采购订单审核与供应商评价表模板

采购订单审核与供应商评价管理工具一、适用工作场景本工具适用于企业采购管理全流程中，对采购订单进行合规性、合理性审核，并对合作供应商的履约表现进行系统性评价的场景。具体包括：新供应商合作前的订单审核验证；常规采购订单的跨部门协同审批；供应商阶段性合作表现的量化评估；采购决策优化（如供应商分级、合作策略调整）等。通过标准化审核与评价，可规范采购流程，控制采购风险，提升供应链整体效能。二、详细操作流程步骤1：采购订单信息收集与初步核对操作内容：采购经办人*根据需求部门提交的《采购申请单》，整理采购订单信息，包括供应商名称、物料/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额、交货期、交付地点、付款条款、质量要求等核心要素，保证与申请单内容一致。责任主体：采购经办人*输出物：完整的《采购订单（草案）》步骤2：多维度审核（关键环节）采购经办人*将订单草案提交至相关部门进行协同审核，重点审核以下维度：需求部门审核：由需求部门负责人*确认物料/服务的规格型号、技术参数、数量是否符合实际使用需求，交货期是否满足项目进度。财务部门审核：由财务专员*核对采购预算是否充足，付款条款是否符合企业财务制度（如预付款比例、结算周期），价格是否在市场合理区间。法务/风控部门审核（如涉及）：由法务专员*审核合同条款（如违约责任、知识产权归属、保密协议等）的合规性，规避法律风险。采购部门负责人审核：由采购经理*综合各部门意见，评估供应商选择的合理性（如是否通过合格供应商名录、价格是否优于历史采购价等）。步骤3：订单确认与下达操作内容：所有审核环节通过后，由采购总监（或授权审批人）最终审批签字，确认采购订单生效。采购经办人将盖章生效的订单正式发送至供应商，并同步抄送需求部门、财务部门存档。责任主体：采购经办人、采购总监输出物：生效版《采购订单》（供应商/企业存档联）步骤4：供应商履约跟踪与记录操作内容：需求部门/采购经办人*在供应商履约过程中，实时跟踪交货准时性、物料质量（如需验收）、服务响应速度等关键指标，记录履约异常情况（如延期、质量问题、服务投诉等），作为供应商评价的依据。责任主体：需求部门负责人、采购经办人输出物：《供应商履约跟踪记录表》（含异常情况描述、处理结果）步骤5：供应商评价（周期性）评价周期：根据采购物料/服务重要性设定，如核心供应商每季度评价，一般供应商每半年或年度评价。评价主体：采购部门牵头，联合需求部门、财务部门、质量部门（如涉及）共同参与。操作内容：基于《供应商履约跟踪记录表》，结合订单执行数据，按评价指标对供应商进行量化打分，形成《供应商评价报告》，明确评价等级（优秀/良好/合格/待改进）及改进建议。步骤6：结果归档与应用操作内容：将审核通过的采购订单、供应商评价报告等资料分类归档，录入供应商管理系统。根据评价结果，动态调整供应商合作策略（如增加优秀供应商订单份额、对待改进供应商制定帮扶计划或淘汰机制）。责任主体：采购部门档案管理员*输出物：供应商档案（含订单记录、评价报告）三、模板表格设计表1：采购订单审核表订单基本信息订单编号PO-2024-供应商名称有限公司采购物料/服务名称[具体名称，如“办公用A4纸”“IT设备运维服务”]规格型号/服务内容[详细描述，如“70g白色1000张/包”“月度7×8小时故障响应”]数量[数字+单位，如“100包”“1年”]单价（元）[数字，保留两位小数]总金额（元）[数字，保留两位小数]需求部门[如“行政部”“研发部”]申请人*采购经办人*审核项目审核内容（示例）物料需求匹配度规格型号、数量是否符合《采购申请单》要求？价格公允性是否低于/等于历史采购价？是否参考市场均价？交期合理性交货期是否满足需求部门项目进度？合同条款合规性付款方式、违约责任等是否符合企业制度？供应商资质有效性营业执照、相关资质证书是否在有效期内？最终审批意见□同意下达□需重新修改□驳回表2：供应商评价表（季度/年度）供应商基本信息供应商名称有限公司合作周期[YYYY年MM月-YYYY年MM月]评价周期[YYYY年QX/年度]评价指标权重（%）质量达标率30交期准时率25服务响应速度20价格竞争力15合作配合度10总分100评价等级□优秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□待改进（<60分）主要优势[示例：质量稳定、交期准时]待改进问题[示例：价格偏高、响应速度需提升]改进建议[示例：下次谈判争取价格下浮；明确服务响应SLA]评价部门签字采购部门：*需求部门：*质量部门：*（如涉及）评价日期YYYY-MM-DD四、使用关键提示审核时效性：订单需在收到《采购申请单》后3个工作日内完成初步审核，紧急采购订单可缩短至1个工作日，保证采购流程不滞后于业务需求。评价客观性：评价指标需基于客观数据（如验收记录、交付时间戳），避免主观臆断；评分标准需统一，保证不同供应商评价结果横向可比。动态更新：供应商评价结果每半年复盘一次，对连续两次“待改进”的供应商启动现场审核或淘汰程序，对“优秀”供应商