人力资源离职面谈纪要模板

人力资源离职面谈纪要模板离职面谈作为人力资源管理的关键环节，既是收集离职动因、优化组织管理的重要窗口，也是维护雇主品牌、保留人才关系的有效途径。一份专业的离职面谈纪要，需兼顾信息完整性、分析深度与实操指导性，以下为经实践验证的模板框架及使用建议。一、离职面谈纪要模板（核心模块）（一）面谈基础信息面谈日期：____年____月____日面谈时间：____时____分-____时____分面谈地点：________________（如会议室/办公室）面谈人：____（HR/直属上级/交叉面谈人）离职员工信息：姓名：________部门：________岗位：________入职时间：____年____月____日离职申请日期：____年____月____日拟离职日期：____年____月____日（二）离职原因分析1.员工自述（开放式提问引导，避免诱导性表述）核心离职动机：（示例方向：职业发展瓶颈/薪资福利预期未达/工作氛围与文化适配性/家庭或健康因素/外部机会吸引等，需记录员工原话或核心诉求）对公司/团队的评价：（含认可点与待改进建议，如流程效率、协作机制、培训支持等）对直属上级的反馈：（管理风格、授权方式、沟通模式等，需客观呈现，避免主观评判）2.HR/面谈人分析（结合日常观察与背景信息）表面原因与深层动因推测：（如员工称“职业发展受限”，需结合其近2年绩效、晋升路径、岗位饱和度分析是否存在真实机会缺口）与历史离职案例的关联性：（如同部门/岗位近期离职是否存在共性问题，如薪资结构、团队变动等）（三）工作回顾与双向反馈1.员工视角（价值沉淀与优化建议）在职期间核心成就：（如主导的项目、流程优化成果、团队协作贡献等，需具体可量化）工作中待改进的流程/机制：（如跨部门协作效率、审批流程、资源支持等，需明确场景与建议方向）2.公司/团队视角（客观评价与成长建议）员工在职表现评价：（含业绩贡献、团队协作、文化契合度等，需具体事例支撑，如“在XX项目中主导需求调研，推动上线周期缩短X周”）对员工未来发展的建议：（如技能提升方向、职业路径优化、行业选择建议等，体现人文关怀）（四）离职手续与后续安排工作交接进度：（已完成/进行中/待启动，需明确交接对象、文档/事项清单、关键节点）离职日期确认：（双方协商后的最终离职日，需同步考勤、假期结算规则）薪资福利结算：（工资、奖金、社保公积金、未休年假等的结算方式与时间）离职证明与背调授权：（确认离职证明开具时间，询问是否允许公司向未来雇主提供履职证明）（五）保密与竞业协议（如适用）保密义务重申：（提醒员工对公司商业秘密、客户信息、未公开制度的保密责任，引用协议条款编号）竞业限制约定确认：（如员工签署过竞业协议，需明确限制期限、行业范围、补偿金发放方式）（六）面谈总结与签字确认核心结论：（总结离职主因、双方共识、需跟进的改进点，如“员工因职业发展通道模糊离职，建议HR部门30日内完成岗位序列梳理”）员工确认：本人确认上述面谈内容真实反映沟通情况，无异议。签字：________日期：____年____月____日面谈人确认：上述记录客观完整，后续将按公司制度跟进相关事项。签字：________日期：____年____月____日二、模板使用进阶建议（一）场景化调整策略基层员工面谈：简化“战略级”分析，侧重流程优化建议（如“加班审批流程是否清晰”）与直接上级管理反馈。核心管理岗面谈：增加“组织变革感知”“战略落地障碍”等深度问题，如“您认为当前部门在XX战略推进中最大的阻力是什么？”试用期离职面谈：重点挖掘招聘匹配度问题（如岗位JD与实际工作偏差）、入职引导不足等，模板中需补充“招聘环节反思”模块。（二）面谈技巧与数据沉淀氛围营造：开场用“感谢您这段时间的付出，今天的交流希望能帮我们变得更好”替代生硬提问，降低员工防御心理。追问逻辑：当员工提及“薪资低”时，追问“您参考的市场薪资范围是？我们的结构中哪部分与您的预期偏差最大？”（区分“真薪资问题”与“借口”）。数据化分析：每月汇总离职纪要，用“词云图”分析高频离职原因（如“晋升”“加班”“直属上级”），定位管理痛点。（三）后续行动闭环1个工作日内：将纪要同步给HRBP与用人部门，明确改进责任人（如“由XX部门3日内优化加班审批流程”）。1周内：向离职员工发送感谢邮件，附改进计划（如“您反馈的培训体系问题，我们已启动需求调研，预计下