汽车租赁公司客户信息保密细则

汽车租赁公司客户信息保密细则第一章总则第一条制定目的为规范汽车租赁公司客户信息管理行为，保护客户个人信息及商业秘密安全，维护客户合法权益与企业信誉，促进汽车租赁行业健康可持续发展，依据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合公司实际经营需求，制定本细则。第二条适用范围本细则适用于公司总部及各分支机构在业务开展、客户服务、数据管理等环节中涉及的客户信息收集、存储、使用、共享、销毁等全流程管理活动，涵盖公司全体员工、合作方及外包服务人员。第三条基本原则（一）合法正当原则：客户信息处理活动须符合法律法规及行业规范，遵循最小必要、知情同意、公开透明要求；（二）安全可控原则：建立分级分类保护机制，采取技术与管理措施保障信息安全；（三）责任到人原则：明确各部门、各岗位在客户信息管理中的主体责任，确保全流程可追溯；（四）客户权益优先原则：尊重客户对个人信息的查询、更正、删除等权利，主动维护客户隐私。第二章管理职责划分第四条管理层责任公司总经理办公会为客户信息保护最高决策机构，负责审定客户信息保护战略、重大事项及制度修订；分管信息安全的副总经理牵头组织实施信息安全管理体系建设，监督各部门落实保密责任。第五条信息安全部职责（一）统筹制定客户信息安全技术标准与操作规范，部署加密、访问控制、入侵检测等安全技术措施；（二）定期开展信息安全风险评估与漏洞排查，编制风险报告并提出改进建议；（三）管理客户信息系统权限，监控数据访问日志，对异常操作及时预警并处置；（四）组织员工信息安全培训，每年不少于2次专题教育。第六条业务部门职责（一）在客户签约、车辆交付、费用结算等环节严格按授权范围收集、使用客户信息，禁止超范围采集；（二）妥善保管纸质客户资料（如合同、证件复印件等），每日下班前归档至保险柜，禁止随意放置；（三）配合信息安全部完成客户信息安全检查，及时整改问题。第七条合规与法务部职责（一）审核客户信息处理活动的合法性，对合作方信息共享协议进行合规性审查；（二）受理客户信息相关投诉，协调处理信息泄露事件的法律应对与客户赔偿；（三）监督各部门落实本细则要求，对违规行为提出处理建议。第三章客户信息收集管理第八条收集范围限定仅收集与汽车租赁服务直接相关的必要信息，具体包括：（一）基础信息：姓名、联系方式（电话、邮箱）、联系地址；（二）身份信息：身份证、驾驶证、护照等有效证件号码及影像资料；（三）交易信息：租车订单号、车辆信息、租赁期限、费用明细、支付记录；（四）其他必要信息：如信用评估需提供的银行征信授权、保险信息等（需客户单独授权）。第九条收集方式规范（一）线下收集：通过纸质合同或电子签约平台获取客户信息，须向客户明示收集目的、范围及用途，由客户签字或电子确认；（二）线上收集：通过官网、APP或小程序等渠道收集时，需在显著位置展示隐私政策，提供勾选同意选项，禁止默认勾选；（三）禁止行为：不得通过非法爬取、欺诈诱导、胁迫等方式获取客户信息；不得收集与租车服务无关的信息（如健康状况、社交关系等）。第十条特殊信息处理涉及客户敏感个人信息（如身份证号、银行账户、征信记录）的，须取得客户单独书面或电子授权，授权文件需存档备查，保存期限不少于5年。第四章客户信息存储管理第十一条存储介质要求（一）电子信息：存储于公司专用服务器或通过合规云服务平台存储，禁止使用个人设备或非授权第三方平台；（二）纸质信息：存储于带锁文件柜或专门档案室，由专人管理，禁止外借或带离办公场所。第十二条安全技术措施（一）加密存储：客户敏感信息（如身份证号、银行卡号）须采用AES-256等高强度算法加密，密钥由信息安全部专人保管；（二）访问控制：设置多级权限（如查询、修改、导出），员工仅能访问与其岗位职责相关的客户信息，权限申请需经部门负责人审批；（三）备份管理：重要客户信息每日自动增量备份，每周全量备份，备份数据存储于离线介质或异地灾备中心，定期验证备份有效性。第十三条存储期限规定（一）合同履行期内：客户信息存储至租车订单结束且费用结清后；（二）合同履行期外：非敏感信息存储不超过3年，敏感信息存储不超过5年（法律法规另有规定的除外）；（三）超期信息：由信息安全部牵头，业务部门配合，按规定流程进行不可逆删除或物理销毁。第五章客户信息使用管理第十四条使用范围限定客户信息仅用于以下场景：（一）租车服务提供：车辆调度、费用结算、保险理赔等；（二）客户服务优化：售后回访、服务反馈收集、个性化服务推荐（需客户同意）；（三）合规要求：配合行政机关调查、税务申报、审计核查等；（四）其他经客户书面授权的用途。第十五条内部使用流程（一）员工因工作需要使用客户信息时，须填写《客户信息使用申请表》，注明使用目的、范围及期限，经部门负责人审批后提交信息安全部备案；（二）禁止将客户信息用于私人用途（如推销非公司产品、泄露给亲友等）；（三）临时借用纸质客户资料的，须当日归还并登记，禁止拍照、复印或留存电子副本。第十六条客户权益保障（一）客户有权通过客服热线、线上平台或门店查询、更正其个人信息，相关部门须在7个工作日内核实处理；（二）客户要求删除个人信息的，须确认无未结订单、未清费用及法律纠纷后，在15个工作日内完成删除；（三）客户对信息处理有异议的，可向合规与法务部投诉，公司须在30个工作日内反馈处理结果。第六章客户信息共享与披露管理第十七条外部共享限制（一）禁止向任何第三方出售客户信息；（二）因业务合作需要共享客户信息（如保险理赔需共享至保险公司、车辆救援需共享至合作维修厂）的，须满足以下条件：1.共享内容为完成合作必要的最小信息；2.与合作方签订书面保密协议，明确信息保护责任；3.取得客户书面或电子授权（法律法规强制要求的除外）。第十八条政府部门披露因配合公安、税务、市场监管等部门调查需要披露客户信息的，须要求对方出具加盖公章的协查函，经合规与法务部审核后，由信息安全部指定专人提供，禁止私自响应口头要求。第七章信息安全保障措施第十九条技术防护体系（一）部署防火墙、入侵检测系统（IDS）、终端安全管理系统，实时监控网络流量，阻断非法访问；（二）客户信息系统设置登录日志、操作日志留存功能，日志保存期限不少于6个月；（三）定期开展渗透测试与安全演练，每年至少1次模拟信息泄露事件处置。第二十条管理制度保障（一）制定《客户信息安全事件应急预案》，明确泄露事件的报告流程（发现后30分钟内报告信息安全部，2小时内报告分管副总）、处置措施（如阻断泄露源、通知受影响客户、向监管部门报备）；（二）每季度开展信息安全检查，检查结果纳入部门绩效考核；（三）与新入职员工签订《保密承诺书》，离职时签署《离职信息交接确认单》，收回所有客户信息访问权限。第二十一条物理安全管理（一）服务器机房实行双人双锁管理，非授权人员禁止进入；（二）档案室安装监控摄像头、门禁系统，监控录像保存期限不少于3个月；（三）销毁纸质客户资料时，须使用碎纸机或专业销毁服务，留存销毁记录。第八章责任追究与奖励第二十二条内部违规处理员工违反本细则规定，视情节轻重给予以下处理：（一）轻微违规（如未按流程申请信息访问权限）：警告、扣除当月绩效10%-30%；（二）一般违规（如泄露50条以下非敏感信息）：记过、降职、扣除3个月绩效；（三）严重违规（如故意出售客户信息、导致重大泄露事件）：解除劳动合同，依法追究赔偿责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。第二十三条外部责任追偿因合作方或外包人员导致客户信息泄露的，按保密协议追究其经济赔偿责任；造成公司名誉损失的，依法提起诉讼。第二十四条奖励机制对及时发