2026年新材料制造公司员工档案数字化管理制度

2026年新材料制造公司员工档案数字化管理制度第一章总则第一条为规范公司员工档案数字化管理工作，提升档案管理效率与安全性，保障员工个人信息权益，结合公司新材料制造行业特点（危化品操作岗位员工档案需额外留存安全资质信息、研发岗位员工档案需留存知识产权相关信息），依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规及公司实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司全体在册员工档案的数字化采集、录入、存储、查阅、更新、销毁全流程管理，覆盖生产一线、研发、行政、后勤、管理等所有岗位员工，涉及员工基本信息、入职离职材料、劳动合同、薪酬福利、培训考核、安全资质、职业健康、知识产权相关档案的数字化管理，人力资源部、档案管理部、信息部、安全部、研发部等参与档案数字化管理的部门及人员均需严格遵守本制度。第三条员工档案数字化管理遵循“安全保密、真实准确、规范高效、全程可溯”的核心原则，数字化过程需严格保护员工个人信息，档案数据需与纸质原件保持一致，数字化操作需按统一标准执行，档案从采集到销毁的全流程均需留存操作记录，确保档案管理合规可控。第四条公司人力资源部为员工档案数字化管理的统筹部门，负责档案数字化需求提报、纸质档案整理、数据准确性核验；档案管理部负责数字化档案的分类归档、权限管理、合规审查；信息部负责档案数字化系统的技术维护、数据安全防护、备份恢复；安全部负责危化品岗位员工安全资质档案的数字化核验；研发部负责研发岗位员工知识产权相关档案的数字化核对。第二章管理体系与覆盖范围第五条员工档案数字化管理体系维度：本制度所指档案数字化管理分为采集录入、存储防护、查阅使用、更新维护、销毁归档五个核心环节，采集录入聚焦纸质档案电子化转换与数据录入，存储防护聚焦数字化档案的安全存储与备份，查阅使用聚焦档案查阅权限与操作规范，更新维护聚焦档案数据的动态更新与核验，销毁归档聚焦失效档案的合规销毁与永久档案的归档保存，五个环节形成闭环管理体系。第六条管理全覆盖范围：（一）人员范围：生产一线职工（危化品操作工、粉体生产工、设备运维工）、研发岗位职工（配方工程师、试验技术员）、行政后勤职工（人力资源专员、行政文员、财务人员）、管理岗位职工（部门主管、项目负责人）等公司全体在册员工；（二）档案类型：基本信息类（身份证、学历学位、职称证书等扫描件）、入职离职类（入职登记表、离职申请、解除劳动合同证明等）、合同薪酬类（劳动合同、薪资调整记录、社保公积金缴纳凭证等）、安全资质类（危化品操作证、安全培训证书、体检报告等）、研发成果类（专利申报材料、技术交底书、研发奖励记录等）、培训考核类（培训记录、绩效考核表、奖惩文件等）；（三）管理环节：纸质档案扫描采集、数字化数据录入、档案数据分类标注、系统存储备份、权限分配、查阅审批、数据更新、过期档案销毁、永久档案归档。第三章核心管控要求第七条采集录入管控要求：（一）采集标准：纸质档案扫描分辨率不低于300dpi，扫描格式统一为PDF格式，彩色档案按原色扫描，危化品岗位安全资质证书需额外扫描原件正反两面，确保扫描件清晰可辨、无缺页漏页；（二）录入规范：数字化数据录入需与纸质原件内容完全一致，关键信息（姓名、身份证号、证书编号等）需双人交叉核验，研发岗位员工专利相关档案需核对专利申请号等核心信息，录入错误需立即修正并留存修改记录；（三）完成时限：新入职员工档案需在入职7个工作日内完成数字化采集录入，存量纸质档案按批次完成数字化，危化品岗位员工档案需优先完成采集录入，确保安全资质信息可快速查阅。第八条存储防护管控要求：（一）系统存储：数字化档案需存储在公司加密档案管理系统中，按“部门-岗位-人员”分级分类存储，危化品岗位、研发岗位员工档案需设置单独存储目录，与普通员工档案区分管理；（二）数据备份：数字化档案需执行“本地+异地”双重备份机制，每月完成一次全量备份，每周完成一次增量备份，备份数据需加密存储，备份记录留存不低于3年；（三）安全防护：档案管理系统需设置防火墙、入侵检测等防护措施，员工档案数据需脱敏存储（身份证号、手机号等敏感字段部分隐藏），禁止非授权人员接触备份介质。第九条查阅使用管控要求：（一）权限管理：按“最小必要”原则分配查阅权限，人力资源部仅可查阅本部门负责的薪酬、合同类档案，安全部仅可查阅危化品岗位员工安全资质档案，研发部仅可查阅本部门员工研发成果档案，跨部门查阅需经部门负责人及档案管理部审批；（二）查阅流程：查阅数字化档案需提交书面申请，说明查阅事由、查阅范围、使用用途，审批通过后方可登录系统查阅，查阅过程禁止截图、下载、复制档案内容，危化品岗位员工档案查阅需额外经安全部审批；（三）操作记录：系统自动留存所有查阅操作记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容、查阅时长，记录留存不低于5年，便于追溯核查。第十条更新维护与销毁归档管控要求：（一）更新维护：员工档案信息发生变更（如职称晋升、安全资质续期、薪资调整），需在变更后3个工作日内完成数字化档案更新，更新前需核验变更证明材料，更新后留存新旧档案对比记录；（二）销毁规范：离职员工档案数字化数据需在离职满5年后按流程销毁，销毁前需编制销毁清册，经人力资源部、档案管理部审批，销毁过程全程监督并留存销毁记录，涉及工伤、研发成果的档案需永久留存不得销毁；（三）归档要求：永久留存的档案需定期检查数字化存储状态，每半年核验一次数据完整性，确保档案数据无损坏、无丢失。第四章实施流程规范第十一条档案数字化全流程管控规范：（一）采集录入：人力资源部整理纸质档案，信息部完成扫描采集，双人核验后录入档案管理系统，标注档案类型与所属人员；（二）存储防护：信息部完成系统分类存储与双重备份，档案管理部设置查阅权限，信息部落实系统安全防护措施；（三）查阅使用：申请人员提交查阅申请，经审批后登录系统查阅，系统自动记录查阅操作；（四）更新维护：员工信息变更后，人力资源部核验材料并更新档案数据，留存修改记录；（五）销毁归档：按期限筛选需销毁档案，完成审批后销毁，永久档案定期核验存储状态。第十二条特殊场景管控规范：（一）涉密档案管理：研发岗位核心专利相关档案、危化品岗位核心安全资质档案列为涉密档案，数字化后仅向指定管理人员开放查阅权限，查阅需经公司管理层审批，禁止任何形式的外发与复制；（二）应急调阅：发生工伤、安全检查等应急场景需调阅员工档案时，可简化审批流程，由档案管理部专人协助调阅，调阅后补充完整审批手续，确保应急需求与合规管理兼顾；（三）外部核查：因劳动仲裁、行政检查等需向外部提供数字化档案的，需经法务部、档案管理部审批，仅提供核查所需的最小范围档案，且需要求外部单位签署信息保密协议。第五章监督问责第十三条监督机制：（一）日常监督：档案管理部每月核查档案数字化录入准确率、存储备份完成情况、查阅权限分配合规性，重点抽查危化品岗位、研发岗位员工档案管理情况；（二）专项检查：每季度开展员工档案数字化管理专项检查，核查档案数据完整性、安全防护措施落实情况、操作记录留存情况，形成检查报告报公司管理层；（三）合规审计：每年联合法务部开展档案管理合规审计，核查是否符合个人信息保护、档案管理相关法规要求，针对问题制定整改方案并跟踪落实。第十四条问责情形：（一）档案管理人员未按标准完成采集录入，导致档案数据错误、缺失，或未按要求备份导致数据丢失的，给予批评教育、绩效扣减处理，情节严重的调整岗位；（二）员工违规查阅、下载、泄露他人档案信息，或篡改档案数据的，追究相关人员责任，扣减绩效工资，造成员工信息泄露的给予警告处分，情节严重的解除劳动合同；（三）信息部未落实系统安全防护措施，导致档案系统被入侵、数据泄露的，追究技术负责人责任，造成严重后果的按公司规定处理；（四）未经审批擅自向外部提供员工数字化档案的，给予相关责任人警告处分，引发法律纠纷的追究相应法律责任。第六章附则第十五条本制度由公司档案管理部联