行政单位档案管理规范操作指引

行政单位档案管理规范操作指引行政单位档案是履职过程中形成的具有保存价值的历史记录，其规范管理关乎行政效能提升、历史文脉传承及公共服务质量。做好档案管理工作，需遵循科学流程、严守规范要求，以实现档案资源的安全保管与高效利用。一、档案收集：夯实管理基础档案收集是档案管理的“源头工程”，直接决定档案质量。需从范围、要求、流程三方面着力：（一）明确收集范围行政单位档案涵盖文书（公文、会议记录）、业务（执法案卷、统计报表）、人事（任免文件、考核材料）、会计（凭证、账簿）、声像（照片、视频）等类型。需对照《机关档案管理规定》，确保“应归尽归”——如年度工作总结、重大项目审批材料需随办随归，避免因人员变动导致材料缺失。（二）把握收集要求及时性：业务办理后30日内完成移交（如月度财务凭证、季度执法案卷），杜绝“年终突击归档”。完整性：成套材料需齐全（如请示与批复、正文与附件），字迹模糊或载体损坏的需补正后归档。准确性：档案内容需真实反映工作原貌，电子版与纸质版需一致（如扫描件需清晰可辨）。（三）规范收集流程部门按周期（月度/季度/年度）整理档案，填写《档案移交清单》（含文件题名、份数、日期）；档案管理部门核对清点，双方签字确认后录入台账，确保“账实相符”。二、档案整理：实现系统归类整理是对档案进行“系统化编码”的过程，需通过分类、组卷、编目提升检索效率：（一）科学分类结合单位职能选择分类法：综合型单位可采用“年度-机构-问题”分类（如“2023年-办公室-公文类”）；业务单一型单位可简化为“年度-问题-保管期限”分类（如“2023年-财务审计-永久”）。以某局为例，采用“年度-科室-问题”分类法，将办公室公文、业务科执法案卷分别归类，便于按科室追溯业务轨迹。（二）规范组卷归档文件按“时间+重要程度”排列（如年度文件先排党委文件，后排行政文件）；统一编号规则（档号含“年度+机构+类别+件号”，如“____”）；填写卷内目录（注明题名、日期、责任者），案卷封面信息需与文件一致，装订牢固（避免金属装订物腐蚀档案）。（三）精细编目建立总目录+分类目录，目录信息与档案实体一一对应。利用档案管理系统实现目录电子化，支持“关键词检索”（如输入“2023年预算”快速定位相关档案）。三、档案保管：保障安全寿命保管是维护档案“物理生命”的关键，需从库房、装具、期限、维护四方面管控：（一）库房管理选址：干燥、通风，远离水源与污染源；环境：温度14-24℃、湿度45-60%，配备温湿度记录仪、除湿机；安防：安装防盗门窗、监控、烟感报警器，定期检查消防设施。（二）装具使用纸质档案：选用无酸纸档案盒（pH值7.5-9.5），档案柜排列留出1米通道；电子档案：存储在防磁柜（如磁带、光盘），远离强磁场。（三）期限管理依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，划分永久、30年、10年保管期限：永久：章程、年度总结、干部任免文件；30年：合同协议、审计报告；10年：会议纪要、一般性文件。定期（每5年）鉴定档案价值，剔除无保存价值的，按规定销毁（需双人监销、登记备案）。（四）检查维护每半年检查档案，发现霉变、虫蛀立即隔离处理（如冷冻杀虫、真空干燥）；对破损档案进行修复（如托裱、字迹还原），复制重要档案备份。四、档案利用：释放资源价值利用是档案“社会价值”的体现，需规范流程、方式、限制：（一）利用流程内部人员：填写《借阅单》，经部门负责人审批；外部人员：持单位介绍信，经分管领导审批；档案管理部门：登记借阅信息（档案编号、期限），到期催还。（二）利用方式原件查阅：需在指定场所（如阅览室），禁止涂改、抽取；复制件借阅：注明用途（如“用于项目调研”），加盖“档案复制件”章；信息咨询：整理专题材料（如“历年政策文件汇编”），或通过系统提供在线检索。（三）利用限制涉密档案：严格按密级管理（绝密档案仅限核心人员知悉）；敏感档案：人事、财务档案利用需经主要领导审批；利用后：档案需“原样归还”，若有损坏需追责。五、档案数字化：推动转型实践数字化是档案管理的趋势，需规范流程、管理、衔接：（一）数字化流程范围：优先数字化永久、长期保管的档案（如历史文书、重要声像）；扫描：分辨率≥300dpi，彩色扫描重要档案，图像清晰无歪斜；录入：元数据（档号、题名、日期）与档案实体一致，建立数字档案与实体档案的关联。（二）数字档案管理存储：专用服务器（双机热备），定期异地备份（如云端+移动硬盘）；安全：采用加密技术（如SSL传输、AES存储），设置访问权限（如“只读”“编辑”）；系统：更新档案管理系统，支持全文检索（如OCR识别后检索文本内容）、在线利用。（三）传统与数字衔接数字档案需与实体档案“同步管理”：实体档案借阅时，标注数字档案利用情况；数字档案修改后，需更新实体档案备注，确保“两者状态一致”。六、安全与保密：坚守管理底线安全保密是档案管理的“生命线”，需强化措施、管理、处置：（一）安全措施应急预案：制定火灾、水灾、系统故障预案，每半年演练；载体防护：纸质档案存放于防水箱，电子档案定期检测（如光盘每2年读取一次）；技术防控：电子档案采用防篡改技术（如区块链存证），设置操作日志。（二）保密管理密级划分：档案密级需经保密委员会审定，标注“绝密”“机密”“秘密”；借阅审批：涉密档案借阅需“一事一审批”，严禁“以文传密”；销毁规定：涉密档案销毁需送指定机构（如保密局销毁中心），双人监销、登记备案。（三）应急处置发生灾害时，优先抢救永久、重要档案（如历史文书、电子备份）；电子档案立即启动备份恢复，事后评估损失，完善防范措施（如升级消防系统、更换防潮柜）。七、制度与人员：强化管理支撑制度和人员是档案管理的“保障线”，需从制度、人员、监督三方面发力：（一）制度建设制定《档案管理办法》《归档制度》《保密制度》，明确各环节责任：收集：业务部门“谁形成、谁负责”；保管：档案部门“谁保管、谁维护”；利用：借阅人“谁使用、谁负责”。制度需与《档案法》《机关档案管理规定》衔接，细化操作标准（如“归档文件需用黑色钢笔书写”）。（二）人员管理专业要求：档案管理人员需具备档案学、行政管理知识，每年参加业务培训（如“档案数字化实操”“保密管理”）；岗位责任：明确“收集岗”“整理岗”“利用岗”职责，建立AB角制度；职业道德：签订保密协议，严禁泄露档案信息。（三）监督考核定期检查：每半年开展档案自查，每年接受上级检查（如“档案年检”）；考核机制：将档案管理纳入单位绩效考核（如“归档及时率”“利用满意度”）；责任追究：对迟交、篡改、泄密行为严肃追责，表彰先进（如“档案管理先进个人”）。结语行政单位档案管理是一项系统性、规范性工作，需以“存史资政、