2026年新材料制造公司客户信息保密管理制度

2026年新材料制造公司客户信息保密管理制度第一章总则第一条为规范公司客户信息管理，保护客户商业秘密及个人信息安全，防范信息泄露、滥用风险，维护公司与客户的合法权益，根据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关法律法规，结合公司新材料生产销售业务实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司全体员工及外协合作方，覆盖客户信息收集、存储、使用、传递、销毁等全生命周期管理；凡涉及公司客户信息的获取、处理、保管等行为，均需严格遵守本制度要求。第三条客户信息保密管理遵循“分级管控、最小权限、全程留痕、责任到人”的核心原则：（一）分级管控：按信息重要程度划分保密等级，针对不同等级信息制定差异化管控措施，核心信息严格管控，一般信息规范管理；（二）最小权限：仅向因工作需要的人员开放必要的客户信息访问权限，严禁超权限获取、查看客户信息；（三）全程留痕：客户信息的查看、下载、传递、修改等操作均需记录操作人、操作时间、操作内容，确保可追溯；（四）责任到人：明确各岗位客户信息保密责任，信息泄露时可精准追溯责任主体，落实追责机制。第四条公司行政人事部为客户信息保密管理统筹部门，负责制定保密细则、开展保密培训、监督制度执行、调查信息泄露事件；销售部、市场部、客服部为客户信息直接管理部门，部门负责人为本部门信息保密第一责任人；技术部负责客户信息存储系统的安全维护，防范系统漏洞导致的信息泄露。第二章客户信息界定与保密等级第五条本制度所称客户信息，是指公司在业务往来中获取的与客户相关的所有数据和资料，包括但不限于：（一）客户基本信息：企业客户的名称、统一社会信用代码、联系方式、地址、采购负责人信息；个人客户的姓名、身份证号、联系方式、住址等；（二）客户业务信息：采购需求、订单记录、交易金额、付款方式、合作期限、定制化产品技术要求；（三）客户敏感信息：价格底线、供应链信息、竞品合作情况、未公开的采购计划、核心决策人偏好等。第六条客户信息按保密等级分为核心保密信息、重要保密信息、一般保密信息三类：（一）核心保密信息：客户敏感信息、年度采购总额超一定规模的核心客户全部信息、定制化新材料的技术需求及合作协议；此类信息仅限公司管理层、对应销售负责人、保密专员查看；（二）重要保密信息：非核心客户的业务信息、企业客户核心联系方式、订单执行细节；此类信息仅限销售、客服、市场部门相关岗位人员查看；（三）一般保密信息：客户公开可查的基本信息（如企业名称、公开联系方式）、已完成交付的常规订单基础信息；此类信息可在公司内部相关部门间合理共享，但严禁对外泄露。第三章客户信息收集与存储管理第七条客户信息收集规范：（一）合法收集：仅通过客户自愿提供、业务洽谈、公开渠道合规获取等方式收集信息，严禁通过窃取、利诱、非法购买等手段获取客户信息；（二）最小收集：仅收集业务开展必需的信息，不得过度收集与业务无关的客户信息；（三）信息确认：收集的客户敏感信息需与客户核对确认，确保信息准确，同时告知客户信息使用范围及保密措施。第八条客户信息存储管理：（一）电子存储：核心、重要客户信息需存储在公司加密服务器中，设置多层访问密码，定期更换密码；禁止将电子档客户信息存储在私人电脑、移动硬盘、云端个人账户等非公司指定设备；（二）纸质存储：纸质客户信息资料需存放于带锁文件柜中，文件柜钥匙由指定保密专员保管，非授权人员不得接触；（三）存储期限：客户信息在合作终止后仍需保存3年，超过保存期限的按本制度要求销毁，不得随意留存。第四章客户信息使用与传递管理第九条客户信息使用规范：（一）仅限工作使用：客户信息仅可用于公司业务开展（如订单对接、客户维护、产品推广），严禁用于个人牟利、对外倒卖、无关商业活动；（二）权限管控：查看核心、重要客户信息需提交申请，经部门负责人及保密专员审批后，在指定设备、指定区域查看，查看后及时退出系统；（三）禁止篡改：严禁擅自修改、删除客户信息，确需修改的需记录修改原因、修改内容，经部门负责人审批后留存记录。第十条客户信息传递规范：（一）内部传递：核心、重要客户信息内部传递需通过公司加密办公系统，严禁通过私人微信、QQ、邮件等渠道传递；传递时需注明接收人、传递用途，仅限传递至工作必需的人员；（二）外部传递：因业务需要向外协合作方传递客户信息时，需与合作方签订保密协议，明确信息使用范围及泄露责任，仅传递完成合作必需的最小范围信息；（三）传递留痕：所有客户信息传递行为均需记录，包括传递人、接收人、时间、内容、用途，记录保存期限不少于5年。第五章客户信息销毁与离职管控第十一条客户信息销毁规范：（一）电子信息销毁：使用专业数据销毁软件彻底删除电子档客户信息，确保无法恢复；严禁仅通过“删除”“清空回收站”等简单方式处理；（二）纸质信息销毁：纸质客户信息资料需采用碎纸机销毁，销毁过程由两名及以上保密专员监督，销毁后记录销毁时间、数量、监督人，严禁随意丢弃、变卖；（三）销毁审批：销毁核心、重要客户信息需提交申请，经公司管理层审批后执行，销毁记录归档留存。第十二条离职人员保密管控：（一）离职交接：离职人员需将手中所有客户信息资料（电子、纸质）移交指定人员，删除私人设备中留存的所有客户信息，签订《离职保密承诺书》；（二）竞业限制：核心岗位离职人员（如销售负责人、保密专员）需签订竞业限制协议，明确离职后不得泄露、使用公司客户信息，不得拉拢公司客户；（三）后续监督：行政人事部对离职人员进行为期1年的保密跟踪，发现违规使用、泄露客户信息的，追究其法律责任。第六章监督检查与违规责任第十三条监督检查机制：（一）日常检查：保密专员每月抽查客户信息存储、使用情况，重点核查核心信息访问记录、传递记录，发现问题及时整改；（二）专项检查：每季度开展一次客户信息保密专项检查，覆盖全部门、全岗位，形成检查报告报公司管理层；（三）举报机制：设立保密举报渠道（邮箱、电话），鼓励员工举报信息泄露、违规使用客户信息的行为，对举报属实者给予奖励，严格保密举报人信息。第十四条违规责任追究：（一）轻微违规：未按规定存储、使用一般客户信息，未造成泄露的，给予口头警告、扣除当月绩效奖金的10%，限期整改；（二）较重违规：超权限查看、传递重要客户信息，或泄露一般客户信息的，扣除当月全部绩效奖金，给予记过处分，承担由此造成的公司损失；（三）严重违规：泄露核心客户信息、倒卖客户信息、离职后违规使用客户信息的，解除劳动关系，扣除所有未发放奖金，追究经济赔偿责任；情节严重触犯法律的，移交司法机关处理。第六章附则第十五条本制度所涉及的客户信息保密等级、管控措施可根据法律法规更新、公司业务调整修订，修订需报公司管理层审议通过后公示执行。第十六条本制度由公司行政人事部负责解释，各部门、全体员工需严格