某跑步俱乐部行政办公管理规定

某跑步俱乐部行政办公管理规定第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）行政办公管理流程，提升工作效率与服务质量，保障俱乐部各项业务有序开展，结合俱乐部实际运营需求，制定本规定。第二条本规定适用于俱乐部全体工作人员（含专职、兼职及实习生）、合作单位派驻人员，以及涉及行政办公事务的第三方协作机构。第三条行政办公管理遵循以下原则：（一）制度化原则：以明确的制度规范为依据，确保管理流程标准化、可追溯；（二）效率优先原则：优化审批与执行环节，减少冗余程序，提升资源配置效率；（三）服务导向原则：行政工作以支持会员服务、活动开展为核心目标，强化后勤保障职能；（四）安全规范原则：严格遵守国家法律法规及俱乐部保密要求，保障信息、物资与环境安全。第二章行政组织架构与职责第四条俱乐部设立行政部，作为统筹行政办公管理的核心部门，直接向俱乐部管理层汇报，主要职责包括：（一）统筹协调：负责俱乐部内部跨部门工作衔接，落实管理层决策部署；（二）制度建设：制定、修订并监督执行行政办公相关制度，定期评估制度有效性；（三）后勤保障：管理办公场地、设备、物资，保障日常运转及活动执行需求；（四）档案管理：规范文件收发文流程，统筹会员信息、活动资料等档案的归档与保管；（五）监督执行：对各部门行政制度执行情况进行检查，提出整改建议并跟踪落实。第五条行政部岗位设置及职责：（一）行政主管：全面负责行政部工作，制定年度行政计划，审批重大事项，协调跨部门协作；（二）行政专员：具体执行考勤管理、物资采购、会议组织、办公环境维护等日常事务；（三）档案管理员：负责文件分类、归档、借阅及电子档案管理，确保档案完整性与安全性；（四）后勤协调员：对接物业、设备供应商等外部资源，处理办公场地维修、活动物资运输等事务。第三章日常办公管理第一节考勤管理第六条俱乐部实行标准工时制，工作日工作时间为9:00-17:30（含12:00-13:30午休），周末及法定节假日按国家规定执行；活动筹备、赛事保障等特殊时期可调整弹性工作时间，需提前报行政部备案。第七条考勤采用“电子打卡+人工登记”双轨制：（一）全体人员需通过俱乐部指定考勤系统（如钉钉、企业微信）每日上下班打卡，漏打卡需当日提交补卡申请并附情况说明，经直属上级审批后生效；（二）因外出办公（如会员调研、活动场地勘察）无法打卡的，需提前在考勤系统填写《外出登记表》，注明时间、地点及事由，经直属上级审批；（三）行政部每月5日前汇总上月考勤数据，形成《考勤统计表》，经行政主管审核后提交财务部作为薪资核算依据。第八条请假管理：（一）请假类型包括事假、病假、婚假、产假（陪产假）、丧假等，均需通过考勤系统提交《请假申请表》；（二）请假1个工作日（含）以内的，由直属上级审批；请假1-3个工作日（含）的，需直属上级及行政主管审批；请假3个工作日以上的，需经管理层审批；（三）病假需提供二级及以上医院出具的诊断证明（急诊可事后补交）；（四）未提前申请或未获批准擅自缺勤的，按旷工处理，旷工1日扣除当日薪资及全勤奖，累计旷工3日以上（含）的，按《员工手册》相关条款处理。第二节办公环境管理第九条办公区域（含前台、会议室、资料室、休息区）需保持整洁有序，物品摆放遵循“定置管理”原则：（一）个人办公位：文件、文具需分类入柜/入盒，电脑、水杯等常用物品需归位，禁止堆放私人物品（如外卖餐盒、闲置衣物）；（二）公共区域：会议室桌椅使用后需复位，白板、投影仪等设备关闭电源；休息区沙发、茶几需每日清洁，垃圾及时清理；（三）行政部每周五组织卫生检查，评分结果与部门/个人绩效考核挂钩。第十条办公环境需融入跑步文化元素，营造积极向上的团队氛围：（一）公共区域设置“跑步荣誉墙”，展示俱乐部赛事获奖、会员突破记录等照片及证书；（二）休息区配备运动书籍、训练手册及会员活动影集，供员工及来访会员翻阅；（三）办公区绿植需定期养护，重点区域（如前台、走廊）可摆放俱乐部LOGO标识或跑步主题装饰画。第三节办公设备与通讯管理第十一条办公设备（电脑、打印机、投影仪、碎纸机等）实行“专人保管、责任到人”制度：（一）新入职员工需填写《办公设备领用表》，经行政部登记后领取设备，离职时需完整归还；（二）设备故障需及时报后勤协调员，由指定供应商维修，禁止自行拆卸或委托非授权方维修；（三）打印机实行“双面打印+限额管理”，普通文件默认双面打印，特殊需求需经直属上级审批；每月打印量超限额的部门需提交《超量使用说明》。第十二条通讯管理规范：（一）内部沟通：优先使用俱乐部OA系统、工作群（如企业微信群）传递工作信息，重要通知需通过OA系统同步邮件；（二）外部联系：与会员、合作方沟通时需使用规范用语（如“您好，某跑步俱乐部XX为您服务”），涉及会员隐私的信息需严格保密；（三）工作群管理：行政部负责工作群成员审核，禁止无关人员入群；群内仅限发布工作相关内容，禁止传播广告、谣言或负面言论。第四章文件与档案管理第一节文件管理第十三条文件分类：（一）制度类：俱乐部章程、行政办公制度、会员管理办法等规范性文件；（二）会员类：会员登记表、入会协议、活动参与记录、投诉建议等；（三）活动类：赛事/训练活动方案、执行细则、预算表、总结报告等；（四）财务类：行政费用报销单、物资采购合同、固定资产台账等；（五）其他类：上级单位来文、合作协议、法律文书等。第十四条收文与发文流程：（一）收文：外部来文（如政府文件、合作方公函）由前台签收后转交档案管理员，登记《收文登记表》（含文件标题、文号、密级、接收时间），并按内容分类呈送相关部门；（二）发文：内部文件需经起草部门负责人审核、行政主管复核、管理层审批后，由档案管理员编号、排版并印发，同时同步电子版本至OA系统；（三）密级文件（如会员信息、未公开活动方案）需标注“机密”或“秘密”，仅限指定人员查阅，阅后及时归档。第二节档案管理第十五条档案归档要求：（一）纸质档案：文件办理完毕后10个工作日内完成归档，按“年度-类别-保管期限”分类装订，标签注明档案名称、日期、责任人；（二）电子档案：通过OA系统自动归档，重要文件（如会员信息）需同步备份至俱乐部专用云盘，备份频率为每周1次；（三）会员档案需单独管理，包含纸质版（入会资料）与电子版（活动记录、健康数据），未经会员本人书面授权，禁止向第三方提供。第十六条档案查阅与借阅：（一）内部查阅：查阅非密级档案需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批；查阅密级档案需经行政主管审批；（二）外部借阅：合作单位需查阅档案的，需提供单位公函及经办人身份证复印件，经管理层审批后，在档案管理员监督下现场查阅，禁止外带；（三）档案借阅期限最长为7个工作日，逾期未归还的，档案管理员需督促归还，造成丢失或损坏的，按《档案管理责任追究办法》处理。第五章会议管理第十七条会议类型及频次：（一）周例会：每周一上午召开，由行政主管主持，各部门汇报上周工作进展及本周计划，时间不超过1小时；（二）月总结会：每月最后一个工作日召开，管理层出席，总结月度运营数据（会员增长、活动参与率、满意度等），部署下月重点工作，时间不超过2小时；（三）专题会：针对重大活动筹备、制度修订等专项任务召开，由相关部门负责人提议，行政部协调时间及场地，时间根据议题确定；（四）临时会：因突发事项（如赛事延期、会员重大投诉）需紧急讨论的，由提议人提前30分钟通知参会人员，简化议程。第十八条会议组织流程：（一）会前准备：1.议题征集：周例会、月总结会需提前3个工作日收集议题，经行政主管审核后确定；专题会需提前2个工作日提交议题说明及相关材料；2.通知发放：通过OA系统发送会议通知（含时间、地点、议题、参会人员），重要会议需电话确认参会人员；3.场地布置：后勤协调员提前30分钟布置会场（调试设备、摆放座签、准备纸笔），会议桌中央摆放俱乐部LOGO标识。（二）会中管理：1.签到：参会人员需提前5分钟到场签到，迟到15分钟以上（含）视为缺席；2.记录：行政专员负责会议记录，重点记录决议事项、责任部门及完成时限，记录需经主持人签字确认；3.纪律：会议期间关闭手机或调至静音，禁止交头接耳、处理与会议无关事务。（三）会后落实：1.纪要印发：会议结束后24小时内，行政专员整理《会议纪要》，经行政主管审核后通过OA系统下发；2.督办跟进：行政部负责跟踪决议事项进展，每周汇总《督办情况表》，未按时完成的需提交书面说明；3.资料归档：会议通知、记录、纪要等材料需在3个工作日内交档案管理员归档。第六章物资管理第十九条物资分类：（一）日常物资：办公文具（笔、纸张、文件夹）、劳保用品（口罩、消毒液）等低值易耗品；（二）固定资产：办公设备（电脑、打印机）、活动物资（计时器、急救包）、宣传物料（横幅、海报架）等单价超2000元或使用年限超1年的物品；（三）其他物资：临时采购的活动奖品、会员纪念品等。第二十条物资采购：（一）日常物资：各部门每月25日前提交《月度物资需求表》，行政部汇总后统一采购，优先选择长期合作供应商，确保质量与价格优势；（二）固定资产：需提交《固定资产采购申请》，注明用途、型号、预算，经行政主管审核、管理层审批后采购；（三）临时采购：因紧急需求（如活动临时增加物料）需采购的，需填写《临时采购单》，经直属上级审批后执行，单次采购金额超5000元的需报管理层备案。第二十一条物资入库与领用：（一）入库：物资到货后，后勤协调员需核对数量、规格，验收合格后填写《入库登记表》，固定资产需登记《固定资产台账》（含名称、型号、存放地点、责任人）；（二）领用：1.日常物资：领用人填写《物资领用表》，经部门负责人审批后领取，原则上每人每月限领1次；2.固定资产：领用人需签订《固定资产使用责任书》，明确保管责任，离职时需归还；3.活动物资：活动负责人提前3个工作日提交《活动物资领用清单》，活动结束后2个工作日内归还，损坏或丢失的需按价赔偿。第二十二条物资盘点与处置：（一）盘点：行政部每季度末组织物资盘点，核对台账与实物，形成《盘点报告》，差异率超5%的需查明原因并追责；（二）处置：闲置或报废物资需提交《物资处置申请》，经管理层审批后，固定资产通过公开拍卖或捐赠处理，低值易耗品由后勤协调员统一销毁，处置收入需全额交财务部。第七章信息与宣传管理第二十三条内部信息平台管理：（一）俱乐部设立公告栏（办公区显眼位置）、会员服务APP、内部邮箱作为信息发布渠道，行政部负责内容审核与更新；（二）公告栏需每日检查，及时撤下过期信息；APP“俱乐部动态”板块需每周更新（如活动预告、会员故事）；内部邮箱需设置自动分类标签，重要邮件需在24小时内回复。第二十四条外部宣传管理：（一）俱乐部官方微信公众号、微博、抖音号由行政部统筹运营，内容需经行政主管审核后发布，重点宣传会员活动、训练知识、赛事成果等正能量内容；（二）与媒体（如跑步类杂志、体育电视台）合作发布新闻稿的，需提前提交《宣传方案》，明确发布平台、内容要点及预算，经管理层审批后执行；（三）禁止工作人员以俱乐部名义在个人社交账号发布未经审核的信息，违者按《员工奖惩制度》处理。第二十五条舆情应对：（一）行政部需每日监测网络平台（如社交媒体、论坛）关于俱乐部的评论，发现负面舆情（如会员投诉、不实报道）需立即上报管理层；（二）轻微舆情（单条评论或转发量＜100）由行政部联系当事人沟通解决；重大舆情（转发量≥100或涉及法律纠纷）需成立专项小组，24小时内发布官方回应，主动澄清事实。第八章监督与考核第二十六条监督机制：（一）行政部负责日常监督，每月抽取10%的行政事务（如考勤记录、文件归档、物资领用）进行抽查，形成《监督检查报告》；（二）俱乐部设立纪检小组（由管理层、会员代表组成），每季度对行政部工作进行专项督查，重点检查制度执行合规性、会员服务满意度；（三）全体工作人员及会员可通过“意见箱”（办公区）或“投诉热线”反馈行政服务问题，行政部需在5个工作日内回复处理结果。第二十七条考核与奖惩：（一）行政部工作人员考核纳入俱乐部年度绩效考核体系，考核指标包括制度执行率（30%）、工作效率（40%）、会员满意度（30%）；（二）考核结果分为优秀（9