2026年新材料制造公司公章证照分级审批管理制度

2026年新材料制造公司公章证照分级审批管理制度第一章总则第一条为规范公司公章、证照的使用与管理，明确分级审批权限，防范公章证照使用风险，保障公司合法权益，依据《印章治安管理办法》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，结合公司经营管理实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有公章（含公司公章、法人章、合同专用章、财务专用章、部门专用章等）、证照（含营业执照、各类资质证书、许可证书等）的申领、保管、使用、审批、归还等全流程管理；公司全体员工使用、保管公章证照均需遵守本制度要求。第三条公章证照分级审批管理遵循“分级管理、权责明确、审批规范、安全保密”的核心原则：（一）分级管理：根据公章证照的重要程度、使用场景划分不同审批层级，避免权限过度集中或审批流程冗余；（二）权责明确：明确各层级审批人、保管人、使用人的职责，做到责任可追溯、风险可管控；（三）审批规范：所有公章证照使用均需履行书面审批流程，禁止无审批、越权使用公章证照；（四）安全保密：公章证照保管需符合安全要求，使用过程中严格保密，禁止泄露证照核心信息、违规用印。第四条公司行政部为公章证照管理的牵头部门，负责公章证照的统一保管、使用登记、审批流程监督、遗失补办协调；各部门负责人为本部门公章证照使用申请的第一审核人；公章证照保管人对保管期间的安全、完整直接负责；公司管理层按分级权限履行审批职责。第二章公章证照分类与管理责任第五条公章分类及管理要求：（一）核心类公章：包括公司公章、法人章，此类公章涉及公司重大经营决策、对外法律文书签署等核心场景，由行政部指定专人专柜保管，钥匙专人随身携带，保管人离岗时需交接并上锁；（二）业务类公章：包括合同专用章、财务专用章、发票专用章，此类公章适配特定业务场景，合同专用章由行政部保管，财务专用章、发票专用章由财务部指定专人保管，仅限对应业务场景使用；（三）部门类公章：包括各部门专用章，此类公章仅限部门内部非经营性文件使用，由各部门指定专人保管，行政部备案。第六条证照分类及管理要求：（一）核心类证照：包括营业执照、核心资质证书、安全生产许可证书等，此类证照是公司经营的核心凭证，由行政部专柜密封保管，复印件使用需标注“仅限XX场景使用”字样；（二）业务类证照：包括各类业务备案证明、专项许可证明等，此类证照适配特定业务开展，由对应业务部门协助行政部保管，使用后及时归还行政部归档；（三）普通类证照：包括各类登记证明、备案回执等，此类证照使用频率较低，由行政部统一归档保管，建立电子台账方便查询。第七条保管人任职要求：（一）公章证照保管人需为公司正式员工，具备良好的职业素养和保密意识，无违规违纪记录；（二）保管人上岗前需接受行政部组织的公章证照管理培训，熟悉审批流程、保管要求、应急处置方式；（三）保管人需签订《公章证照保管责任书》，明确保管责任及违规后果，责任书纳入员工档案。第三章分级审批权限第八条核心类公章使用审批权限：（一）使用公司公章、法人章签署对外投资、重大合同、法律诉讼文书等文件，需经部门负责人审核、行政部复核、总经理审批；（二）使用公司公章、法人章签署常规对外沟通文件、备案文件，需经部门负责人审核、行政部复核、分管副总审批；（三）禁止使用核心类公章签署空白文件、超出授权范围的文件，确因业务需要使用的，需总经理书面授权并注明使用范围、有效期。第九条业务类公章使用审批权限：（一）使用合同专用章签署经营类合同，需经部门负责人审核、法务部合规审核、分管副总审批；签署非经营类合同，需经部门负责人审核、行政部复核；（二）使用财务专用章、发票专用章办理银行结算、发票开具等业务，需经财务部负责人审核、财务总监审批；（三）业务类公章仅限对应业务场景使用，禁止跨场景、超范围用章。第十条部门类公章及证照使用审批权限：（一）使用部门类公章仅限部门内部文件，由部门负责人审批，行政部备案；（二）使用核心类证照原件，需经部门负责人审核、行政部复核、分管副总审批；使用复印件，需经部门负责人审核、行政部备案；（三）使用业务类、普通类证照，需经部门负责人审核，行政部登记后领用。第十一条紧急情况审批流程：（一）发生应急处置、紧急业务对接等情况需使用公章证照，且对应审批人无法及时审批的，可先通过书面请示（含邮件、即时通讯记录）征得审批人同意，使用后24小时内补全书面审批手续；（二）紧急用章用证需由行政部全程监督，仅限应急场景使用，禁止以“紧急情况”为由规避常规审批流程。第四章使用审批流程第十二条使用申请要求：（一）使用人需提前填写公章证照使用申请，明确使用事由、使用时间、使用场景、文件名称/证照用途，附相关支撑文件（如合同草案、业务申请材料等）；（二）申请需按审批层级逐级提交，禁止越级申请、虚假填报使用事由；（三）外部单位借用公司证照复印件的，需额外提交对方单位书面申请，注明使用范围，行政部审核后加盖“仅限XX使用”印章。第十三条审核审批流程：（一）部门审核：部门负责人核对使用申请的真实性、合理性，确认支撑文件完整后签字确认；（二）职能复核：行政部（或法务部、财务部）复核申请是否符合分级审批权限、使用场景是否合规，提出复核意见；（三）最终审批：审批人根据分级权限审核申请，同意的签字确认，不同意的注明理由并退回申请；（四）使用登记：审批通过后，使用人到保管人处登记领用，保管人核对审批文件、使用人身份后交付公章证照。第十四条用印用证规范：（一）用印时保管人需在场监督，核对用印文件与审批文件一致，禁止在空白纸张、空白合同上用印，用印位置准确、清晰；（二）使用证照原件时，保管人需陪同或明确使用时限，使用人需妥善保管，禁止涂改、折叠、污损证照；（三）用印用证后，保管人需即时收回公章证照，登记使用时间、文件名称/使用场景，由使用人签字确认。第五章保管与归还要求第十五条日常保管要求：（一）公章证照需存放于带锁专柜或保险柜，存放环境干燥、避光，远离易燃、易潮物品，定期检查存放环境安全性；（二）保管人每日下班前检查公章证照是否归位、专柜是否上锁，每周向行政部报备保管状态，行政部每月抽查保管情况；（三）保管人因请假、出差等离岗的，需将公章证照交接给行政部指定的临时保管人，填写交接记录，明确交接时间、物品状态。第十六条归还与归档要求：（一）使用人需在审批的使用时限内归还公章证照，逾期未归还的，保管人需及时提醒，超过24小时未归还的，上报行政部及使用人所在部门负责人；（二）归还时保管人核对公章证照的完整性、清洁度，证照原件无污损、公章无损坏，确认无误后在登记台账签字；（三）用印后的文件复印件、证照使用后的相关记录，由行政部统一归档，保存期限不少于3年。第十七条遗失与补办：（一）发现公章证照遗失、被盗的，保管人或使用人需立即上报行政部及管理层，24小时内启动挂失流程，必要时报警处理；（二）行政部牵头协调公章补办、证照挂失补办事宜，梳理遗失原因，追究相关责任人责任；（三）补办期间，如需紧急使用公章证照的，按紧急审批流程执行，同时采取临时管控措施防范风险。第六章监督检查与责任追究第十八条监督检查机制：（一）行政部每月对公章证照保管情况、使用登记台账、审批流程执行情况进行抽查，每季度开展一次全面检查，形成检查记录；（二）管理层不定期抽查公章证照使用审批情况，重点核查核心类公章、证照的使用合规性；（三）设立违规用印用证投诉渠道，接受员工投诉反馈，行政部接到投诉后24小时内核查，属实的立即整改。第十九条责任追究规则：（一）使用人无审批、越权使用公章证照，或虚假填报使用事由的，首次给予书面警告，再次违规的取消用印用证申请权限，造成公司损失的承担赔偿责任；（二）保管人未按要求保管公章证照，导致公章证照遗失、损坏、被盗的，给予通报批评，扣减绩效，造成损失的追究赔偿责任；（三）审批人未按分级权限审批，或违规批准无合理事由的用印用证申请，追究审批人责任，情节严重的调整审批权限；（四）因违规使用、保管公章证照导致公司面临法律风险、经济损失的，移交相关部门处理。第七章附则第二十条本制度所涉及的分级审批权限、保管要求、追责标准等，可根据公司经营管理调整、法