达到公开招标金额标准的（如20万元以上），必须通过集中采购平台或公司指定招标平台实施，严禁化整为零规避招标；验收责任落实：需求部门是验收第一责任人，需对到货物资的数量、质量、功能进行逐一核对，验收不合格需在24小时内反馈至采购部门，并启动退换货流程；廉洁风险防控：严禁采购人员与供应商存在私下利益往来，需求部门不得指定供应商，违者将按公司规定追究责任；紧急采购处理：因突发情况（如生产设