人力资源管理常用文档

一、员工入职登记表：新员工信息规范化管理工具适用情境：企业新员工入职时，用于系统采集员工基础信息，建立员工档案，保证人事信息准确完整，为后续劳动合同签订、社保缴纳、岗位安排等提供依据。操作流程：从信息采集到档案归档的六步法准备阶段：人力资源部提前打印《员工入职基本信息登记表》（含纸质版/电子版），准备员工手册、劳动合同模板等入职材料，保证表格信息项覆盖身份、学历、联系方式等核心内容。信息填写：新员工入职当日，由HR引导员工逐项填写登记表，重点核对姓名、证件号码号、学历学位、紧急联系人等关键信息，避免漏填或错填（如“婚姻状况”需注明已婚/未婚/离异，“现居住地址”需精确到区县街道）。材料核对：HR同步收集员工证件号码复印件、学历学位证书复印件、离职证明（如有）等佐证材料，与登记表信息一一比对，保证“人证一致”（如证件号码姓名与登记表姓名不符需补充说明）。信息录入：核对无误后，HR将登记表信息录入人事管理系统，分类存储（如“基本信息”“教育背景”“联系方式”等模块），员工档案编号。合同签订：基于登记表信息，HR拟定劳动合同，明确岗位、薪资、合同期限等条款，经员工确认无误后双方签字盖章，合同文本与登记表一并归档。信息同步：HR将员工信息同步至社保系统、考勤系统、部门通讯录等，保证财务、行政、用人部门及时获取新员工基础数据，避免信息孤岛。模板示例：员工入职基本信息登记表项目填写内容备注姓名*小明与证件号码一致性别男出生日期1995年8月15日公历日期证件号码号11010119950815需提供复印件民族汉族政治面貌群众婚姻状况未婚学历本科需提供毕业证复印件所学专业人力资源管理联系方式保证畅通电子邮箱xiaomingexample企业邮箱优先现居住地址北京市海淀区路号精确到门牌号紧急联系人*小红（母亲）关系+电话紧急联系人电话1395678入职岗位招聘专员入职日期2024年3月1日银行账号6222080用于薪资发放社保公积金缴纳地北京市附件清单证件号码复印件、毕业证复印件需员工签字确认“附件齐全”关键提醒：保证信息准确与合规隐私保护：登记表含员工敏感信息（如证件号码号、家庭住址），需由HR专人保管，禁止非授权人员查阅，离职后按规定期限保存或销毁。信息真实性：员工需对填写信息负责，若发觉虚假信息（如伪造学历），企业有权解除劳动合同且不支付经济补偿。信息更新：员工联系方式、住址等信息变更时，需及时提交《员工信息变更表》，HR应在3个工作日内更新系统，保证数据时效性。二、绩效考核表：员工绩效评估与改进工具适用情境：企业定期（如季度/年度）对员工工作表现进行评估，用于绩效反馈、薪酬调整、晋升决策、培训需求分析等，推动员工与组织目标协同。操作流程：从目标设定到结果应用的五步法目标确认：考核周期初，上级与员工共同制定《绩效目标责任书》，明确岗位职责核心指标（KPI）及权重（如“招聘完成率”占比30%，“简历筛选准确率”占比20%），保证目标符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关、有时限）。过程跟踪：考核周期内，上级通过周例会、项目复盘等方式，记录员工关键行为数据（如“完成校园招聘3场，录用15人”“处理劳动争议案件2起，满意度95%”），避免“凭印象打分”。数据收集：考核期末，HR协同各部门收集量化数据（如销售业绩、客户投诉率）和定性评价（如同事反馈、上级评语），形成《绩效数据汇总表》，保证评估有据可依。绩效面谈：上级与员工一对一沟通，反馈考核结果（如“本季度绩效得分85分，良好”），肯定成绩（如“超额完成招聘目标”），指出不足（如“培训需求调研深度不足”），共同制定《绩效改进计划》（如“下季度增加2次行业调研，提交1份优化报告”）。结果应用：HR根据绩效等级（优秀/良好/合格/待改进）对应薪酬调整（如优秀者加薪10%）、晋升资格（如连续2个季度优秀可晋升主管）、培训安排（如待改进者参加“沟通技巧”培训），并将结果存入员工档案。模板示例：员工季度绩效考核表被考核人*小明岗位招聘专员考核周期2024年Q1考核维度指标名称目标值实际完成权重得分（100分制）业绩指标招聘完成率≥90%95%40%95到岗及时率≥85%88%30%88简历筛选准确率≥80%82%20%82行为指标团队协作积极配合部门工作无投诉5%90学习成长参加培训≥2次参加3次5%100总分——————100%90.5上级评语本季度超额完成招聘目标，简历筛选质量较高，建议下季度重点优化候选人面试流程，提升人岗匹配度。员工自评认同考核结果，将通过学习“结构化面试技巧”改进工作，感谢上级指导。绩效等级□优秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（70-79分）□待改进（<70分）【良好】改进计划1.4月参加“结构化面试”培训，提交1份面试流程优化方案；2.5月跟踪3名新员工试用期表现，分析入职适应问题。关键提醒：保证评估公平与导向性指标客观：避免主观指标（如“工作态度好”），尽量使用量化数据（如“客户满意度评分”“项目完成时效”），确需定性评价时需提供具体事例（如“主动加班完成紧急招聘任务”）。及时反馈：考核结果需在考核周期结束后5个工作日内反馈员工，超期可能影响员工改进积极性，且需记录“延迟反馈原因”并存档。申诉机制：员工对考核结果有异议时，可在收到结果后3个工作日内提交《绩效申诉表》，HR需在5个工作日内核查并反馈，保证评估过程透明。三、员工培训计划表：培训需求与实施管理工具适用情境：企业为提升员工岗位胜任力或培养后备人才，系统规划培训内容、时间、资源，保证培训效果与业务需求匹配，避免资源浪费。操作流程：从需求调研到效果评估的四步法需求调研：HR通过问卷（员工自评）、访谈（部门负责人）、绩效分析（如“新员工离职率高反映入职培训不足”）等方式，收集培训需求，形成《培训需求汇总表》，明确优先级（如“安全培训”为紧急需求，“管理技能”为长期需求）。计划制定：根据需求，HR协同部门负责人设计培训方案，确定培训主题（如“新员工入职培训”“Excel高级函数应用”）、时间（避开业务高峰期）、地点（会议室/线上平台）、讲师（内部专家/外部机构）、参训人员（按岗位/层级划分），形成《年度/季度培训计划表》。组织实施：培训前3天，HR通过邮件/系统通知参训人员（含时间、地点、需携带物品，如笔记本）；培训中，安排专人签到、记录课堂要点（如“重点讲解VLOOKUP函数的使用场景”）；培训后收集《培训满意度问卷》（评分维度：内容实用性、讲师水平、组织效率）。效果评估：培训结束后1周内，通过测试（如“安全培训满分80分合格”）、实操考核（如“独立完成数据透视表制作”）、上级评价（如“培训后员工报表效率提升20%”）等方式评估效果，形成《培训效果报告》，并将结果用于优化下一期计划。模板示例：季度培训计划表培训主题新员工入职培训培训时间2024年4月10日9:00-17:00培训地点公司3楼会议室参训人员小明、小红、*（2024年4月新入职员工）讲师人力资源部*李经理培训方式理论讲解+案例分析+互动问答培训目标1.熟悉公司文化与规章制度；2.掌握岗位基础操作流程；3.知晓职业发展通道。培训内容与日程09:00-10:30公司发展历程与价值观（李经理）10:30-10:45茶歇10:45-12:00人力资源制度（考勤、社保、请假流程）（王主管）13:30-15:00岗位SOP操作（招聘模块）（赵专员）15:00-15:15茶歇15:15-16:30安全与保密培训（陈主任）16:30-17:00答疑与考核（笔试+实操）培训材料员工手册、岗位SOP文档、安全手册、笔试试卷考核方式笔试（60%）+实操（40%），80分以上合格负责人人力资源部*刘助理联系方式5678关键提醒：保证培训落地与实效需求匹配：避免“为培训而培训”，培训内容需结合员工实际需求（如一线员工侧重“安全操作”，管理层侧重“团队管理”），可通过“培训前需求访谈+培训后效果回访”闭环验证。资源保障：提前检查场地设备（投影仪、麦克风、网络），讲师需提前3天确认课件，避免临时变动影响培训效果。结果应用：将培训考核结果与员工绩效、晋升挂钩（如“新员工入职培训不合格需重新培训”），同时统计培训覆盖率（如“季度培训计划完成率≥90%”），作为HR部门工作指标之一。四、员工离职申请表：离职流程规范化管理工具适用情境：员工因个人原因（如职业发展、家庭原因）或企业原因（如岗位调整、劳动合同到期）离职时，规范离职流程，保证工作交接顺畅，保障企业信息安全与运营稳定。操作流程：从申请到手续完结的六步法提交申请：员工需提前30天（试用期内提前3天）向部门负责人提交《员工离职申请表》，注明“离职原因”（如“个人职业发展规划”“家庭搬迁”）、“预计离职日期”，部门负责人确认签字。审批流转：部门负责人将申请表提交HR，HR审核是否符合离职规定（如“是否在服务期内”“有无未结清款项”），再报上级领导审批（部门经理及以上岗位需总经理审批）。工作交接：员工与接收人（部门指定人员）共同制定《工作交接清单》，列明交接事项（如“未完成项目进度”“客户联系方式”“公司财物（电脑、门卡）”），双方签字确认，部门负责人监督交接过程。离职面谈：HR与员工进行一对一面谈，知晓离职真实原因（如“薪资不满”“工作压力”），记录《离职面谈记录》，用于企业改进管理（如“若多名员工反映“薪资不满”，需启动薪酬调研”）。手续办理：HR协助员工办理社保停缴、公积金转移、薪资结算（需扣除未结清款项，如借款、赔偿金），收回公司财物（电脑、工牌、保密文件），签署《保密协议》（若涉及商业秘密）。档案归档：HR将离职申请表、交接清单、离职面谈记录等材料存入员工档案，更新人事系统状态为“已离职”，同步至财务、行政部门，保证后续事务（如社保补缴、出具离职证明）顺利衔接。模板示例：员工离职申请表申请人信息姓名：*小明部门：招聘部岗位：招聘专员入职日期2023年4月1日预计离职日期2024年4月30日离职原因□个人原因（职业发展）□企业原因（岗位调整）□其他：_________【个人原因：职业发展】工作交接清单1.未完成项目：2024年校园招聘收尾工作（已对接3所高校，需交接后续跟进人*小红）；2.公司财物：笔记本电脑（SN:56）、工牌（编号088）；3.系统账号：招聘系统（密码已重置）、企业（权限已回收）。交接人确认姓名：*小红职务：招聘主管日期：2024年4月20日部门审批同意离职，工作交接已完毕。签字：*赵主管（部门经理）日期：2024年4月18日HR审批符合离职规定，手续齐全，同意办理。签字：*李经理（HR经理）日期：2024年4月22日离职证明已于2024年4