企业文档管理与存档制度模板

企业文档管理与存档制度模板一、总则（一）制定目的与依据为规范企业内部文档的形成、收集、整理、归档、保管及使用流程，保障文档的完整性、安全性及可追溯性，提高管理效率，防范法律风险及信息泄露，依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各子公司（以下统称“各单位”）在经营管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质文档、电子文档及声像资料。二、管理机构与职责分工（一）档案管理委员会由公司总经理任主任，分管行政副总任副主任，各部门负责人*为成员，主要职责包括：审定公司文档管理相关制度及年度工作计划；协调解决文档管理中的重大问题（如跨部门协作、密级划分争议等）；监督检查制度执行情况，审批档案鉴定及销毁方案。（二）行政部（档案管理部门）行政部是公司文档管理的归口管理部门，设专职档案管理员*，主要职责包括：制定和完善文档管理实施细则、分类标准及编码规则；负责对公司各部门文档归档工作进行指导、培训及监督检查；统一接收、分类、编目、保管、鉴定、统计及销毁公司档案；建立档案管理系统，维护档案信息安全；提供档案查阅、复制服务，管理档案借阅流程。（三）各单位文档管理职责各部门/子公司指定专人（兼职文档管理员*）负责本单位的文档管理工作；负责本单位文档的日常收集、整理、预立卷及按时向行政部归档；保证归档文档的真实性、完整性、规范性，对文档质量负责；协助行政部做好本单位档案的利用及保密工作。三、文档分类与编码管理（一）文档分类标准根据文档内容及来源，将公司文档分为以下一级类别，并设置二级子类别（可根据企业实际调整）：一级类别二级子类别示例管理类行政管理、人力资源管理、财务管理、审计管理公司红头文件、劳动合同、财务报表、审计报告业务类市场营销、研发生产、客户服务、项目管理营销策划案、产品图纸、客户投诉记录、项目验收报告合同类采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同原材料采购合同、产品销售协议、劳动合同证照资质类公司证照、资质证书、专利商标、许可证件营业执照、高新技术企业证书、专利证书、食品生产许可证声像类照片、录音、录像、电子光盘公司年会照片、重要会议录音、项目施工录像其他类不属于上述类别的其他重要文档外部单位往来函件、捐赠协议（二）文档编码规则文档采用“一级类别代码-二级类别代码-年份-流水号”的编码方式，具体规则编码位内容说明示例第1-2位一级类别代码（管理类GL、业务类YW、合同类HT、证照ZZ、声像SX、其他QT）GL（管理类）第3-4位二级类别代码（如行政管理为XZ、人力资源为RL）XZ（行政管理）第5-8位文档形成年份（4位数字）2024第9-12位流水号（按当年归档顺序从0001开始编号）0001完整示例：GLXZ-2024-0001，表示2024年行政管理类第1号归档文档。四、归档范围与保管期限（一）归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的文档（如公司章程、年度工作总结、组织架构图）；公司在经营管理中形成的具有查考利用价值的文件材料（如会议纪要、请示报告、批复、统计报表）；产品研发、生产、销售、服务等业务活动中形成的核心技术资料、合同协议、客户资料；资产、资金、成本、税务等财务管理相关凭证、账簿、报表；员工招聘、培训、考核、薪酬、离职等人力资源管理文档；公司获得的荣誉证书、资质证明、专利证书、商标注册文件等；与其他单位或个人签订的具有法律效力的合同、协议、承诺函；其他对公司具有保存价值的电子文档、声像资料等。（二）保管期限根据文档的价值及使用频率，将保管期限划分为永久、长期（30年）、短期（10年）三类，具体如下表：文档类型保管期限备注公司章程、股东会决议永久涉及公司根本制度及重大决策年度工作计划、总结、财务报表长期（30年）反映公司年度经营状况合同、协议、项目验收报告长期（30年）涉及公司经济权益及法律责任会议纪要、内部管理制度短期（10年）日常管理类文档，参考价值有限员工劳动合同、离职证明长期（30年）涉及劳动纠纷风险产品图纸、技术专利文件永久核心技术资产，需长期保存临时通知、一般函件短期（5年）事务性文档，参考价值低五、文档归档操作流程（一）文档形成与整理文档形成：各单位在业务活动中形成的文档，需内容真实、格式规范、字迹清晰（电子文档需为PDF、Word等通用格式，避免使用加密或特殊格式）；部门整理：兼职文档管理员于每月30日前对本月形成的文档进行分类、排序、去除金属夹，填写《文档归档预立卷目录》（见附件1），检查文档完整性（如缺页、漏签需及时补充）。（二）部门审核与移交部门审核：部门负责人*对《文档归档预立卷目录》及文档内容进行审核，确认无误后在目录上签字确认；移交归档：每月5日前，兼职文档管理员将审核后的文档及《文档归档预立卷目录》一并移交至行政部档案管理员，双方核对无误后在《档案移交登记表》（见附件2）上签字，各执一份留存。（三）档案接收与编目接收检查：行政部档案管理员接收文档时，重点检查文档是否齐全、分类是否准确、编码是否符合规则，对不符合要求的文档退回原部门重新整理；分类编目：对符合要求的文档，按照编码规则编制唯一档案编号，录入档案管理系统（电子文档需至系统并命名规范），打印《档案归档标签》（含编号、名称、日期、密级）粘贴在档案盒指定位置。（四）入库保管纸质档案：按编号顺序装入无酸档案盒，放入密集架存放，密集架标注区域及编号索引；电子档案：存储于公司专用服务器，定期进行备份（每月1次全备份、每周1次增量备份），备份介质需单独存放（如移动硬盘、云存储）；声像档案：刻录成光盘或存储于专用硬盘，标注内容、日期、摄制者信息，与纸质档案目录关联管理。六、文档借阅与使用管理（一）借阅范围因工作需要查阅本部门或跨部门档案的员工，可提交借阅申请；外部单位（如律师事务所、审计机构）因公务需查阅档案的，需持单位介绍信及有效身份证件，经行政部负责人及分管副总审批。（二）借阅流程申请审批：内部员工填写《档案借阅申请表》（见附件3），注明借阅文档名称、编号、用途、借阅期限，部门负责人签字后报行政部审批；涉密档案（如未公开技术资料、财务数据）需经档案管理委员会主任*审批。借阅登记：审批通过后，档案管理员核对档案信息，借阅人签字登记后领取档案，电子档案需在档案管理系统登记借阅记录。归还检查：借阅期限一般不超过5个工作日（特殊情况可申请延长，最长不超过15天），归还时档案管理员检查档案是否完好、有无缺失，确认无误后注销借阅记录。（三）使用规范借阅档案仅限在工作场所查阅，不得带出公司（特殊情况需经总经理*批准，并由专人陪同）；严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、摘抄档案（复制需经行政部审批，并由档案管理员负责操作）；涉密档案需在指定保密阅览室查阅，严禁无关人员接触；查阅后需在《涉密档案查阅登记表》上签字。七、档案保管与保护措施（一）保管环境要求纸质档案库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，配备温湿度计、空调、去湿机，每日记录温湿度；库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品，配备灭火器、消防栓等消防设施，定期检查电路安全性；密集架间距不小于80cm，主通道宽度不小于1.2m，保证通风及消防通道畅通。（二）档案保护措施纸质档案定期除尘（每季度1次），对破损、褪色档案及时修复或复印替换；电子档案定期检测（每半年1次），保证备份文件可正常读取，对病毒库及时更新；声像档案避免强光、磁场干扰，光盘存放于专用光盘盒，避免划伤。（三）档案鉴定与销毁对于保管期限届满的档案，由行政部每3年组织一次鉴定，由档案管理委员会、行政部、相关业务部门组成鉴定小组，对档案价值进行评估；对确无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》（见附件4），经档案管理委员会主任*审批后，由2人以上监销，并在《档案销毁记录表》上签字；销毁纸质档案需采用粉碎或焚烧方式，电子档案需彻底删除并销毁备份介质，严禁随意丢弃。八、监督与考核机制（一）日常监督行政部每月对各部门文档归档情况进行检查，重点检查归档及时性、完整性、规范性，检查结果纳入部门月度绩效考核。（二）考核奖惩对在文档管理工作中表现突出的部门或个人（如及时归档、避免档案遗失、创新管理方法），给予通报表扬及物质奖励；对违反本制度的行为，根据情节轻重给予处罚：未按时归档导致文档遗失的，扣部门负责人当月绩效5%；擅自复制、外泄涉密档案的，给予记过处分，造成公司损失的，追究法律责任；涂改、损坏档案的，责令赔偿损失并通报批评。九、附则本制度由行政部负责解释和修订，修订需经档案管理委员会审议后报总经理*批准；本制度自2024年X月X日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准；各单位可根据本制度结合实际情况制定实施细则，报行政部备案。附件列表附件1：文档归档预立卷目录附件2：档案移交登记表附件3：档案借阅申请表附件4：档案销毁审批表编制部门：行政部编制人：*审核人：*批准人：*发布日期：2024年X月X日附件1：文档归档预立卷目录序号文档名称文档编号形成日期页数密级（普通/秘密/机密）备注12024年度工作计划GLXZ-2024-00012024-01-0515普通2关于调整部门架构的批复GLXZ-2024-00022024-01-103普通………………附件2：档案移交登记表移交部门移交人接收部门接收人移交日期档案编号文档名称页数移交人签字接收人签字行政部*档案室*2024-02-01GLXZ-2024-00012024年度工作计划15**市场部*档案室*2024-02-01YWXS-2024-0001Q1营销策划案28**附件3：档案借阅申请表申请人部门借阅日期