2025年酒店会议场地预订协议

2025年酒店会议场地预订协议甲方（预订方）：[甲方全称]地址：[甲方地址]联系人：[甲方联系人姓名]联系电话：[甲方联系人电话]电子邮箱：[甲方联系人邮箱]乙方（提供方）：[乙方全称]地址：[乙方地址]法定代表人/授权代表：[法定代表人/授权代表姓名]联系电话：[乙方联系电话]电子邮箱：[乙方联系邮箱]鉴于甲方拟于2025年举办会议，需要使用乙方拥有的会议场地及相关设施和服务；乙方同意根据甲方的需求提供相应的场地及服务。双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：第一条预订信息1.1甲方预订使用乙方位于[具体地址]的[场地名称]（以下简称“场地”）。1.2场地规格：面积约为[面积]平方米，可容纳人数约为[人数]人。1.3预订使用时间：2025年[起始日期]至[结束日期]，共计[天数]天，具体使用时段为每日[开始时间]至[结束时间]。1.4预订确认：甲方于[预订确认日期]向乙方提交预订申请，乙方于[确认日期]通过[确认方式，如邮件、书面文件等]确认接受预订。第二条费用与支付条款2.1场地租赁费：场地租赁单价为人民币[单价]元/天，共计人民币[总场地租赁费]元（大写：[大写金额]）。2.2服务费：乙方向甲方收取服务费，金额为人民币[服务费金额]元（大写：[大写金额]）。2.3餐饮费用：会议期间产生的餐饮费用，按照甲方提供的菜单和数量，按照乙方公布的价目表结算，具体金额在会议结束后[具体时间]内结算。2.4税费：所有费用均包含适用的税费。2.5费用总额：本协议项下的费用总额为人民币[总费用]元（大写：[大写金额]）。2.6支付方式：甲方应通过银行转账方式将本协议项下应付费用支付至乙方指定的银行账户。账户名称：[乙方账户名称]开户银行：[开户银行名称]银行账号：[银行账号]2.7支付节点：(1)甲方应在收到乙方确认接受预订的书面文件后[支付定金天数]日内，支付总费用的[定金比例]%作为定金，即人民币[定金金额]元（大写：[大写金额]）。(2)甲方应在2025年[尾款支付日期]前，支付剩余费用的[尾款比例]%，即人民币[尾款金额]元（大写：[大写金额]）。2.8货币单位：本协议所有款项均以人民币支付。第三条预订政策与变更3.1定金：本协议项下的定金为[定金性质，如非退还/按取消政策处理等]。3.2取消政策：(1)甲方在2025年[取消政策时间点一]前取消预订，乙方不予退还定金。(2)甲方在2025年[取消政策时间点二]前取消预订，乙方退还定金金额的[比例]%，即人民币[退还金额]元（大写：[大写金额]）。(3)甲方在2025年[取消政策时间点三]前取消预订，乙方不退还定金及已支付的其他款项。(4)甲方在2025年[取消政策时间点四]内取消预订，甲方需承担乙方已产生且无法挽回的直接损失，包括但不限于已预订的餐饮费用、搭建费用等，金额不超过总费用的[比例]%，即人民币[损失金额]元（大写：[大写金额]）。3.3修改预订：甲方如需修改预订日期、时间或场地，应提前[修改提前通知天数]日书面通知乙方，并经乙方书面同意。修改预订可能产生额外费用，具体费用由双方另行协商确定。第四条甲方需求与乙方服务4.1乙方提供的标准场地服务包括但不限于：提供符合安全标准的场地、基本的桌椅摆放、会议期间的日常清洁服务等。4.2甲方需求确认：甲方应在预订确认后[需求确认时间]日内，向乙方提供详细的会议需求清单，包括但不限于：(1)设备需求清单：[详细列出所需设备名称、规格等]。(2)宴会/餐饮需求：[详细说明茶歇、午餐、晚餐等安排]。(3)布置需求：[详细描述背景板、签到台、指示牌等要求]。(4)其他特殊要求：[列出其他特殊需求]。4.3乙方应在收到甲方需求清单后[确认时间]日内，以书面或电子形式向甲方确认最终服务方案及费用。第五条会议期间服务与支持5.1乙方指派[项目经理姓名]作为本次会议的现场协调员，负责协调会议期间各项服务事宜。5.2乙方根据甲方确认的需求清单提供设备安装、调试及操作支持，如需专业操作人员，相关费用由[约定费用承担方]承担。5.3餐饮服务：乙方按照甲方确认的菜单和数量提供餐饮服务，服务时间、地点按确认方案执行。甲方如有特殊餐饮需求，应在需求确认阶段明确告知乙方。5.4技术支持：会议期间，乙方提供技术支持服务，对于非乙方设备故障导致的故障，乙方将协助联系设备供应商处理。5.5安保与清洁：乙方负责维持会议场地的安保秩序和会议期间的清洁工作。5.6甲方配合：甲方应指派[甲方工作人员姓名及职务]负责配合乙方工作，确保各项服务按计划执行。第六条责任与赔偿6.1乙方责任：乙方应按照本协议约定提供合格的场地及相关服务。如因乙方原因导致场地或服务不符合约定，乙方应承担相应的违约责任，赔偿甲方因此遭受的直接经济损失，但赔偿金额不超过本协议总费用。6.2甲方责任：甲方应遵守乙方场地的各项管理规定，如有损坏，应负责修复或赔偿。甲方未按约定支付费用的，应承担相应的违约责任，并支付逾期付款利息，利率为[利率]%/日。6.3保险：双方应根据需要自行购买相关保险，以防范风险。第七条保密条款7.1双方对于在本协议签订及履行过程中知悉的对方商业秘密（包括但不限于价格、客户信息、经营策略等）负有保密义务，未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。此保密义务不因本协议的终止而解除。第八条适用法律与争议解决8.1本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。8.2因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权将争议提交至[仲裁委员会名称]按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁；或提交至[乙方所在地]有管辖权的人民法院诉讼解决。第九条协议生效与终止9.1本协议自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。9.2本协议在甲方完成会议使用，并结清所有应付款项后终止。9.3如因不可抗力（如战争、自然灾害等）导致本协议无法继续履行，本协议自动终止，双方互不承担违约责任，已产生的费用按实际情况结算。第十条其他条款10.1完整协议：本协议构成双方就本协议主题达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解。10.2通知：双方就本协议项下的任何通知或通讯，应以书面形式按本协议