合同履行状况跟进分析表

合同履行状况跟进分析表（通用工具模板）一、适用范围与应用场景本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织，用于系统化管理合同履行全过程，尤其适合以下场景：多项目并行管理：当企业同时推进多个合作项目，需集中跟踪不同合同的履行进度、款项支付、交付情况等；风险预警与防控：通过定期分析合同履行数据，及时发觉履约延迟、质量不达标、违约风险等问题，提前采取应对措施；跨部门协同工作：法务、业务、财务、项目部等多部门需共享合同履行信息，明确责任分工，避免信息孤岛；履约绩效评估：为合作方的信用评级、后续合作决策提供数据支撑，也可作为内部绩效考核的依据。二、工具使用步骤详解1.前期准备：基础信息梳理与责任分工操作要点：合同清单梳理：整理当前所有在履行合同，明确合同编号、名称、签约方、签订日期、履行期限等核心信息，形成《合同台账》作为基础数据源；责任主体确认：针对每份合同，指定“主要责任人”（如业务经理*经理）和“协作部门”（如法务部、财务部），明确各方在跟进、反馈、风险处理中的职责；关键节点提取：从合同中梳理出需重点跟踪的节点，如付款节点、交付节点、验收节点、质保期起止时间等，标记在跟踪表中作为动态监控基准。2.数据收集：履行信息实时获取与核对操作要点：信息来源：通过业务部门周报/月报、合作方函件、财务付款记录、项目验收单等渠道，收集合同实际履行数据；核心数据项：进度数据：当前履行阶段（如“履行中”“即将到期”“已终止”）、已完成工作内容、未完成工作内容及原因；金额数据：已付款金额、应付未付金额、应收未收金额、违约金/赔偿金情况；异常数据：延迟履行（具体天数）、质量问题（描述及整改要求）、违约行为（如合作方未按约定提供资质文件）等；数据核对：由主要责任人牵头，协作部门配合，保证收集的数据与合同约定、实际执行情况一致，避免信息偏差。3.表格填写：按规范录入履行动态操作要点：基础信息栏：对照《合同台账》，准确填写合同编号、合同名称、签约方（甲方/乙方，名称用公司代替，如“甲方：科技有限公司”）、合同类型（如采购合同、服务合同、租赁合同等）、合同金额、签订日期、履行期限（起止时间）；进度跟踪栏：根据最新履行情况，填写“当前进度”（如“设计阶段已完成，开发阶段进行中”），并在“已完成关键节点”“待办关键节点”中列出具体节点（含计划时间、实际时间、责任人，如“2024-06-30完成原型设计，实际完成时间：2024-06-28，责任人：*设计”）；异常情况栏：若存在履行异常，需详细描述“异常内容”（如“乙方延迟交付设备15天”）、“影响程度”（如“导致项目整体进度延迟，影响下游测试环节”）、“风险等级”（高/中/低，由法务部评估后填写）；责任分工栏：明确“主要责任部门”（如项目部）、“主要责任人”（如*经理）、“协作部门”（如法务部负责审核违约条款，财务部负责跟踪付款）。4.定期更新：动态跟踪与记录操作要点：更新频率：根据合同类型和风险等级设定更新周期——常规合同每月更新1次，高风险合同（如金额大、履行复杂、合作方信用记录不佳）每两周更新1次，临近关键节点（如付款、交付）前3天启动每日跟踪；更新流程：主要责任人收集最新履行数据→填写跟踪表→协作部门审核（法务确认风险描述准确性，财务确认金额数据）→提交部门负责人审批后存档；版本管理：每次更新时标注“更新日期”和“更新人”（如“2024-07-01更新，*经理”），保证历史版本可追溯。5.风险分析与输出：形成决策支持操作要点：风险汇总：每月/季度对跟踪表中的异常情况进行汇总，统计“高频风险类型”（如“延迟交付”“付款延迟”）、“高风险合同清单”；原因分析：针对高风险问题，组织跨部门会议分析根本原因（如“延迟交付”原因是“乙方生产产能不足”或“我方需求变更频繁”）；输出报告：形成《合同履行风险分析报告》，包含风险清单、原因分析、整改建议（如“与乙方协商交付时间，或启动备选供应商对接”）、责任部门及完成时限，为管理层决策提供依据。6.归档管理：闭环与复盘操作要点：资料归档：合同履行完毕或终止后，将跟踪表（含各版本更新记录）、相关函件、验收单、付款凭证等整理成册，电子版备份至企业文档管理系统，纸质版按合同编号归档；复盘总结：每季度/年度对合同履行情况进行复盘，分析高频问题类型、责任部门履职情况，优化合同审批流程、履约跟踪机制，持续提升管理水平。三、合同履行状况跟进分析表模板合同履行状况跟进分析表合同基本信息合同编号（与合同文件一致，如“HT-2024-007”）合同名称（例：“*办公楼物业管理服务合同”）签约方（甲方）（例：“*集团有限公司”）签约方（乙方）（例：“*物业管理有限公司”）合同类型□采购合同□服务合同□建设工程合同□租赁合同□其他：_________合同金额（元）（大写：_________________；小写：_________________）签订日期_______年_______月_______日履行期限自_______年_______月_______日至_______年_______月_______日当前进度□履行中□已完成□提前终止□延迟履行（延迟天数：____天）关键节点跟踪已完成节点（按时间倒序列出，含计划时间、实际时间、责任人）1.节点名称：_________________；计划时间：_______；实际时间：_______；责任人：_______2.节点名称：_________________；计划时间：_______；实际时间：_______；责任人：_______待办节点（按时间正序列出，含计划时间、内容、预警标识）1.节点名称：_________________；计划时间：_______；内容：_________________；□正常□预警（原因：_______）2.节点名称：_________________；计划时间：_______；内容：_________________；□正常□预警（原因：_______）履行异常情况异常描述（例：“乙方未按约定于2024-07-01提供第三季度物业费发票”）异常类型□进度延迟□质量不达标□付款违约□资料缺失□其他：_________影响程度□轻微（不影响整体目标）□一般（影响局部目标，可补救）□严重（影响核心目标，难以补救）风险等级□低（可控）□中（需关注）□高（需立即处理）应对措施（例：已发函催告乙方，要求7月5日前提供，否则按合同约定扣减履约保证金）责任部门/责任人部门：_________；责任人：_______责任分工与更新主要责任部门（例：行政部）主要责任人（例：*主管）协作部门（例：财务部、法务部）上次更新日期_______年_______月_______日本次更新日期_______年_______月_______日更新人（例：*专员）备注（其他需说明事项，如“合作方提出续约意向，需另行评估”）填写说明合同编号：务必与公司合同管理系统编号一致，便于检索；当前进度：根据实际履行状态勾选，若选择“延迟履行”，需注明延迟天数及原因；关键节点：已完成节点需提供实际完成凭证（如验收单、付款记录）作为支撑，待办节点若临近计划时间（如提前3天），需勾选“预警”并说明原因；风险等级：由法务部根据合同条款及异常影响程度评估，“高”风险需24小时内上报部门负责人；更新人：每次更新需填写实际操作人姓名（用号代替，如“经理”），保证责任可追溯。四、使用过程中的关键注意事项1.数据真实性与及时性履行数据必须来源于实际业务场景，禁止虚构或瞒报异常情况；异常事件发生后，需在24小时内录入跟踪表，避免信息滞后导致风险扩大。2.责任到人与跨部门协作每份合同需明确唯一“主要责任人”，不得出现责任交叉或空白；协作部门需在收到审核要求后2个工作日内反馈意见，保证信息同步。3.风险分级与动态调整风险等级需根据实际情况动态调整——若异常情况已解决（如乙方及时补交发票），风险等级由“高”调整为“低”；若出现新问题（如延迟交付导致客户索赔），需重新评估并升级风险等级。