财务共享服务中心流程规范手册

财务共享服务中心流程规范手册一、手册概述1.1目的与适用范围本手册旨在规范财务共享服务中心（以下简称“共享中心”）的业务流程，明确各环节操作标准、责任主体及风险控制点，提升财务处理效率与合规性，保障集团财务数据的准确性、及时性与安全性。本手册适用于共享中心全体工作人员，以及各业务单元涉及财务共享流程的对接人员。1.2术语定义财务共享服务中心：通过集中处理跨业务单元的重复性财务工作（如报销、付款、账务处理等），实现财务流程标准化、规模化的组织单元。业务单元：指集团下属各分子公司、事业部或具有独立核算需求的业务主体。二、核心业务流程规范2.1费用报销流程2.1.1流程概述费用报销流程覆盖员工因公发生的费用申请、审批、票据提交、财务审核及资金支付全环节，确保费用支出合规、票据真实完整，且与业务实质相符。2.1.2操作步骤1.申请发起员工通过财务系统提交《费用报销单》，填写报销事由、金额、费用类型（如差旅费、办公费等），并上传合规票据（如发票、行程单、验收单等）。票据需清晰可辨，且与报销事由对应。2.层级审批报销单按“经办人→部门负责人→财务初审→（如需）分管领导”的层级流转审批。部门负责人审核业务真实性，财务初审校验票据合规性（如发票真伪、抬头准确性），分管领导审批大额或特殊事项。3.财务复核与付款共享中心财务人员复核票据与系统信息的一致性，确认审批流程完成后，通过财务系统发起付款申请，经资金岗审核后，于T+3个工作日内完成支付（T为复核通过日）。4.账务处理与归档付款完成后，系统自动生成记账凭证，财务人员定期将纸质票据与电子凭证归档，归档周期为月度，保存期限按《会计档案管理办法》执行。2.1.3关键控制点票据要求：发票需加盖发票专用章，行程单需与机票预订信息一致，差旅补助需符合公司《差旅费管理办法》。审批时效：各审批节点需在1个工作日内完成操作，超期系统自动预警。支付限制：个人报销原则上通过银行转账至员工本人账户，禁止现金支付（特殊场景需附书面说明）。2.2应付账款流程2.2.1流程概述应付账款流程围绕采购业务展开，涵盖采购订单接收、发票校验、付款计划制定及资金支付，确保供应商款项支付准确、及时，维护企业商业信用。2.2.2操作步骤1.采购订单与收货确认业务单元通过系统提交经审批的采购订单，共享中心接收后，关联后续收货单（由仓库或业务部门确认实际收货）。2.发票校验供应商提交发票后，共享中心财务人员核对发票信息与采购订单、收货单的一致性（如金额、数量、税率），系统自动校验发票真伪，校验通过后生成应付账款凭证。3.付款计划制定资金岗根据供应商账期（如“货到票到后30天”）、企业资金计划，每月5日前制定《付款计划表》，经财务负责人审批后执行。4.付款执行与核销按付款计划完成资金支付后，系统自动核销应付账款，财务人员定期与供应商对账，确保往来余额准确。2.2.3关键控制点三单匹配：采购订单、收货单、发票需“金额、数量、供应商”完全一致，差异需在2个工作日内协调解决。账期管理：严格执行合同约定账期，逾期支付需经分管领导审批并说明原因。供应商管理：每季度更新供应商信息（如银行账户、联系人），确保支付信息准确。2.3应收账款流程2.3.1流程概述应收账款流程涵盖客户信用管理、发票开具、收款核销及逾期催收，旨在加速资金回笼，降低坏账风险。2.3.2操作步骤1.信用评估与订单审批业务单元提交客户订单前，需完成信用评估（新客户需提供营业执照、银行流水等资料），信用等级由风控岗审核，超信用额度订单需经总经理审批。2.发票开具与寄送按合同约定开票节点（如到货后、验收后），共享中心财务人员通过系统开具发票，经校验无误后寄送给客户，同步更新应收账款台账。3.收款核销收到客户款项后，资金岗核对收款金额与应收账款的匹配性，系统自动核销对应账单；若存在多笔账单，需人工确认核销顺序（按“先逾期、先小额”原则）。4.逾期催收账款逾期5个工作日内，财务人员向业务单元发送《逾期账款预警函》，业务单元需在10个工作日内反馈催收进展，超30天逾期需启动法律程序。2.3.3关键控制点信用管理：新客户信用额度原则上不超过年度预计交易额的30%，老客户每年度复核信用等级。发票管理：发票需在业务完成后15个工作日内开具，逾期需附书面说明。核销准确性：人工核销需双人复核，确保账款与客户、合同一一对应。2.4总账与报表流程2.4.1流程概述总账与报表流程包括账务处理、月度结账、财务报表编制及分析，确保财务数据真实反映企业经营状况，满足内外部报告需求。2.4.2操作步骤1.日常账务处理共享中心财务人员根据业务系统（如ERP、报销系统）的交易数据，每日完成账务处理（如费用分摊、折旧计提、往来核销等），确保“账实、账账、账表”一致。2.月度结账每月最后1个工作日前完成所有账务处理，启动结账流程：检查未记账凭证、未核销往来、未计提费用等，确保无遗漏；执行试算平衡，生成《结账检查清单》，经财务经理审核后锁定账务。3.报表编制与分析结账完成后3个工作日内，编制资产负债表、利润表、现金流量表及管理报表（如费用分析、资金周报），并附《财务分析报告》（说明重点科目变动、异常事项）。4.数据报送财务报表经财务负责人审批后，于每月5日前报送集团管理层及外部审计机构（如需）。2.4.3关键控制点结账时效：每月结账截止时间为最后1个工作日18:00，逾期需经总经理审批并说明原因。数据准确性：报表数据需与账务系统、业务系统交叉验证，差异率需低于0.1%。分析深度：财务分析需涵盖“数据说明、原因分析、改进建议”三部分，避免仅罗列数据。三、操作规范与风险控制3.1系统操作规范账号管理：员工账号密码需每季度更换，禁止共享账号，离职人员账号需24小时内冻结。操作日志：系统自动记录所有操作（如登录时间、修改内容），财务经理每月抽查操作日志，确保无违规操作。数据备份：财务数据每日22:00自动备份，异地存储，备份文件保留10年。3.2人员职责与沟通机制岗位分离：付款岗与账务岗、审核岗与操作岗需职责分离，禁止一人兼任互斥岗位。沟通渠道：业务单元与共享中心通过“线上工单+月度例会”沟通，工单响应时效为1个工作日，例会需形成《会议纪要》并跟踪落实。3.3风险控制措施合规检查：每月抽查10%的业务单据（如报销单、发票），检查合规性，问题单据需追溯整改。异常处理：发现票据造假、审批越权、系统故障等异常，需立即启动《应急预案》，2小时内上报财务总监。审计配合：每年配合内部审计（1次）、外部审计（按需），提供流程文档、凭证抽查等支持。四、附则4.1手册更新本手册由共享中心财务部负责修订，每年12月评审一次，根据业务