2026年新材料制造公司通讯费用核算管理制度

2026年新材料制造公司通讯费用核算管理制度第一章总则第一条为规范公司通讯费用的核算、报销、管控工作，合理控制运营成本，保障员工日常办公通讯需求，提升费用使用效率，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等相关法律法规，结合公司新材料研发、生产、销售等经营实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司全体正式在岗员工的通讯费用核算管理，涵盖手机通讯费、办公固定电话费、办公网络使用费等各类办公相关通讯费用；劳务派遣人员的通讯费用按劳务派遣协议约定核算，退休返聘人员、临时用工人员仅在确因工作需要的前提下，按本制度简化标准核算通讯费用。第三条通讯费用核算遵循以下基本原则：（一）合法合规原则，费用核算、报销流程符合国家财务法规及公司财务管理制度，无虚列、虚报、冒领费用等违规行为；（二）按需核算原则，以满足办公通讯需求为核心，避免过度配置或浪费；（三）分级分类原则，根据岗位工作性质、沟通频次制定差异化核算标准；（四）公开透明原则，核算标准、流程、结果全程可追溯，接受员工监督；（五）成本可控原则，在保障办公需求的前提下，合理控制通讯费用总额，避免无节制支出。第四条本制度由公司财务管理部门牵头实施，负责费用核算标准制定、报销审核、账务处理、成本管控等工作；行政部门负责办公固话、网络的开通维护、费用账单归集、员工通讯信息核对；各业务部门负责本部门员工通讯费用申报的初审，确保申报信息真实反映办公需求。第二章核算范围与对象第五条核算范围包含与公司办公相关的所有通讯费用：（一）个人手机通讯费，指员工因办公需要产生的手机月租、通话费、流量费、短信费等；（二）办公固定电话费，指公司为各部门配置的办公固话产生的月租、通话费等；（三）办公网络使用费，指公司办公区域宽带、专线网络的租赁费用、运维费用等；（四）专项业务通讯费，指因项目研发、异地外勤、客户对接等特殊业务产生的额外通讯费用。第六条核算对象按岗位工作性质分级：（一）高沟通需求岗位，包含销售代表、外勤巡检员、项目负责人、异地业务对接专员等需高频次对外沟通的岗位；（二）一般沟通需求岗位，包含研发工程师、生产车间管理员、质量检测员等日常沟通频率适中的岗位；（三）低沟通需求岗位，包含行政文员、财务会计、人力资源专员等以内部办公沟通为主的岗位。不同等级岗位执行差异化的通讯费用核算标准。第七条有以下情形的，不纳入本制度核算范围：（一）员工因个人消费产生的通讯增值业务费用，包含会员订阅、游戏充值、影视点播等；（二）员工非工作时间产生的与办公无关的通讯费用；（三）未经公司审批，员工自行升级通讯套餐产生的超出核定标准的费用；（四）因员工个人原因导致的通讯欠费、滞纳金等额外费用。第三章核算标准第八条个人手机通讯费核算标准：（一）高沟通需求岗位，按公司核定的月度限额标准核算，实报实销不超过限额，包含月租、通话、流量等办公相关费用；（二）一般沟通需求岗位，按公司核定的月度固定标准核算，无需提供消费明细，按月统一发放通讯补贴；（三）低沟通需求岗位，按公司核定的基础标准核算，仅覆盖满足基础办公沟通的通讯费用，超出部分由员工自行承担。第九条办公固定电话费核算标准：（一）各部门按实际办公需求配置办公固话，原则上每个独立办公区域不超过2部；（二）办公固话费用实行实报实销，但月度总费用不得超过公司核定的部门固话费用上限；（三）办公固话禁止拨打收费声讯电话、国际长途等非办公类通话，产生的相关费用由使用人自行承担。第十条办公网络使用费核算标准：（一）公司办公区域网络按统一标准配置，费用由公司统一支付，行政部门按月核对网络服务商账单，确保费用与服务内容匹配；（二）因部门特殊办公需求需升级网络带宽、增加专线的，需由部门提交书面申请，经公司管理层审批后，按审批后的标准核算费用；（三）网络运维费用按年度服务协议标准核算，行政部门每季度核对运维服务质量，确保费用支出与服务内容对等。第十一条核算标准调整规则：（一）通讯费用核算标准每年评估一次，由财务管理部门结合市场通讯资费调整、公司经营状况、岗位工作内容变化等因素提出调整方案；（二）调整方案需报公司管理层审批后执行，调整后的标准向全体员工公示；（三）因岗位调整导致沟通需求等级变化的，员工通讯费用核算标准自岗位调整次月起同步变更。第四章核算流程第十二条费用归集：（一）个人手机通讯费，员工每月按公司规定时间整理办公相关通讯费用凭证，包含电子账单、发票等，提交至所在部门；（二）办公固话、网络费用，行政部门每月收集服务商出具的费用账单，核对费用明细后提交至财务管理部门。第十三条申报审核：（一）员工提交的通讯费用申报材料，由部门负责人在3个工作日内完成初审，重点核查费用是否与办公相关、是否符合核算标准；（二）初审通过后，材料提交至财务管理部门，财务人员在2个工作日内完成复审，核查票据真实性、金额准确性；（三）复审未通过的，退回至员工补充材料或说明原因，无正当理由的驳回申报。第十四条费用支付：（一）公司统一缴纳的办公固话、网络费用，财务管理部门核对账单无误后，按公司付款流程完成支付；（二）员工个人手机通讯费，审核通过后纳入当月工资发放或费用报销流程，在10个工作日内完成支付；（三）专项业务通讯费，需单独提交审批材料，经管理层审批后，按实报实销原则完成支付。第十五条账务处理：财务管理部门按费用归属部门、费用类型完成账务入账，每月汇总通讯费用支出情况，形成费用分析报表，报公司管理层参考，重点分析超标准支出、异常支出等情况。第五章特殊情形处理第十六条异地办公人员处理：（一）公司派驻异地办公的员工，手机通讯费按公司统一标准核算，不受属地资费影响；（二）确因异地办公需要产生额外通讯费用的，员工可提交异地办公证明、通讯费用明细，经部门负责人和财务管理部门审批后，额外费用按实报实销处理。第十七条专项业务通讯费处理：（一）因重大项目研发、紧急客户对接等产生的专项通讯费用，由项目负责人提交书面申请，说明费用用途、预估金额，经公司管理层审批后单独核算；（二）专项费用实行单独台账管理，项目结束后，财务管理部门核对实际支出与预估金额的差异，超支部分需说明原因，无正当理由的由项目组承担。第十八条超标准费用处理：（一）员工通讯费用超出核定标准的，若无特殊审批，超出部分由员工自行承担；（二）因不可抗力、紧急办公需求导致费用超标的，员工需在费用产生后3个工作日内提交书面说明，经部门负责人审批、财务管理部门复核后，可按实报实销处理。第六章监督与责任第十九条内部监督：（一）财务管理部门每季度开展一次通讯费用核算自查，重点核查报销凭证真实性、核算标准执行情况；（二）公司审计部门每年开展一次通讯费用专项核查，核查费用支出的合规性、合理性，核查结果向管理层汇报；（三）鼓励员工对虚报、冒领通讯费用的行为进行举报，经查实的，给予举报人适当奖励。第二十条责任追究：（一）员工虚报、伪造凭证报销通讯费用的，追回违规所得，按公司奖惩制度给予纪律处分，情节严重的解除劳动合同；（二）部门负责人未履行初审职责，导致部门员工违规报销的，追究部门负责人管理责任，扣减相应绩效考核分数；（三）行政部门未及时核对通讯账单，导致公司多支付费用的，追究相关责任人责任，造成经济损失的按损失金额追偿。第七章附则第二十一条本制度未尽事宜，参照国家财务相关法律法规及公司《费用