财务部月度费用报销审核流程说明

财务部月度费用报销审核流程说明为规范公司月度费用报销管理，确保费用支出合规透明、财务审核高效有序，同时保障公司资金使用安全合理，结合公司财务管理制度及实际业务场景，特制定本费用报销审核流程说明，供各部门及相关人员参照执行。一、报销申请：业务真实，单据先行报销人需根据实际业务发生情况，填写《费用报销单》（或对应业务类型的专属报销表单），确保表单信息完整、准确。具体操作要点如下：1.表单填写：报销单需清晰填写报销日期、所属部门、报销人姓名、费用项目、金额（大小写需完全一致）、业务事由等核心信息。事由描述应简明扼要且能体现业务真实性（例如“XX项目差旅费”“XX会议办公费”等），避免模糊表述。2.附件准备：根据费用类型提供对应原始凭证及支撑材料。例如：差旅费需附机票/车票、住宿发票、出差审批单（或OA审批截图）；办公费需附发票、采购清单（若为集中采购，需注明采购事由）；招待费需附消费明细、招待事由说明（需明确招待对象、事由及必要性）。所有附件需按业务类别整理，发票需确保合法合规（发票抬头、税号、内容等符合税务要求），且需由报销人在票据正面注明“此发票由本人提供，真实合法”并签字确认。二、部门初审：业务合规性的“第一道防线”报销人完成申请后，需提交至部门负责人（或授权审核人）进行初审。部门初审需重点关注以下内容：1.业务真实性：结合部门业务计划及实际开展情况，核实报销事由是否真实合理，费用支出是否与业务活动直接相关（例如，出差费用需与项目出差计划匹配）。2.表单合规性：检查报销单填写是否完整、附件是否齐全，费用金额是否在部门预算或专项额度内（如存在预算管控要求）。3.审批留痕：部门负责人需对审核通过的报销单签署明确意见（例如“情况属实，同意报销”）并注明日期，确保责任可追溯；若发现问题，需及时反馈报销人补充完善。三、财务初审：财务合规性的“专业把关”经部门初审通过的报销单，由报销人提交至财务部进行财务复核。财务初审主要从以下维度开展：1.票据合规性：审核发票真伪（可通过税务系统查验）、发票类型是否符合要求（如增值税专用发票需核对抵扣联信息）、票据粘贴是否规范（需整齐、牢固，便于翻阅审核）。2.金额准确性：核对报销单金额与附件票据金额是否一致，大小写是否相符，费用计算是否正确（例如差旅费中的补助标准是否符合公司《差旅管理制度》）。3.预算符合性：结合公司月度预算执行情况，检查费用支出是否在预算范围内。超预算或无预算支出需提前履行预算调整或特批手续（具体按《预算管理制度》执行）。4.流程完整性：确认部门初审意见及签字是否完整，报销单及附件是否存在遗漏、涂改等情况。财务初审通过后，由财务初审人员签署姓名及日期，进入后续审批环节；若初审不通过，需及时反馈报销人，说明问题点并要求限期整改。四、层级审批：权责对应的“最终决策”财务初审通过的报销单，根据公司《费用报销审批权限管理办法》，提交至对应层级的审批人进行最终审批：1.一般费用（如办公费、差旅费等常规支出）：按金额区间由部门分管领导、财务负责人或总经理分级审批（具体金额阈值以公司制度为准）。2.专项费用（如大型项目支出、招待费超标部分等）：需提交至总经理办公会或董事会审议（根据公司治理结构及制度要求）。审批人需结合业务背景、财务审核意见，对报销事项的合规性、合理性进行最终判断，签署审批意见后返回财务部。五、付款与归档：闭环管理的“最后一环”1.付款安排：财务部根据最终审批通过的报销单，在公司资金计划安排内，通过银行转账、对公支付等合规方式完成付款（原则上不支付现金，特殊情况需履行现金支付审批手续）。付款后，财务人员需在报销单上标注付款日期、支付方式及凭证号。2.档案归档：报销单及附件经付款确认后，由财务部按月份、部门或业务类型分类整理，装订成册并归档保存（保存期限按《会计档案管理办法》执行），便于后续审计、查询及凭证调阅。六、注意事项：细节决定效率1.时间要求：报销人需在费用发生后[X]个工作日内完成报销申请（具体时效以公司制度为准），逾期未报且无合理说明的，财务部有权暂缓或不予受理。2.单据规范：所有原始票据需保持清晰、完整，不得涂改、挖补；票据粘贴需使用公司统一的粘贴单，按“上齐下不齐”原则排列，便于扫描存档。3.沟通机制：报销过程中若出现疑问或争议，报销人、部门负责人、财务人员应及时沟通，必要时可召开临时协调会明确处理意见，确保流程高效推进。七、附则1.本流程说明由公司财务部负责解释，未尽事宜按《公司财务管理制度》《费用报销管理办法》等相关制度执行。2.本流程自发