电子签名管理规程范本

电子签名管理规程范本一、目的为规范电子签名的全生命周期管理，保障电子文档签署的法律效力、安全性与可追溯性，依据《中华人民共和国电子签名法》《电子认证服务管理办法》及企业数字化管理要求，结合实际业务场景制定本规程。二、适用范围本规程适用于[单位名称]及所属机构在内部运营、对外合作中涉及的电子签名生成、使用、存储、销毁等全流程管理，涵盖但不限于电子合同、审批文件、业务单据、合规报告等电子文档的签署场景。三、职责分工（一）信息管理部门负责电子签名系统的技术架构搭建、安全维护，保障系统稳定运行；管理电子签名密钥的生成、加密存储及定期更新，确保密钥安全可控；对接第三方CA机构（电子认证服务机构），完成数字证书的申请、续期、注销等操作。（二）法务合规部门审核电子签名应用的合法性，确保签署场景、流程符合《电子签名法》及行业监管要求；对电子签名相关法律纠纷、风险事件进行评估与处置，提供合规指导。（三）行政综合部门统筹电子签名的日常管理，包括用户权限分配、申请审批流程执行；登记、发放电子签名载体（如数字证书、签名印章模板），建立管理台账；组织电子签名安全培训与合规宣导。（四）业务使用部门根据业务需求提交电子签名使用申请，严格按规程操作电子签名；妥善保管个人签名密钥或授权凭证，及时反馈使用中发现的异常问题；配合完成电子签名文档的归档、调阅等管理工作。四、管理流程（一）申请与审批1.个人用户申请：需提交《电子签名使用申请表》，注明使用场景、文档类型，经部门负责人初审、行政部门复核后，由信息部门开通签名权限。2.系统/机构对接申请：业务系统需接入电子签名功能时，由系统负责人提交《对接需求书》（附系统安全评估报告），经法务、信息部门联合审核，分管领导审批后实施对接。（二）制作与发放1.签名样式规范：个人电子签名应与本人手写签名/印章样式一致；机构电子印章需符合公章管理规范（如包含单位名称、法定代表人姓名等要素），由行政部门统一设计、备案后，交信息部门嵌入签名系统。2.密钥与证书管理：信息部门采用国密算法（如SM2）生成公私钥对，私钥由用户端加密存储（支持硬件加密或动态密码保护），公钥同步至CA机构申请数字证书；证书有效期内每[X]年更新，更新流程同首次申请。（三）使用与维护1.签名操作规范：用户登录系统后，在待签署文档指定区域点击“签名”按钮，系统自动调用密钥完成签名，同时生成包含签名时间、IP地址、文档哈希值的签录日志。2.权限与追溯管理：行政部门按“最小必要”原则分配签名权限，禁止越权签署；业务系统对接时，需通过API接口校验用户身份（如手机号+验证码、U盾认证），确保签名行为可追溯。3.异常处理机制：发现签名被冒用、文档篡改时，使用部门应立即冻结签名权限，提交《异常报告》至信息、法务部门；联合开展溯源调查，根据调查结果重新签发签名或追究责任。（四）存储与备份1.签名文档存储：电子签名文档需存储于加密服务器，按业务类型分类归档，保存期限不短于纸质文档法定保存期；重要文档需异地备份（如云端/离线存储），备份频率不低于每周一次。2.签录日志管理：签录日志独立存储，与签名文档关联绑定，日志内容不可篡改，保存期限同文档，便于审计追溯。（五）销毁与注销1.主动注销：用户离职、业务终止时，由所在部门提交《注销申请》，行政部门冻结签名权限，信息部门销毁私钥、注销数字证书，同步删除关联文档（依法需留存的除外）。2.被动销毁：签名系统升级、密钥泄露或证书过期且无法更新时，信息部门启动应急销毁流程，通知所有用户更换签名；旧签名及文档按合规要求移交档案部门或销毁。五、安全保障（一）技术防护措施采用SSL/TLS加密传输，部署防火墙、入侵检测系统（IDS）防范外部攻击；签名系统通过等保三级认证，定期开展渗透测试，修复安全漏洞；对签名文档、密钥、日志进行加密存储（如AES算法），防止数据泄露。（二）人员管理要求新员工入职需签署《电子签名安全承诺书》，定期开展安全培训（每年不少于1次）；密钥保管人需通过双因素认证（如密码+动态令牌）登录系统，禁止私自泄露密钥信息。（三）应急处置机制制定《电子签名系统应急预案》，明确故障响应时间（≤2小时）、恢复流程；发生密钥泄露、系统瘫痪等安全事件时，立即启动应急预案，同步向监管部门报备（如需）。六、监督检查（一）定期审计行政部门每季度抽查电子签名使用记录，核查权限分配、签名合规性；法务部门每年开展合规审计，检查签名文档的法律效力、流程规范性，形成《审计报告》。（二）违规处理对违规使用电子签名（如伪造签名、越权签署）的行为，视情节轻重给予警告、停职、解除劳动合同等处分；涉嫌违法的移交司法机关。（三）持续改进根据审计结果、业务需求变化，每年修订本规程，优化管理流程与安全措施，确保电子签名管理符合最新法规与技术标准。七、附则1.本规程自发布之日起施行，由行政综合部门负责解释。2.未尽事宜，参照《中华人民共和国电子签名法》《电子认证服务管理办法》及单位相关制度执行。附件