询价会议记录写作规范范本

在企业采购管理流程中，询价会议记录是梳理供应商报价、明确合作意向、保障采购合规性的核心文书。一份规范的询价会议记录，既能为后续商务谈判、合同签订提供依据，也能在审计、纠纷处理时发挥关键作用。本文结合实务经验，从写作要求、结构规范、技巧优化等维度，为从业者提供可落地的写作指引与范本参考。一、写作基本要求：精准、完整、合规（一）准确性：事实与数据的“双重锚定”询价会议记录的核心价值在于还原真实场景，因此所有信息需与会议实际内容严格对应。例如供应商报价需标注“含税/不含税”“报价有效期（如30天）”；技术参数类要求需记录品牌、型号、性能指标等细节，避免模糊表述（如将“打印机每分钟打印30页”改为“XX品牌A4打印机，打印速度30页/分钟（A4纸，单面，70g）”）。（二）完整性：要素与过程的“全链路覆盖”会议记录需包含“人-事-物-时-责”五大核心要素：人：参会人员（含供应商代表）的单位、职务、姓名（如需匿名可标注“供应商甲/乙”，但需保持指代一致）；事：会议议程、讨论焦点（如“供应商A的付款周期是否可缩短至15天”）；物：报价标的（如“办公电脑，Inteli5处理器，8G内存”）、报价金额、供货周期；时：会议时间、报价有效期、任务截止时间；责：后续跟进的责任主体（如“采购部张三3日内完成供应商资质复核”）。（三）规范性：格式与表述的“标准化输出”格式规范：采用“标题+正文+附件（如报价单扫描件）”结构，正文内可通过“项目符号、表格、编号”优化可读性（如用表格对比多供应商报价）；术语规范：统一使用行业通用表述（如“到货周期”而非“送货时间”），避免口语化（如“老板说价格太高”改为“采购人代表提出报价超出预算范围”）；编号规范：对多轮询价、多供应商的会议，可标注“询价会-____”（年份+月份+序号），便于文件归档与检索。（四）时效性：记录与反馈的“无缝衔接”会议结束后24小时内需完成记录整理，确保参会人员记忆清晰时核对内容；若涉及后续谈判调整，需在记录中注明“2024年9月5日补充：供应商A将付款周期调整为20天”，保留修改痕迹。二、内容结构规范：模块化呈现核心信息（一）会议基本信息（“抬头”模块）项目内容示例-------------------------------------------------会议主题2024年Q3办公设备采购询价会议会议时间2024年9月3日14:00-16:30会议地点公司3楼会议室主持人采购部经理李四参会人员技术部（王五）、财务部（赵六）、供应商A（陈七）、供应商B（林八）记录人采购部张三（二）会议议程与议题1.议程1：供应商A介绍产品参数与报价（14:00-14:40）议题焦点：设备保修期（供应商A提出“整机保修1年，核心部件3年”，技术部要求“核心部件保修5年”）；2.议程2：供应商B报价对比与商务条款说明（14:40-15:30）议题焦点：付款方式（供应商B要求“预付款30%”，财务部建议“到货验收后付70%”）；3.议程3：综合评审与后续安排（15:30-16:30）（三）供应商报价详情（“核心数据”模块）通过表格清晰呈现报价差异，便于横向对比：供应商报价标的报价金额（元）付款方式供货周期特殊承诺/备注----------------------------------------------------------------------------------------------A台式电脑（5台）4.5万货到付款10天免费安装，核心部件保修5年（协商中）B台式电脑（5台）4.2万预付款30%7天提供3年免费维护，需签订保密协议（四）讨论与决策过程（“动态还原”模块）需记录关键意见、分歧点、共识逻辑：技术部王五：“供应商B的设备参数符合要求，但保密协议需法务部审核条款细节”；财务部赵六：“供应商A的付款方式更灵活，但报价高出6%，需评估长期维护成本”；决策逻辑：暂不敲定合作，要求两家供应商2日内提供“维护成本测算表”“保密协议模板”，采购部3日内完成法务审核。（五）会议结论与后续安排（“行动指南”模块）结论：需进一步对比两家供应商的长期成本与合规风险；任务1：供应商A、B9月5日前提交维护成本测算表（责任人：陈七、林八）；任务2：采购部张三9月6日前完成保密协议法务审核（责任人：张三）；下次会议：9月8日14:00，评审最终方案（主持人：李四）。三、撰写技巧与细节优化（一）语言表述：“客观陈述+数据支撑”避免主观评价（如“这家报价很便宜”），改为“供应商B报价4.2万，较供应商A低6.67%”；对模糊表述补充背景（如“技术部认为参数达标”改为“技术部王五现场核验设备参数，确认符合《2024办公设备技术标准》第3.2条”）。（二）数据管理：“精确性+可追溯性”金额需标注“（大写：肆万伍仟元整）”或“（大写：肆万贰仟元整）”，避免篡改风险；若涉及多轮报价调整，需注明“2024年9月4日更新：供应商A将报价调整为4.35万（含税）”，并由经办人签字确认。（三）版本控制：“活文档+历史记录”采用“版本号+修改时间+修改人”管理记录（如“V2.0（2024.09.04，张三修改：补充报价调整说明）”），确保审计时可追溯决策过程。（四）审核机制：“双人复核+权责绑定”记录完成后，需由主持人（李四）、记录人（张三）双签字确认；若涉及跨部门决策，可附加“财务部赵六、技术部王五已阅”的签字栏，强化责任边界。四、常见问题与优化建议（一）信息缺失：“核对清单”补全要素问题：遗漏“报价有效期”导致后续谈判被动。优化：在记录模板中设置“必填项核对清单”（如“☑报价金额☑付款方式☑供货周期☑报价有效期☑特殊条款”），逐项勾选确认。（二）表述模糊：“场景化还原”替代概括问题：“双方讨论了价格”未体现分歧点。优化：改为“供应商A坚持报价4.5万，认为‘核心部件保修5年增加成本’；采购人代表提出‘预算上限4.3万’，双方约定2日内协商价格区间”。（三）格式混乱：“模板化+可视化”提升效率问题：纯文字记录导致报价对比困难。优化：使用“报价对比表+决策树图示”（如用箭头标注“报价低→但付款条件严格→需法务审核”的决策逻辑），降低阅读成本。（四）后续脱节：“任务追踪表”绑定责任问题：会议结论未明确责任人，导致跟进滞后。优化：在“后续安排”模块后附加“任务追踪表”：任务内容责任人截止时间完成状态（待办/进行中/已完成）--------------------------------------------------------------------------供应商A提交成本测算表陈七9.5待办法务审核保密协议张三9.6待办五、询价会议记录范本（示例）询价会议记录编号：询价会-____会议主题：2024年Q3办公设备（台式电脑）采购询价会议会议时间：2024年9月3日14:00-16:30会议地点：公司3楼会议室主持人：李四（采购部经理）参会人员：王五（技术部）、赵六（财务部）、陈七（供应商A）、林八（供应商B）记录人：张三（采购部专员）一、会议议程与议题1.供应商A介绍产品参数与报价（14:00-14:40）产品参数：XX品牌台式电脑，Inteli____，16G内存，512GSSD，Windows11系统；报价：4.5万（含税，含安装费），供货周期10天，付款方式“货到验收后全款支付”，整机保修1年、核心部件保修3年。讨论焦点：技术部要求“核心部件保修延长至5年”，供应商A表示“需申请总部审批，2日内反馈”。2.供应商B报价对比与商务条款说明（14:40-15:30）产品参数：YY品牌台式电脑，Inteli____，16G内存，512GSSD，Windows11系统；报价：4.2万（含税，含运输费），供货周期7天，付款方式“预付款30%，到货验收后付70%”，整机保修3年、核心部件保修3年，提供3年免费上门维护。讨论焦点：财务部认为“预付款30%存在资金占用风险”，供应商B提出“可签订履约保函，降低付款顾虑”。3.综合评审与后续安排（15:30-16:30）技术部结论：两家设备参数均符合《2024办公设备技术标准》，供应商B的CPU性能略优（i____vsi____）；财务部结论：供应商A付款方式更灵活，但报价高6.67%；供应商B需法务部审核保密协议（因涉及客户数据存储）；决策方向：要求两家供应商2日内补充“维护成本测算表”“保密协议模板”，采购部同步启动法务审核。二、供应商报价详情（表格版）供应商报价标的（5台）报价金额（元）付款方式供货周期保修政策特殊条款/承诺----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------AXX品牌台式电脑4.5万货到付款10天整机1年，核心部件3年免费安装，核心部件保修5年（协商中）BYY品牌台式电脑4.2万预付款30%7天整机3年，核心部件3年3年免费维护，需签订保密协议三、会议结论与后续安排1.结论：需进一步对比两家供应商的长期维护成本与合规风险（保密协议），再行决策。2.任务安排：供应商A（陈七）：9月5日前提交“核心部件保修5年的成本测算表”；供应商B（林八）：9月5日前提交“保密协议模板”及“履约保函样本”；采购部（