江西开放大学2026年《秘书实务》形考作业1-5答案

江西开放大学2026年《秘书实务》形考任务1-5答案形考任务一（10分）一、简答题（每题20分，共60分）1.国际职业秘书联合会和欧洲职业秘书联合会对秘书职业所下的定义是什么？简答题(20分)国际秘书联合会对秘书的定义：秘书应是上司的一位特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。2.在秘书的分类中，“正式秘书”又被称为文牍级秘书，他的工作主要有哪些？简答题(20分)工作的主要内容是掌管文书，包括撰制文书、传递文书、办理文书和保管文书。3.西方社会关于人际关系的理论中最有影响的是霍斯曼的社会交换理论，请简述这一理论的内容。简答题(20分)社会交换理论是主张从经济学的投入与产出关系的视角研究社会行为的理论。它认为趋利避害是人类行为的基本原则，人们在互动中倾向于扩大收益，缩小代价或倾向于扩大满意度、减少不满意度。它主张应尽量避免人们在利益冲突中的竞争，应通过相互的社会交换获得双赢或多赢。二、实训任务（40分）4.【实训任务】六赵小姐如何才能处理好与同事的关系？（案例讨论）2006年，某信息咨询公司秘书赵小姐碰到这样一件事。在她进入公司做见习秘书不久，某一天，她的直接上司主管秘书高小姐突然碰到一件棘手的事，她家里来了电话说她的家人突然发病住院，需她立即赶往医院处理。而此时她手中正有一份总经理要求起草打出的紧急信函，上午11点需送到总经理室。情急之下，高小姐就将这件工作托付给了赵小姐，并向她简单讲述了起草时的基本立场，就匆匆离去了，赵小姐凭着自己在读秘书专业时打下的良好的信函写作功底，将回信打得观点清晰，格式准确，文字流畅，可以说无懈可击，她反复检查多次后，确认无误便送到了总经理室。总经理看到是新来的赵秘书来送文件，很奇怪，就向她询问：“怎么是你来送文件，高小姐上哪里去了？这么重要的信函怎么可以交给一个新手。”赵小姐赶忙将高小姐家中有事等情况如实告知了总经理。总经理面有愠色，没有言语，低头去看赵小姐拟写的信函，看过后，总经理脸上露出了微笑，他鼓励赵小姐说：“你的文字功底不错，受过专业训练的人就是不一样，一上手就写得有模有样，好好干，以后一定会有好的前途。”于是留下文件，让赵小姐回去了。赵小姐很得意。中午高小姐回来向赵小姐询问有关情况，赵小姐就把全过程说了一遍，还特地提到总经理对自己的夸奖，高小姐嘴上说“干得不错，大有前途，谢谢帮忙”之类的客套话，而下面，赵小姐却发现高小姐对她的帮助似乎并未真正领情，甚至还有疏远提防之意。秘书赵小姐觉得是高小姐为人小气，不够意思。任务要求：根据课堂讨论的情况，每人写出一篇案例点评1．为什么高小姐会有如此的反应？2．赵秘书应如何处理好这件事?3．秘书怎样才能处理好与同事的关系？简答题(40分)1.高小姐的态度并非“小气”，而是权责边界被打破后的安全感缺失，具体可从三方面分析：其一，权责与汇报流程错位。高小姐作为主管秘书是任务直接责任人，即便临时托付，也应保留汇报主导权。但赵小姐向总经理送文件时，全盘透露高小姐家事，未明确“受委托代办”，客观造成“高小姐擅离职守”的观感，可能让其面临隐性问责风险。其二，职场竞争的心理防御。专业性是秘书核心价值，赵小姐获总经理直接夸奖，易让高小姐产生“岗位价值受威胁”的危机感。尤其在高小姐因家事分心、未能亲力亲为的节点，这种夸奖更易引发防御心理，导致疏远。其三，沟通缺乏尊重。赵小姐向高小姐复命时，侧重炫耀总经理夸奖，未先关切其家人情况，也未肯定高小姐的指导作用。这种自我中心的方式，让高小姐感觉“成果被抢”，而非“被帮助”，自然难以领情。2.赵小姐的核心问题是“重任务、轻流程与关系”，正确处理需遵循“权责清晰、尊重上级、补位不越位”原则，分四步优化：第一步，规范汇报流程。面对总经理询问，应明确权责：“高小姐家中突发急事，临时委托我完成信函，她已交代核心立场，文件现送来审阅。”家事点到为止，避免高小姐陷入被动。第二步，主动让功。获总经理夸奖时，应归功于高小姐：“谢谢认可，主要是高小姐交代清楚核心要求，我只是按指导完成，后续还需向她多学习。”既不否定自身，也维护上级权威，规避猜忌。第三步，关切优先复命。高小姐回来后，先问家人情况：“您家人还好吗？希望没大事。”再简洁复命：“您委托的信函已送达总经理室，无修改意见。”提及夸奖时弱化自身：“总经理还说，幸好您立场交代明确，才顺利完成。”第四步，强化辅助定位。高小姐未提及则不炫耀，若询问则强调：“当时情况紧急，幸好没耽误工作，后续有需要我再搭把手。”以低姿态消解其戒备。3.秘书需与各层级同事协作，处理关系关键在“明确边界、尊重差异、主动协作、换位思考”，具体为四点：第一，坚守权责，补位不越位。明确岗位职责，临时受托后及时向委托人复命，由其主导向上汇报。避免越级对接，不暴露同事工作失误，坚守“辅助者”定位。第二，掌握技巧，尊重为先。与同事沟通遵循“先关切、再工作”，向上汇报时客观陈述、为同事“站台”，复命时弱化自身、突出同事价值，避免炫耀引发不适。第三，换位思考，理解立场。体谅同事岗位压力，获上级夸奖时考虑同事感受、主动分享荣誉；同事遇困时优先提供支持，不旁观推责。第四，强化团队，协作共赢。主动分享经验、协助解决问题，学习同事优势、分享自身所长，构建“互助共进”氛围，提升团队效率与自身认可度。形考任务二（10分）要求：1．阅读《女秘书工作——典型的一日》。2．写一篇不少于800字的读后感。秘书典型的一日（案例讨论）秘书所负责任越重，其日常工作越无定规。她必须策划并组织每一件力所能及之事，否则将无法处理突如其来的紧急事项。——美国国家秘书协会会长凯勒女士苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的。作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。她接受要求，详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件，以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念。她的看法几与凯勒女士的前述一席话不约而同。苏珊说：“当我担任速记员的工作时，我的日常工作极易描述，现在我所担负的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言。不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表(我的上司经常作业务旅行)、处理邮件以及各项交办事者。”苏珊的一天工作日志(办公时间从上午9时到下午5时，中间有1小时午餐时间，两次咖啡小憩各15分钟)。8：30抵达办公室。整理仪容，检查办公用品与文具。整理惠特经理办公室及检查麦克经理办公室。8：55检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请惠特经理签名。完成信稿放人签名卷夹中，置于惠特经理案头。(信件宜如此慎重处理，以免他人窥视)9：15拆阅并处理第一批邮件。留下必须由我直接作答的，惠特经理到达办公室，嘱我到他办公室作大约5分钟的口授笔记。迅速整理出即将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期。一旦我担任麦克经理的行政助理后，即将为惠特经理工作。惠特经理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜小姐，以她能协助我工作表示高兴。惠特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替麦克经理做不少事。9：50回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在惠特经理办公室所接听的电话。捡出必须由惠特经理过目的航空信件。无特别紧要待复函件，摘记几项待办事项，俟第二次邮件到来再处理。接听几通电话，其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要与麦克经理直接讲话，他不相信麦克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立即查明，尽快打电话告诉他。10：10决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，并告诉惠特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午以前电话告诉我。捡出必须由惠特经理过目的航空信件。无特别紧要待复函件，摘记几项待办事项，俟第二次邮件到来再处理。接听几通电话，其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要与麦克经理直接讲话，他不相信麦克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立即查明，尽快打电话告诉他。10：10决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，并告诉惠特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午以前电话告诉我。10：20回到办公桌，记下征信所午前会来电话，不然，我应打电话去问。咖啡小憩时间，但已无法分身了。告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室。稍后并告诉她登记月支帐的方法。杜娜小姐回来后，将准备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打、推销员所报费用数字的核实等，一一交待。杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在我面前点清，当她交钱给惠特经理时也将当面点清，这一点很重要。一旦点清无讹，以后再有差错就毋需负责。10：40开始誊清惠特经理口授信件。文书中心来电话说，他们为惠特经理打印推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期在今天完成。我决定无论如何明天一定要做完(我通常皆较实际需要时间提前几天，以防临时赶不及，但我并没有明白告诉他们)。11：10打好数封信函送请惠特经理签名，并影印其中部分信函，我在他办公室时，惠特经理接听一通私人电话，决定提早于3点钟，而不是原定的5点钟动身，因此，我至少必须在2点半左右为他准备好应带的公事包。11：15回到办公桌，打三通电话分别通知同仁，将原定4点钟召开的会议提前到2点钟。惠特经理应带的文件几乎皆已备齐，为了慎重起见再检查一遍，并通知杜娜小姐来作实地见习。征信所来电话，告知客户B先生的帐目详情，既得完整资料，自可回复B先生电话。一面打电话，一面教杜娜小姐留心为惠特经理所准备应带的文件。与B先生通电话，他似乎很满意，将经过记下准备告知麦克经理，并将这种作业程序示知杜娜小姐，当我的上司远行期间，我皆将所有重要电话及访客谈话摘要记录，函件也做札记。惠特经理的公文包已准备妥当，只等最后一份的资料。11：45整理档案并与同仁会议后，开始处理麦克经理的信件，他希望当天能知道来信大致内容。惠特经理提早离开办公室去进午餐，当他经过我的办公室时，交给我一份简短的备忘录。说是回到办公室时再由他签名，我的案头始终准备好一本笔记簿。翻在空白的一页，以备不时之需。将备忘录立即誊正。并置于惠特经理办公室的签字卷夹内。第二批邮件到达，很快地过目一遍，其中有一件需要惠特经理立即注意，从档案中找出有关资料附于来信之后，一并置于惠特经理办公桌上的“速件”卷夹内。12：15正准备在办公桌进食三明治时，接待员通知一位客户要见麦克经理，假如麦克经理此时尚在办公室，照例会留访客进午餐，乃决定请客人到我们的餐厅用膳，巧遇市场调查部门的高先生，乃一并邀他同桌进食，请来客在访客名簿上签名。杜娜小姐通常都在1点正吃午餐，征求她是否能改变计划，暂且照顾一下我的办公桌，留一便条与惠特经理，告知他我去何处。1：15重回办公桌，高先生仍陪着客户并将代为送客。将进餐时与客户谈话要点记下，留供麦克经理参考。并将来客姓名记人访客名单中。杜娜小姐将她接听的电话告诉我，即去进餐。并说在半小时内回办公室。1：30惠特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函，他要我替他的太太办一些私人事情，问他假如我请杜娜小姐替我走一趟，他是否介意?他表示同意。1：40将紧急信件誊正，请惠特经理签名，并以副本一份纳入其公文包中。检查是否有致麦克经理紧迫邮件，其中有一封须并于晨间转寄资料时一并转致，在惠特经理离开后应立刻准备，杜娜小姐餐毕返回办公室。嘱她备妥惠特经理的最后资料。2：00惠特经理的三位同事到达办公室，他嘱我作笔录，杜娜小姐则招呼所有的电话，使我们不致受到于扰。2：20三位同事离去，惠特经理希望尽快将会谈记录誊正，讨论一些其他事项。2：30重回办公桌，请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录，告诉她如果有少数的字看不清不必担心，不妨从头至尾快读一遍，将有疑问的字句圈记出来，一并来问我。将惠特经理的公文包准备妥贴。2：45答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点，她正开始誊正。继续处理第二批来信，并备妥寄给麦克经理的资料。3：00惠特经理离开办公室，他能准时而且诸事齐备地动身，总算松了一口气，继续整理信件。接到麦克经理的长途电话，他将延后两天回来，并嘱转告办公室有关同仁，他已打电报给原先约定会面的某些客户，麦克经理希望立即寄给他某些已打字完成的资料，决定于今晚投邮，我按序检查一遍。3:15察看杜娜小姐誊正我的笔录的进度，已接近完成。告诉她完成后尽可以休息了。打电话给文书中心，是否可派人协助我打字，答案是无人可派，与营业部两位领班(麦克经理也是他们的上司)联系，是否可派来两位打字员，一位说很难帮忙，另一位说3点半之后可能派出两位打字小姐。一切准备妥当，在向她们有所指示之前，首先向两位打字小姐说明所有的资料必须在今晚付邮。如果她们中任何一位必须5点离开，现在就告诉我，以便找人替手。两人都说可以留下。杜娜小姐也完成了初稿，并且协助下一步工作，她愿意不管多晚，一直陪我工作下去，感谢她的这番好意。3：45交代完毕，两位打字员与杜娜小姐以全速进行工作，我把杜娜小姐的初稿复核一遍并作少数更动之后，也参加工作。4：00工作在忙碌中顺利进行。第三批邮件到，其中有两封限时信是给惠特经理的，一封今晚即行转寄，另一封我自己可以处理。4：15接获通知说明两位客人来拜访麦克经理，尽管心里不欢迎这种打扰，但是必须去见他们。正准备去招呼他们时，两位借调来的打字员中有一位告诉我，她不习惯在这种紧迫情形下赶工，要求免除这项工作。我设法安慰她，告诉她尽可能地做，而不要一心想到它是一件紧迫的工作。我要她坐在我的写字台旁边，一方面以电话告诉接待员说，我稍迟几分钟便来，并请她打电话给营业部门的一位领班暂时招呼一下来访的客人。重新安慰打字员，告诉她我了解她的感受，并请她尽可安心工作，不要在心理上受到干扰。假如在她必须离开的时刻而没能做完，我并不责怪她，于是这位打字员重新去打字。我则前往接待室，那位领班正在与一位访客交谈，而我则招呼另外并将他们的来意记录下来，以便转告麦克经理。4：40电话铃响，原来是惠特经理从机场打来的，他忘了一件必要携带的重要包裹，(我不觉自言自语的说：“哦，真糟糕！”)所幸离他起飞时间还早，我希望能赶得及送给他。立即打电话到西联信差服务处，告诉他们时间急迫，他们答应在5点钟之前派人来办公室，将包裹交与接待员，并且告诉她西联公司即将派人来取。4；45一位打字员已完成她的紧急任务，我们一块儿校对后，我问她能否接替杜娜小姐未完的工作。而由杜娜小姐将2点的会议记录用复写纸打字誊清，因为这是密件不能假手于打字员。打电话告诉母亲我会晚一些吃晚饭，?点钟左右才能到家。也关照杜娜小姐及两位打字员打电话回家。5：00接待员来电话，告诉我西联公司的信差已取走了包裹，总算又舒了一口气。两位打字员都已打好了字，我们一起检查一遍，他们在5点25分钟离开办公室。对于她们的全力帮忙面致谢意，并记下来明天早晨第一件事是向她们的主管致谢。5：30办公室只剩下我与杜娜小姐两人，杜娜小姐继续整理会议记录的誊清稿。当她完成后，告诉她处理邮件的程序，并且解释我整天保存麦克经理的封袋的原因。会议笔录原稿将送给惠特经理。当杜娜小姐清理她的写字台，并在她的日历上记下明天待办事项之际，我急速赶办麦克经理交代之事，将其纳入一牛皮纸信封，量过重量之后，贴上足够的邮票，即将投邮。6：15接惠特经理电话，说信差已将包裹送到。杜娜小姐问我还需要帮忙的事，我告诉她通常我喜欢每天做好归档工作，看样子今天只好破例了。我从不让该做的事积压到第二天，因而我把它记在行事历上作为明天紧急待办事项。嘱杜娜小姐共同再检查一遍。尽管时间已晚，我仍然把许多“应办事项”记在行事历上。以便打电话给文书中心有关惠特经理交办之事。苏珊为我们述说这个典型的星期四活动日程时，同时说：“不要以为我每天都加班工作，我并不是每天如此。只是在绝对必要时才这样做，我认为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。”我们问她：“苏珊，你能不能举出两项使你得以从容不迫地忙过这个‘典型’的一天的秘诀?”她略一沉思，接着回答说：“我想第一是我能专心致志，心无旁骛，其次便是自动自发的精神，不管我的雇主是不是催促我，我总是按部就班地做好我该做的工作。”读《女秘书工作——典型的一日》有感美国国家秘书协会会长凯勒女士曾言：“秘书所负责任越重，其日常工作越无定规。她必须策划并组织每一件力所能及之事，否则将无法处理突如其来的紧急事项。”初读这句话时，我对“无定规”与“重责任”的关联尚感模糊，直到通读苏珊小姐典型的一日工作记录，才真切领会到秘书这份职业的复杂性与专业性，也对“职场担当”有了更为具体的认知。苏珊的一天，没有波澜壮阔的壮举，却在密密麻麻的事务堆砌中，勾勒出一位优秀秘书的职业画像，让我深受触动与启发。苏珊的工作日常，是“繁杂”与“有序”的完美交织，彰显了周密规划与灵活应变的核心素养。从清晨8:30抵达办公室整理仪容、检查办公用品，到提前誊清信件供经理签名；从拆阅处理多批邮件，到协调两位经理的日程与事务；从应对盛怒客户的投诉，到临时处理经理提前动身的突发情况，每一项任务都环环相扣，容不得半点疏漏。最令人印象深刻的是，当惠特经理突然决定将动身时间从5点提前到3点时，苏珊不仅迅速调整计划，提前准备好公文包，还及时通知相关同仁将会议提前，全程从容不迫、有条不紊。更难能可贵的是，她始终保持未雨绸缪的意识——提前几天准备文件以防临时赶不及，将重要电话和访客谈话摘要记录在册，这些细节正是她能在繁杂事务中掌控节奏的关键。这让我明白，优秀的秘书从来不是被动的“任务执行者”，而是主动的“秩序构建者”，唯有将规划融入每一个细节，才能在突发状况面前游刃有余。苏珊的工作态度，是“专注”与“主动”的高度统一，诠释了职业精神的深刻内涵。面对一天中接踵而至的任务——听写口授、誊清文件、安排会见、接听电话、指导新人、处理跨部门协调等，苏珊始终做到专心致志、心无旁骛。当被借调的打字员因紧迫赶工而心生退缩时，她没有急躁催促，而是耐心安慰、巧妙疏导，既稳定了对方情绪，也保障了工作进度；当麦克经理长途电话告知延后返程并急需寄送资料时，她立刻调整工作优先级，协调人手确保资料当晚投邮；即便加班到6点以后，她仍坚持检查工作、记录待办事项，绝不将问题遗留到第二天。正如她自己所说，支撑她从容应对的两大秘诀，一是专心致志，二是自动自发。这种不待雇主催促、主动履职尽责的态度，正是职业精神的核心要义。在当今职场中，许多人往往纠结于岗位的权责边界，却忽略了主动担当的价值，而苏珊用实际行动证明，真正的优秀，在于主动将工作做到极致，在于把“分内事”做扎实、“分外事”扛起来。通读苏珊的一日工作记录，我更深刻地理解了秘书职业的“桥梁”价值与“枢纽”意义。秘书身处职场的核心节点，既是上司的“左右手”，负责统筹协调、上传下达；也是公司与客户的“连接者”，承担着维护关系、传递价值的职责。苏珊在餐厅接待来访客户时，主动邀请相关部门同事作陪，既尽到了接待礼仪，也为后续工作搭建了沟通桥梁；她将与客户的谈话要点详细记录供经理参考，确保了信息传递的准确性与完整性；她悉心指导杜娜小姐熟悉工作流程，从文件处理到账目登记一一叮嘱，不仅保障了自己休假期间工作的连续性，也体现了团队协作的意识。这些细节让我认识到，秘书工作看似琐碎，却直接影响着团队的运转效率与公司的对外形象，每一份细致的付出，都是推动组织高效运行的重要力量。读完这篇案例，凯勒女士的话再次在我脑海中回响。苏珊的一日工作，正是对“无定规中的责任担当”最生动的诠释。她没有惊天动地的业绩，却在平凡的岗位上，用规划彰显专业，用主动诠释担当，用细节书写优秀。这不仅为有志于从事秘书工作的人提供了清晰的职业指引，也为每一位职场人带来了深刻的启示：无论身处何种岗位，只要保持专注主动的态度、养成周密规划的习惯、秉持精益求精的追求，就能在繁杂中见真章，在细微处显担当，实现自己的职业价值。在今后的学习与工作中，我将以苏珊为榜样，从细节做起，主动担当，用心做好每一件事，在平凡的岗位上书写不平凡的坚守。形考任务三（10分）简答题（每题20分）1.公文运转终结处理包括哪些环节？简答题(20分)公文运转终结处理包括4个环节：（1）公文的收集；（2）公文的清退；（3）公文的保存；（4）公文的销毁。2.什么是会议？会议有哪些要素？简答题(20分)会议的定义：会议是指有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、协调行动、解决问题的一种集体活动方式。它是人们为了实现特定目标，通过一定的组织形式，将相关人员聚集在一起，围绕特定主题进行交流、讨论和决策的活动。会议的要素：组织者、与会者、主题、议程、时间、地点、成果。3.控制会议经费有哪些方法？简答题(20分)详细规划经费项目，合理确定会议规模和标准，进行市场调研和比价，严格执行预算，优化会议流程和安排，节约使用物资和能源，费用审核，总结经验教训，建立反馈机制。4.秘书如何做好会议的值班和协调工作？简答题(20分)提前安排值班人员，做好值班准备，坚守岗位，认真履行职责，做好值班记录。（1）会议协调是指会议组织者受上级领导者的委托，通过各种方式、手段、妥善地协调，处理各种关系、矛盾和纠纷，其目的是保证会议的胜利召开，顺利进行和圆满结束。会议的协调工作包括会议内部协调和外部协调两方面。（2）内部协调。中大型会议需要组建筹备机构，主要有会务组、秘书组、接待组等。内部协调主要是各组人员分工是否明确，是否能熟知本人岗位职责，同时又能互相协调配合工作。中大型会议还需与当地的政府部门和社区等搞好协调。（3）外部协调，会议的协调还涉及到主办方和承办方的关系协调、主办方和参会单位及人员的协调、与当地政府、媒体和友邻单位的协调、与交通、供电、供水等部门的协调。因此，会议的管理和服务人员要做到十个方面的工作。5.会议结束后要进行总结，请简要说明会议总结的内容与要求。简答题(20分)（1）会议总结的内容有三部分组成：会议概况、会议精神概括、结尾。（2）会议总结的要求主要有三个方面：第一，逐条检查，全面评价；第二，总结要将客观标准和主观标准相结合；第三，总结经验、激励下属。形考任务四（10分）根据下面的背景材料，以及教材第六章第四节“新闻发布会的组织与服务”的内容，完成下列任务：1．请写出此次新闻发布会的筹备方案。2．请列出该汽车城新闻发布会的程序。说明：可以组成小组共同讨论完成，也可个人独立完成。关于宏愿汽车城新闻发布会的背景材料宏愿汽车城坐落在B市新经济开发区。该汽车城总投资10亿元，总建筑面积30万平方米，是B市最大的汽车城。为了进一步打响宏愿汽车城的品牌，宏愿汽车城定于2007年12月25日在京都大酒店举办新闻发布会，向社会介绍宏愿汽车城的建设情况，届时到会的有市里主管工业的领导、各大汽车生产厂商、社会知名人士、汽车城业主代表等。在新闻发布会上，宏愿汽车城的张总经理将介绍了宏愿汽车城的筹备与建设情况以及今后的经营规划，公关部经理刘冰经理将向与会人员介绍汽车城开幕式的筹备情况，B市程副市长莅临到会祝贺，他对宏愿汽车城所取得的成就充分地予以肯定，汽车城的首席设计师和建设工程城建单位的代表将介绍汽车城的设计和建设情况。新闻发布会上，记者提问十分活跃，就汽车城领导人和前景发展进行了采访。本次新闻发布会，由宏愿汽车城行政部经理万红主持。一、宏愿汽车城新闻发布会筹备方案（一）筹备目标通过本次发布会，全面介绍宏愿汽车城建设、经营规划及开幕式筹备情况，提升品牌知名度与影响力，加强与政府、厂商、业主及媒体的沟通，为后续运营奠定基础。（二）筹备时间节点发布会时间：2007年12月25日；筹备启动时间：不晚于2007年11月20日。时间节点：11.20-11.25：成立筹备组、明确职责、细化方案；11.26-12.05：确认场地、邀请嘉宾媒体、撰写发言材料；12.06-12.15：制作物料、调试设备、培训人员、确认嘉宾行程；12.16-12.24：全面检查、召开协调会；12.25：现场执行保障。（三）筹备小组及职责分工成立筹备工作小组，由公司高层任组长，各部门负责人为成员，分工如下：1.总协调组（行政部牵头，负责人万红）：统筹协调、应对突发、把控现场及主持；2.嘉宾与媒体组（公关部牵头，负责人刘冰）：梳理邀请名单、对接嘉宾媒体、现场接待及礼品发放；3.材料撰写组（总经办牵头）：撰写各类发言稿、准备背景资料及问答手册；4.场地与物料组（行政部+后勤）：确认场地、规划布置、制作采购物料；5.技术保障组：租赁调试设备、现场记录；6.后勤保障组：餐饮交通安排、茶水供应、医疗应急及场地清理。（四）场地与布置筹备1.场地确认：敲定京都大酒店，签订合同明确权责；2.场地布置：简洁大气突出品牌，设背景板（含名称、LOGO、主题等）、嘉宾区、媒体区、签到区，配备专业设备及指示牌，引导有序就座。（五）嘉宾与媒体邀请1.嘉宾邀请：梳理名单，提前15-20天发邀请函，跟进确认参会情况，重点对接程副市长参会及贺词事宜；2.媒体邀请：筛选主流及行业媒体，提前10-15天邀请，确认后提供基础资料供记者参考。（六）发言材料与宣传物料筹备1.发言材料：撰写张总经理、刘冰经理、程副市长、设计师及建设单位代表发言稿，准备问答手册，经审核确保准确简洁；2.宣传物料：设计制作宣传手册、邀请函、姓名牌等，统一风格突出品牌。（七）技术保障与人员培训1.技术保障：租赁调试设备，准备备用设备，安排专人全程维护；2.人员培训：培训工作人员及礼仪，重点培训主持人及发言嘉宾，熟悉流程并演练。（八）后勤保障与应急准备1.后勤保障：安排餐饮交通，准备茶水及医疗应急物资；2.应急准备：制定突发情况处置方案，成立应急组，应对嘉宾缺席、设备故障等问题。二、宏愿汽车城新闻发布会程序时间：2007年12月25日（10:00-11:30）；地点：京都大酒店；主持人：万红（行政部经理）1.签到入场（9:30-10:00）：嘉宾媒体签到领物料，礼仪引导就座，现场播放宣传视频或背景音乐。2.正式开场（10:00-10:05）：主持人致开场词，介绍主题、议程及到场嘉宾。3.领导致辞（10:05-10:15）：程副市长致辞，肯定建设成就，阐述项目意义，表达政府支持。1.-张总经理介绍建设情况及经营规划；-刘冰经理介绍开幕式筹备情况；-设计师及建设单位代表分别介绍设计理念与建设亮点。2.项目介绍（10:15-10:45）：3.记者提问（10:45-11:20）：主持人说明规则，记者提问，相关人员针对性解答，把控节奏确保有序。4.总结收尾（11:20-11:25）：主持人总结内容，致谢并宣布发布会结束。5.自由交流与茶歇（11:25-11:30）：安排茶歇，方便嘉宾媒体与工作人员交流。形考任务五（50分）一、判断题（每题2分，10题，共20分）1.国外“秘书”的概念，形成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物。（）判断题(2分)A.对B.错2.秘书主要从事办公室及业务部门的程序性和领导性工作。（）判断题(2分)A.对B.错3.个人因素是影响人际交往的因素之一。个人因素包括容貌仪表因素、文化因素等。（）判断题(2分)A.对B.错4.从礼仪上讲，拜访者迟到或早到都是严重的无礼。（）判断题(2分)A.对B.错5.秘书工作的主要构成要素是“办公”、“办会”、“办事”。（）判断题(2分)A.对B.错6.秘书工作具有从属性、中介性、综合性、机要性等特点。（）判断题(2分)A.对B.错7.有一些话题不应在公共场合和社交场合谈论，比如年龄、家庭住址和婚姻状况。（）判断题(2分)A.对B.错8.会谈是指有关方面就一些小问题交换意见。（）判断题(2分)A.对B.错9.国际会议在我国举行时只能摆放中国国旗，不能摆放外国国旗。（）判断题(2分)A.对B.错10.办公室的布局应使环境方便工作者而非工作者方便环境。（）判断题(2分)A.对B.错二、单项选择题（每题2分，20题，共40分）11.在我国，“秘书”一词最早出现在:（）单选题(2分)A.汉朝B.唐朝C.元朝D.明朝12.在正式场合，男性西装着装的“三一”原则是指：（)单选题(2分)A.西装、皮鞋、皮包的颜色一致B.皮包、皮带、西装的颜色一致C.西装、皮带、皮鞋的颜色一致D.皮包、皮带、皮鞋的颜色一致13.下列哪一项不符合女秘书在工作场所的着装原则：（）单选题(2分)A.穿西服套裙B.不穿过于暴露的服装C.陪同领导出席正式场合，着装要时髦高调D.陪同领导出席正式场合，着装要朴素低调14.“社交注视”的含义是：（）单选题(2分)A.目光注视对方双眼到前额的部位B.目光注视对方双眼到下额的部位C.目光注视对方双眼到胸的部位D.目光注视对方双眼到脚的部位15.秘书正在通话时，如电话突然中断,他应怎样做？（）单选题(2分)A.接听一方应打给对方B.打入一方应再次打入C.打入一方应等对方打进D.接听一方和打入一方均可重新拨打电话16.从行文方向看，“批复”属于：（）单选题(2分)A.上行文B.下行文C.平行文D.行文方向不固定的文种17.在会议组织中，秘书一般不做下列哪种工作：（）单选题(2分)A.负责做报告B.负责拟定会议议程C.负责安排会议代表食宿D.负责签到18.在握手时，以下哪种方法不正确:（）单选题(2分)A.握手时应注视对方的眼睛。B.在需要握手的人较多的情况下，与第一个人握手时，眼睛可以看第二个人。C.职位高者先伸手表示出握手的意思，职位低者应马上伸手相握。D.如果女性穿着礼服并带着与之配套的手套，握手时可不必摘手套。19.秘书在打电话时，要注意礼仪，以下哪一项不符合常用电话礼仪：（）单选题(2分)A.称呼对方要加头衔B.要迅速接听电话C.公务电话可以在任意时间打D.语言简洁，不占用对方过多时间20.秘书接到了一个投诉电话，他的正确作法是：（）单选题(2分)A.要立刻和对方争辩，不给对方发泄怒火的机会B.要立刻和对方争辩，阐明自己的理由C.告诉对方会在一定的时间内调查处理D.告诉对方会调查处理，但时间不确定21.秘书应注意语言谈吐的艺术，以下哪一项是正确的做法:（）单选题(2分)A.经常打断对方谈话B.不常使用礼貌用语C.在公务活动中，直呼对方姓名D.初次见面谈论轻松愉快的主题22.以下哪一项不属于涉外商务交往原则:()单选题(2分)A.精通外语B.女士优先C.入乡随俗D.不卑不亢23.收发文的基本原则不包括：（）单选题(2分)A.准确B.简便C.及时D.保密24.秘书对接到的