建筑设计院项目档案管理办法

建筑设计院项目档案管理办法一、总则建筑设计项目档案是设计过程、成果及服务的真实记录，是技术传承、项目复盘、合规审查的核心依据。为规范项目档案管理，保障档案完整、准确、安全并充分发挥其价值，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档规范》（GB/T____）等法规标准，结合本院业务特点，制定本办法。本办法适用于本院承接的各类建筑设计项目（含咨询、勘察、专项设计等延伸服务）的档案管理，涵盖项目从前期调研至后期服务全周期形成的文件材料。项目档案管理遵循“全过程管控、集中保管、责任到人、高效利用”原则，实行“谁形成、谁负责、谁归档”的管理机制，确保档案与项目进度同步收集、整理，实现档案管理与设计业务的深度融合。二、管理职责（一）档案管理部门（综合档案室）作为档案管理的核心机构，负责统筹全院项目档案管理工作：制定完善档案管理制度、流程及技术规范，指导各部门开展档案工作；对项目档案的收集、整理、归档进行监督、检查与培训，确保档案质量；负责档案的集中保管、数字化加工、检索利用及安全防护，定期开展档案盘点与维护；会同相关部门开展档案鉴定、销毁及移交工作，推动档案资源的开发利用。（二）项目组（含设计团队、项目经理）作为项目档案的直接责任主体，承担以下职责：建立项目档案管理台账，明确专人负责档案收集、整理工作，确保档案与设计进度同步形成；对项目各阶段产生的文件材料进行初审，检查完整性、准确性，及时协调解决档案问题；按要求完成档案组卷、编目，在项目验收前向档案管理部门移交完整档案，配合档案验收工作。（三）设计及技术人员作为文件材料的形成者，需履行：严格执行档案规范，在设计过程中同步形成、积累文件材料，确保内容真实、签署完整、格式合规；及时向项目组提交过程文件（如计算书、方案稿、沟通记录等），对提交的文件质量负责；参与档案鉴定工作，对专业技术文件的保存价值提供意见。三、档案分类与整理（一）档案分类项目档案按项目阶段+专业类型双重维度分类，阶段划分为：前期调研（含立项、策划、调研资料）、方案设计（含概念方案、深化方案、评审文件）、初步设计（含初设图纸、计算书、审批文件）、施工图设计（含施工图纸、技术交底、变更记录）、后期服务（含现场服务记录、验收资料、运维建议）。专业类型涵盖建筑、结构、给排水、电气、暖通、景观等设计专业及咨询、勘察等延伸服务。（二）整理要求1.组卷规则：遵循文件形成规律与内在联系，按项目阶段、专业或问题组卷，同一项目的管理性文件与技术性文件可分卷但需保持项目整体性。卷内文件按时间或重要程度排序，批复文件在前、请示文件在后，图纸按专业、图号顺序排列。2.编号与编目：项目档案采用“项目编号-阶段代码-专业代码-卷号”的编号规则（如“JS-____-FJ-01”，其中JS为项目代号，2023为年份，001为项目序号，FJ为方案阶段，01为卷号）。每卷编制卷内文件目录，注明文件编号、名称、日期、页数、责任人等信息，案卷封面需标注项目名称、阶段、专业、卷数、保管期限等。3.载体要求：纸质文件使用A4幅面耐久性纸张，字迹为黑色碳素墨水或激光打印，图纸采用蓝图或符合长期保存要求的电子图纸；电子文件需为不可编辑的PDF、TIFF等格式，配套元数据（如创建时间、责任人、版本号）完整。四、归档要求（一）归档范围项目档案需涵盖全周期文件：管理性文件：项目立项批复、合同、招投标文件、会议纪要、往来函件、审批文件等；技术性文件：各阶段设计图纸（含CAD图纸、效果图）、计算书、说明书、技术交底、设计变更、现场服务记录、验收报告等；成果性文件：最终版设计图纸、成果报告、获奖证书、用户反馈等；电子文件：与纸质文件对应的电子文档、设计模型（如BIM模型）、渲染文件、项目过程中的重要邮件及沟通记录。（二）归档时间分阶段归档：方案设计、初步设计、施工图设计阶段完成后15个工作日内，项目组向档案管理部门移交阶段档案；最终归档：项目竣工验收（或服务结束）后30个工作日内，完成全部档案的整理、审核并移交，档案管理部门应在10个工作日内完成验收。（三）归档质量文件材料需完整无缺，杜绝遗漏设计依据、过程文件或成果文件；内容准确，与实际设计过程、成果一致，签字、盖章、日期等签署信息完整；载体合规，纸质文件无破损、褪色，电子文件无病毒、可正常读取，图纸折叠符合档案规范（如A4幅面装订）。五、保管与利用（一）保管要求档案管理部门应建立专用档案室，配置防火、防潮、防虫、防盗设施，温湿度控制在14-24℃、相对湿度45%-60%。纸质档案定期消毒、修复，电子档案采用“双套制”（纸质+电子）保管，定期备份至离线存储设备，每年度开展数据有效性检查。（二）利用流程内部借阅：员工填写《档案借阅申请表》，注明用途、期限，经部门负责人审批后借阅，借阅期限一般不超过15天，逾期需办理续借；外部借阅：外单位需持单位介绍信、经办人身份证，经本院分管领导审批后，在指定场所查阅，原则上不提供原件借阅，确需复制的需注明用途并备案；（三）开发利用档案管理部门应建立档案检索系统（含电子目录、全文数据库），通过关键词、项目编号、阶段等维度实现快速查询。定期编制《项目档案利用案例集》，总结经典项目的设计思路、技术难点及解决方案，为后续项目提供参考；对具有行业价值的档案，经审批后可对外提供技术咨询服务。六、鉴定与销毁（一）定期鉴定档案管理部门会同项目部门、技术委员会每5年开展一次档案鉴定，依据《企业档案保管期限表》（本院制定），结合项目价值、利用频率，重新核定保管期限。对保管期满的档案，再次评估其历史价值、法律价值，确定是否销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门编制《档案销毁清册》，列明档案编号、名称、形成时间、保管期限、鉴定意见等；2.清册经档案管理部门负责人、技术委员会主任、分管院长审批后，方