2026年新材料制造公司行业展会参展管理制度

2026年新材料制造公司行业展会参展管理制度第一章总则第一条为规范公司行业展会参展全流程管理，提升公司新材料产品品牌曝光度与市场拓展效率，确保参展活动合规、有序、高效开展，根据《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国知识产权法》等相关法律法规，结合公司新材料研发、生产、销售业务实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司参与的各类新材料行业展会、专业博览会、产品推介会等参展活动，覆盖展会筛选、筹备、执行、复盘全流程；市场部、研发部、销售部、行政部、财务部等相关部门均需遵照执行。第三条展会参展管理遵循“目标导向、合规高效、品牌统一、风险可控”的核心原则：（一）目标导向：参展前明确品牌推广、客户拓展、新品发布等核心目标，所有参展环节围绕目标开展，确保参展效果；（二）合规高效：严格遵守展会主办方规定及国家相关法规，精简参展流程，控制参展成本，提升参展投入产出比；（三）品牌统一：参展物料、展品展示、人员话术等均需符合公司品牌形象规范，杜绝随意化、不一致的品牌展示行为；（四）风险可控：加强参展过程中技术信息保密、展品安全、人员管理等风险管控，避免信息泄露、展品损坏、合规违规等问题。第四条公司市场部为展会参展统筹管理部门，负责展会筛选、参展计划制定、筹备组织、现场执行、复盘总结；研发部负责展品选型、技术资料审核、参展人员技术培训；销售部负责客户对接、意向订单跟进；行政部负责参展人员行程、后勤保障、展位搭建协调；财务部负责参展预算审核、费用报销管控。第二章参展规划与审批第五条展会筛选标准：（一）行业匹配：优先选择新材料行业垂直展会、目标客户聚集的专业展会，避免参与与公司业务无关的展会；（二）效果评估：结合往届参展数据、主办方影响力、参展商规模、观众群体等因素，评估展会的品牌曝光与客户拓展价值；（三）成本可控：综合考量展位费用、物料制作、人员差旅等参展成本，确保成本与预期收益相匹配。第六条参展计划制定：（一）年度计划：每年年底，市场部结合公司年度营销目标，制定下一年度参展计划，明确拟参展展会名称、时间、地点、核心目标、预算金额、责任人员；（二）临时计划：针对突发的高价值行业展会，市场部可提交临时参展申请，说明参展必要性、预期效果、预算明细。第七条参展审批流程：（一）市场部将参展计划（年度/临时）提交公司管理层审核，审核内容包括展会匹配度、预算合理性、目标可行性；（二）审核通过后，参展计划正式生效，市场部按计划推进筹备工作；审核未通过的，市场部调整计划后重新提交。第三章参展筹备管理第八条展品筹备：（一）展品选型：研发部根据展会目标选择代表性展品，优先展示公司核心新材料产品、新品及差异化优势产品，确保展品质量达标、无安全隐患；（二）技术保密：参展展品的核心技术参数、配方等敏感信息需做脱敏处理，严禁在展品说明、现场讲解中泄露未公开的技术秘密；（三）展品运输：行政部负责展品包装、运输，选择合规的物流机构，签订运输协议，明确展品损坏赔偿责任，确保展品按时、完好送达展会现场。第九条物料与展位筹备：（一）物料制作：市场部统一制作参展物料（宣传册、展板、产品手册、礼品等），物料内容需符合广告法要求，无虚假宣传、夸大表述，经法务部审核后制作；（二）展位搭建：行政部对接展会主办方或合规搭建商，按公司品牌规范搭建展位，确保搭建安全、符合展会消防要求，搭建完成后现场验收；（三）物料运输：参展物料需提前运输至展会现场，做好数量核对、保管，避免物料丢失、损坏。第十条人员筹备：（一）人员选拔：优先选择熟悉产品知识、具备客户沟通能力、了解公司品牌话术的人员作为参展人员，核心展会需安排研发、销售骨干参与；（二）岗前培训：市场部组织参展人员培训，内容包括产品知识、品牌话术、客户沟通技巧、技术保密要求、展会纪律等，培训后进行考核，考核合格方可参展；（三）分工明确：明确参展人员的岗位职责（现场讲解、客户接待、信息收集、展品看护等），避免现场工作混乱。第四章展会现场执行第十一条现场管理规范：（一）人员管理：参展人员需遵守展会时间安排，着装统一、举止规范，严禁迟到早退、擅离职守，严禁与参展商、观众发生冲突；（二）展品管理：安排专人看护展品，展会期间每日清点展品数量，闭馆前做好展品封存，避免展品丢失、损坏；（三）信息收集：销售部参展人员及时收集客户信息（需求、联系方式、意向产品等），记录在公司统一的客户信息台账中，严禁私自留存客户信息。第十二条客户对接要求：（一）主动接待：参展人员主动、热情接待观展客户，清晰讲解产品优势、应用场景，严禁夸大产品功效、虚假承诺；（二）需求记录：准确记录客户核心需求，针对意向客户现场初步沟通合作方向，约定后续对接时间；（三）资料发放：按需发放宣传物料，避免无差别发放造成浪费，发放时登记客户信息以便后续跟进。第十三条应急处理：（一）展品问题：展品出现损坏、故障的，参展人员第一时间隔离问题展品，联系研发部现场处理或更换备用展品；（二）客诉问题：客户提出投诉、质疑的，参展人员耐心沟通，无法现场解决的记录问题并反馈至客服部，约定回复时间；（三）安全问题：发生展位安全、人员突发状况等紧急情况，参展负责人立即联系展会主办方及公司行政部，按应急预案处理。第五章展会复盘与跟进第十四条展会复盘：（一）数据统计：展会结束后3个工作日内，市场部统计参展数据（观展人数、客户信息数量、意向订单数量、费用使用明细等），对比参展目标评估效果；（二）复盘会议：市场部组织参展相关部门召开复盘会议，总结参展亮点、存在问题，制定改进措施；（三）复盘报告：形成《展会参展复盘报告》，报公司管理层备案，作为后续展会筛选、筹备的参考依据。第十五条客户跟进：（一）销售部在展会结束后5个工作日内，对收集的客户信息进行分类（高意向、一般意向、潜在客户），制定跟进计划；（二）高意向客户需在1周内完成首次对接，一般意向、潜在客户按周期跟进，及时反馈客户需求及合作进展；（三）市场部跟踪客户跟进效果，将跟进结果纳入销售部考核指标。第十六条费用报销：（一）参展人员按公司财务制度整理费用票据（展位费、物料费、差旅费等），提交财务部审核；（二）财务部对照参展预算审核费用合规性、真实性，超预算部分需说明原因并经管理层审批后方可报销。第六章考核与违规责任第十七条考核指标：（一）目标达成率：考核参展客户信息收集量、意向订单数量等核心目标的完成情况；（二）客户转化率：考核展会收集的意向客户转化为实际订单的比例；（三）费用控制：考核参展实际费用与预算的偏差率，偏差率需控制在合理范围内。第十八条奖惩机制：（一）奖励：参展目标达成率≥100%、客户转化率突出的，给予参展团队/个人绩效奖励；提出有效改进建议并落地的，给予专项奖励；（二）追责：参展过程中泄露技术秘密、虚假宣传引发合规问题的，扣除相关人员当月绩效奖金，情节严重的解除劳动关系；因个人失职导致展品丢失、费用超支严重的，追究相应赔偿责任。第七章附则第十九条本制度所涉及的参展流程、考核标准可根据展会行业变化、公司业务调整修订，修订需报公司管理层审议通过后公示执行。第二十条本制度由公司市场部负责解