企业文件归档及存储管理制度

企业文件归档及存储管理制度一、制度适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在业务运营、管理活动中形成的各类纸质文件、电子文件及声像档案的归档、存储、保管、借阅及处置工作，旨在规范文件管理流程，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，支持企业合规运营与决策支撑。二、职责分工（一）文件形成部门各部门为文件归档的第一责任单位，负责本部门文件的形成、初步整理、预归档及移交工作，保证文件内容真实、准确、完整，符合归档要求。部门负责人*经理对本部门文件归档质量负总责。（二）档案管理部门档案管理部门（综合管理部下设岗位）负责统筹公司档案管理工作，包括：制定档案管理规范、审核文件归档质量、组织档案分类与编码、管理档案存储设施、提供档案借阅服务、监督档案安全及处置工作。档案管理员*专员负责日常档案接收、登记、保管及维护。（三）IT支持部门IT部门负责电子档案的技术支持，包括电子档案存储系统的维护、数据备份与恢复、访问权限管理及电子档案安全性保障，IT工程师*负责电子档案系统运维。三、文件分类与归档范围（一）文件分类根据文件性质及来源，分为以下五类：管理类文件：包括公司章程、制度流程、会议纪要、工作计划与总结、请示报告等；业务类文件：包括项目立项报告、可行性研究、合同协议、客户资料、招投标文件、产品技术资料等；财务类文件：包括财务报表、预算报告、审计报告、税务资料、成本核算表等；人事类文件：包括员工劳动合同、录用资料、绩效考核、培训记录、薪酬福利档案等；其他类文件：包括声像档案（照片、录音、视频）、实物档案（奖杯、锦旗）等具有保存价值的特殊载体文件。（二）归档范围凡是反映公司主要职能活动、具有查考利用价值的文件材料，均需归档；文件材料需为最终版本（含签批稿、定稿），草稿、过程稿可不归档（特殊重要过程稿除外）；电子文件需同时保存元数据（如创建时间、修改记录、作者信息），保证文件真实性；跨部门协作文件，由主办部门负责归档，协办部门可留存复印件或电子副本。四、文件归档操作流程（一）文件形成与初步整理文件形成：各部门在业务活动中需规范文件格式，明确文件标题、编号、形成日期、起草人、审核人等要素，保证内容清晰、逻辑严谨。初步整理：文件完成后，由起草人按“一事一件”原则整理，排序为：文件正本→附件→签批页→定稿，去除无用的草稿、重复材料；纸质文件需装订整齐（左侧装订，超过页码的需加装封面），电子文件需命名规范（格式：“部门-文件类型-标题-日期”，如“财务部-预算报告-2024年度预算-20240101”）。（二）预归档自查部门内勤*负责对整理后的文件进行预归档自查，重点检查：文件内容是否完整，有无缺失页或模糊内容；文件格式是否符合标准，编号是否连续；电子文件是否能正常打开，元数据是否完整。自查无误后，填写《文件归档预审表》（部门负责人签字确认），方可进入移交环节。（三）移交档案管理部门纸质文件移交：部门内勤携带整理好的纸质文件及《文件归档移交清单》（一式两份），至档案管理部门办理移交。档案管理员现场核对文件数量、完整性、装订质量，确认无误后双方签字，部门留存一份清单，档案管理部门留存一份并入库。电子文件移交：部门内勤将电子文件至公司指定档案管理系统（如“OA系统-档案模块”），填写《电子文件归档登记表》，注明文件路径、大小、格式、密级等信息；IT工程师同步对电子文件进行备份，保证数据安全。（四）归档审核与分类编码档案管理员*对移交的文件进行最终审核，重点检查：文件是否符合归档范围，有无应归未归或不应归档的材料；分类是否准确，编码是否符合公司《档案分类编码规则》（如管理类代号“GL”，业务类代号“YW”，财务类代号“CW”，人事类代号“RS”）。审核通过后，档案管理员*为文件赋予唯一档案编号（格式：“分类代号-年度-部门-流水号”，如“GL-2024-财务部-001”），并在档案管理系统及纸质文件标签上标注。（五）档案存储纸质档案存储：档案管理员*按分类编号将档案存入专用档案柜，档案柜需标注“分类代号+年份”（如“GL-2024”），存放环境需保持温度14-24℃、湿度45-60%，防火、防潮、防虫、防鼠，定期检查（每季度一次）。电子档案存储：电子档案存储于公司专用服务器及云端备份系统，IT部门每日增量备份、每周全量备份，备份介质需异地存放（如公司总部与分支机构各存一份），保证数据安全。五、档案保管与借阅管理（一）保管期限根据文件价值，档案保管期限分为三类：永久保管：公司章程、股东会决议、年度财务报告、重要合同、核心知识产权文件等；长期保管（10-30年）：制度流程、项目档案、审计报告、员工人事档案等；短期保管（10年以下）：日常通知、会议记录、临时性报表等。保管期限届满后，由档案管理部门会同相关部门鉴定，对仍有保存价值的文件可延长保管期限，无保存价值的按规定程序销毁。（二）借阅与使用借阅申请：员工因工作需要借阅档案，需填写《文件借阅申请单》，注明借阅档案编号、名称、用途、借阅期限（最长不超过15天），经部门负责人签字后，提交档案管理部门。涉密档案（如核心合同、未公开财务数据）需经分管领导审批。借阅审批：档案管理员*审核申请单，确认借阅权限（普通员工可借阅短期保管档案，部门负责人及以上可借阅长期保管档案，涉密档案需额外审批），办理借阅登记（纸质档案需登记借阅人、借阅时间、归还时间；电子档案需在系统中记录访问日志）。借阅使用：借阅人需妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽取、拆散、复制（复制需经档案管理部门批准，涉密档案禁止复制），不得转借他人。借阅到期后，需及时归还，档案管理员*检查档案完整性无误后，注销借阅记录。档案复制：因工作需要复制档案的，由档案管理员*在指定场所（如档案室）操作，复制件需加盖“档案复制专用章”，注明复制日期及用途，与原件具有同等效力。六、档案保密与安全管理涉密档案管理：涉密档案需单独存放，档案柜需上锁，钥匙由档案管理员*专人保管；电子涉密档案需设置访问权限，仅限授权人员查阅，IT部门定期监控访问记录。安全检查：档案管理部门每月对纸质档案存储环境进行安全检查（防火、防潮、防虫），IT部门每月对电子档案系统进行安全漏洞扫描，发觉问题及时整改。应急处置：若发生档案丢失、损坏或数据泄露，档案管理部门需立即启动应急预案，2小时内报告分管领导*，24小时内提交《档案安全报告》，说明原因、影响及整改措施。七、档案鉴定与处置档案鉴定：保管期限届满的档案，由档案管理部门牵头，会同相关部门（如法务部、财务部、行政部）组成鉴定小组，对档案价值进行评估，形成《档案鉴定意见书》。档案销毁：对无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁建议，经总经理*审批后，由档案管理部门和IT部门（电子档案）共同执行销毁。纸质档案需采用粉碎或焚烧方式，由两人以上监销，并填写《档案销毁清单》（监销人签字存档）；电子档案需彻底删除（低级格式化），保证无法恢复。八、相关表格模板表格一：文件归档移交清单序号档案编号文件名称形成部门形成日期页数密级移交人接收人移交日期备注1GL-2024-财务部-0012024年度财务报告财务部2024-01-1550普通张三李四2024-01-20含审计报告2YW-2024-市场部-005Q1客户调研报告市场部2024-03-1030普通王五李四2024-03-15附件含数据统计表表格二：电子文件归档登记表序号文件名称电子文件路径文件格式文件大小（MB）分类代号归档日期移交人接收人备份状态12024年度预算报告\2024\2024年度预算.xlsx.xlsx5.2CW-20242024-01-01赵六李四已备份至云端2新产品技术规格书\2024_v1.0.pdf.pdf8.7YW-20242024-02-10周七李四已备份至异地服务器表格三：文件借阅申请单借阅人部门借阅日期归还日期档案编号文件名称借阅用途部门负责人签字档案管理员签字备注刘八人力资源部2024-05-102024-05-20RS-2024-001员工劳动合同台账劳动纠纷处理*经理（签字）李四涉及3份合同表格四：档案销毁清单序号档案编号文件名称分类代号保管期限销毁原因鉴定小组意见审批人监销人销毁日期备注1GL-2023-行政部-0102023年日常通知汇总GL-202310年保管期限届满无保存价值*总经理李四、王五2024-04-01纸质档案已粉碎九、重要提示与管理要求及时性要求：文件需在办理完毕后30日内完成归档，重大项目档案需在项目结束后15日内归档，不得拖延积压。完整性要求：电子文件与纸质文件需同步归档，保证内容一致；归档后的文件不得随意修改，如需变更需履行审批程序并留存变更记录。安全性要求：严禁在