工程项目合同管理操作手册

工程项目合同管理操作手册一、总则（一）目的为规范工程项目合同管理流程，强化合同全生命周期管控，防范法律与经济风险，保障项目建设目标顺利实现，特制定本操作手册。（二）适用范围本手册适用于公司承接的各类工程项目（含新建、改建、扩建、修缮等）的合同管理工作，涵盖合同订立、履行、变更、索赔及档案管理等全流程。（三）管理原则依法合规：合同订立与履行严格遵循法律法规、行业规范及公司制度，确保行为合法合规。权责对等：明确合同双方权利义务，合理分配风险与收益，避免权责失衡。全程管控：对合同从策划、订立到履行、终止的全周期实施动态管理，及时识别并处置风险。风险防控：以风险预控为核心，通过合同条款设计、过程监督等手段降低履约风险。二、合同订立管理（一）前期准备1.项目调研项目团队需全面调研项目背景（如政策要求、业主需求）、市场环境（如材料价格波动、竞争对手情况）及技术条件（如地质勘察、设计要求），形成《项目调研分析报告》，为合同策划提供依据。2.合同策划结合项目特点，确定合同类型（如固定总价、可调单价、成本加酬金）、计价方式及风险分配原则。重点关注工期、质量、价款支付等核心条款的初步框架，形成《合同策划方案》。（二）合同谈判与评审1.谈判准备组建谈判小组（含商务、技术、法务人员），梳理谈判要点（如价款调整机制、工期顺延条件、违约责任），准备相关技术资料、市场数据及法律依据，制定谈判策略。2.谈判实施谈判过程中需保留书面记录，对关键条款（如争议解决方式、不可抗力界定）的协商结果及时确认。若涉及重大变更，需同步报公司决策层审批。3.合同评审谈判完成后，启动多部门联合评审：技术评审：审核工期、质量标准、技术方案的可行性；商务评审：评估价款构成、支付方式、成本控制逻辑；法务评审：核查条款合法性、合规性及风险点（如违约责任对等性）。评审后形成《合同评审意见书》，明确修改建议及结论。（三）合同订立1.文本选择优先采用国家或行业示范文本（如《建设工程施工合同（示范文本）》）；特殊项目可结合需求定制文本，但需确保核心条款符合法律法规及公司要求。2.条款拟定核心条款需明确：标的：工程范围、内容、质量标准（引用规范或设计文件）；工期：开工、竣工时间，工期顺延的触发条件（如设计变更、不可抗力）；价款：计价方式、调整依据（如材料涨价幅度、工程量偏差）、支付节点；违约责任：双方违约情形（如工期延误、质量缺陷）及赔偿方式；争议解决：优先约定仲裁或诉讼管辖地，建议选择公司属地或项目属地。3.签署流程审核合同主体资格：核查对方营业执照、资质证书、信用记录（通过“信用中国”等平台查询）；履行内部审批：按公司授权体系报相关部门（如财务部、法务部）审批；签字盖章：确保法定代表人或授权代表签字、公章（或合同专用章）清晰有效，双方各执至少两份原件。三、合同履行管理（一）合同交底项目启动后，合同管理部门需向项目团队（项目经理、技术负责人、造价员等）进行合同交底，重点讲解：合同核心条款（工期、质量、价款支付要求）；双方权利义务（如业主的付款责任、我方的保修义务）；风险防控要点（如工期延误的免责情形、签证索赔的时效）。交底后形成《合同交底记录》，由参与人员签字确认。（二）履约跟踪1.台账管理建立《合同履约台账》，动态记录：进度节点：实际开工/竣工时间、形象进度（如基础完工、主体封顶）；质量验收：分部分项工程验收结果、整改情况；价款支付：已付款金额、待付款节点、发票开具情况；变更索赔：设计变更、签证、索赔事件的发起时间及处理进度。2.动态监控项目团队定期（如每月）对比合同约定与实际履约情况，形成《履约分析报告》，重点关注：工期偏差：分析延误原因（如业主设计变更、我方施工组织不力），制定赶工或索赔方案；质量问题：对不合格项及时整改，留存整改记录（如照片、检测报告）；价款争议：对业主拖欠付款或不合理扣款，启动协商或催收程序。（三）价款支付管理1.付款申请按合同约定的支付节点（如预付款、进度款、竣工结算款），由项目团队提交《付款申请单》，附以下证明材料：进度款：形象进度确认单、工程量计量表、质量验收报告；结算款：竣工结算书、竣工图、验收合格证明。2.审核支付财务部联合合同管理部门审核申请材料的完整性、合规性：核对工程量与合同约定的偏差（如超出±5%需重新计价）；核查发票类型（如增值税专用发票）、税率是否符合要求；确认无未解决的争议（如质量整改未完成则暂缓付款）。审核通过后，按公司资金审批流程支付。（四）争议处理1.协商优先对履约争议（如工期索赔、价款调整），优先通过协商解决。协商时需：书面函告对方争议事项、依据及诉求；保留协商记录（如会议纪要、往来函件），明确达成的共识或分歧点。2.替代争议解决若协商无果，可按合同约定启动调解（如行业协会调解）或仲裁/诉讼：仲裁：需有明确的仲裁条款（约定仲裁机构、事项），提交仲裁申请书及证据（如合同、签证单、往来函件）；诉讼：选择管辖法院，准备起诉状、证据清单（需注意诉讼时效，一般为3年）。四、变更与索赔管理（一）合同变更1.变更申请因设计调整、业主要求或客观条件变化需变更合同的，由项目团队填写《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及对工期、价款的影响。2.评估审批合同管理部门联合技术、商务部门评估变更的合理性及成本影响：技术评估：变更对工程质量、安全的影响；商务评估：变更导致的价款调整（如工程量增减、单价变化）、工期顺延天数。评估后报公司审批，重大变更（如价款变动超10%）需提交股东会或董事会决策。3.变更实施审批通过后，签订《合同变更协议》，明确变更内容、价款调整方式、工期顺延期限，双方签字盖章后生效。（二）索赔管理1.索赔条件符合以下情形可发起索赔：业主原因：设计变更、未按约定提供场地/图纸、拖欠付款；不可抗力：自然灾害、政策调整（需证明与项目的关联性）；第三方原因：分包商违约、材料供应商延误（需明确责任归属）。2.索赔流程时效要求：按合同约定的索赔期限（如28天内）提交《索赔意向书》；证据收集：留存签证单、会议纪要、影像资料、检测报告等，证明损失的真实性、关联性；索赔谈判：与对方协商索赔金额（如工期顺延天数、费用赔偿明细），协商无果则启动仲裁或诉讼。五、合同档案管理（一）归档要求合同订立及履行过程中形成的文件需及时归档，包括：合同文本及附件（如招投标文件、技术协议）；审批文件（如评审意见书、付款审批单）；履约记录（如进度报表、验收报告、往来函件）；变更与索赔资料（如变更协议、索赔意向书、仲裁/诉讼文书）。（二）保管与利用1.分类保管按项目名称、合同类型建立电子与纸质档案库，电子档案需加密存储，纸质档案存放于专用档案室，防潮、防火、防盗。2.保管期限一般合同：保管至工程竣工后5年；重大合同（如金额超千万、争议较大）：永久保管。3.档案利用内部借阅需填写《档案借阅单》，注明用途；外部调阅需经公司审批，且不得泄露商业秘密。六、风险防控措施（一）风险识别常见合同风险包括：主体风险：对方资质造假、信用不良（如被列入失信名单）；条款风险：付款条件苛刻（如垫资比例高、付款节点模糊）、违约责任不对等（如我方违约金远高于对方）；履行风险：业主拖欠付款、设计频繁变更、材料价格暴涨。（二）防控策略1.前期防控严格审核对方主体资格（如要求提供近3年财务报表、业绩证明）；合同条款谈判时，明确“背靠背”付款条款（业主付款后我方再支付分包款）、价款调整机制（如材料涨价超5%可调价）。2.过程防控定期开展履约检查，对风险点（如工期滞