财务报销流程及审批制度规范

财务报销流程及审批制度规范为规范公司财务报销行为，加强费用管控、保障资金使用安全与效率，依据《企业会计准则》《内部会计控制规范》及公司实际运营需求，特制定本规范，适用于全体员工及各业务部门的费用报销事项。一、报销流程规范（一）报销申请发起员工需在费用发生后3个工作日内（特殊情况需提前报备并说明原因），整理并提交报销申请：填写《费用报销单》，注明费用发生时间、事由、金额、对应项目（或部门）等信息；按要求粘贴原始凭证：发票、收据（仅限无票支出且符合公司规定的情形）需合法合规，内容完整（含开票日期、金额、项目名称、开票方信息等）、字迹清晰、无涂改，且加盖开票方有效印章；凭证采用“鱼鳞式”粘贴法，从右至左、从上至下依次粘贴在附件粘贴单上，确保平整、不折叠。（二）单据初审与提交1.部门初审：部门负责人（或授权审核人）对报销事项的真实性、合理性初审，确认费用与业务关联、金额与实际一致后，签字提交财务部门；2.财务预审：财务人员审核单据合规性（票据合法性、填写规范性、粘贴完整性等），若存在问题，及时反馈报销人补充或修正，预审通过后进入正式审批流程。（三）分级审批流程根据报销金额及事项性质，实行分级审批：费用类型单笔金额范围审批层级--------------------------------------------------------------------------------------------------------------常规费用≤500元部门负责人审批→财务经理审批常规费用____元部门负责人审批→财务经理审核→分管副总审批常规费用＞2000元部门负责人审批→财务经理审核→分管副总复核→总经理审批专项费用（如项目采购等）需额外提交《专项费用申请单》（事前审批），报销时附审批单及执行材料，审批层级同常规费用，单笔≥5000元需总经理终审（四）款项支付与入账支付方式：原则上通过银行转账支付，对公支出直接支付至合作方对公账户；对私报销支付至报销人本人备案银行卡，禁止现金支付（特殊场景需提前申请）；支付时效：审批完成后2个工作日内完成支付（遇节假日顺延），同步完成账务处理，生成报销凭证供查询。二、审批制度核心要求（一）审批权限与责任各层级审批人需严格履行“谁审批、谁负责”原则：部门负责人：对业务真实性、必要性负责，确保费用符合部门预算及业务逻辑；财务人员：对单据合规性、资金支付合规性负责，审核票据合法性、流程完整性；分管领导/总经理：对费用合理性、整体预算把控负责，重点审核大额、专项费用的战略匹配性。（二）审批原则1.合规性：报销事项需符合国家法规、公司制度及税务要求，严禁虚报、冒领、套取资金；2.真实性：费用发生需真实存在，凭证与事项一一对应，禁止虚构业务或拆分金额逃避审批；3.效益性：大额费用需体现成本效益，专项费用需附投入产出分析（或事前说明），确保资金使用效率。（三）审批回避机制若报销事项涉及审批人本人或其利益关联方（如亲属、合作方），审批人需主动回避，由上一级审批人或指定替代人审批，确保流程公平公正。三、特殊场景报销处理（一）紧急报销因突发业务（如抢险、紧急采购）需紧急报销的，可先电话请示上级，事后2个工作日内补全审批流程及凭证。紧急报销金额≤1000元的，由部门负责人及财务经理双签后先行支付，后续完善手续。（二）异地/线上报销异地员工或因疫情等原因无法现场提交单据的，可通过公司OA系统提交电子单据（确保凭证清晰可辨），经线上审批后，将纸质凭证邮寄至财务部门存档（邮寄费用由公司承担，需附邮寄凭证）。（三）跨期报销原则上禁止跨年度报销，当年费用需在次年1月31日前完成报销；因特殊原因需跨期的，需提交书面说明，经部门负责人及财务总监审批后方可受理。四、监督与责任追究（一）内部监督机制财务自查：每月对报销单据抽样检查，重点核查大额、高频事项，形成《报销合规性报告》；审计监督：每季度开展专项审计，对流程、审批合规性、资金效益全面检查，发现问题及时通报整改。（二）违规处理措施单据问题：虚假凭证、恶意涂改单据的，追回已支付款项，对责任人处以报销金额5%的罚款（最低200元），取消当年评优资格；审批失职：未履行审核职责导致违规报销的，视情节给予警告、降职或扣发绩效奖金，造成损失的需承担赔偿责任；流程违规：无审批或越级审批的报销，财务部门拒付，相关费用由责任人自行承担，追究经办人及审批人管理责任。五、附则1.本制度自发布之日起施行