采购需求与供应商管理模板

采购需求与供应商管理工具模板一、适用范围与应用场景本工具模板适用于各类企业（含生产制造、服务、商贸等类型）的采购部门及需求部门，用于规范从采购需求提报到供应商全生命周期管理的标准化流程。具体应用场景包括：新项目/新业务采购：如企业新产品研发、生产线扩建等项目中的物料或服务采购需求管理；日常运营采购：如生产原材料、办公用品、IT设备等常规物料的定期采购；紧急/临时采购：如设备突发故障维修、临时活动物料等需快速响应的采购需求；供应商合作优化：现有供应商绩效评估、新供应商引入及淘汰决策支持。二、标准化操作流程详解（一）采购需求发起与审核需求提报需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务计划或实际需求，填写《采购需求申请表》（模板见“核心工具模板清单”），明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望交付时间、预算金额等关键信息。需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部。需求复核与汇总采购部收到需求后，重点审核需求的完整性（如规格是否清晰、预算是否符合公司标准）、与现有库存的匹配度（避免重复采购），以及紧急程度的合理性。对多个部门提出的同类需求进行汇总，形成合并采购需求，以提高采购效率。需求审批根据采购金额或物料重要性，按权限分级审批（如金额≤1万元由采购经理审批，1万-5万元由分管副总审批，＞5万元由总经理审批）。审批通过后，采购部启动供应商寻源流程；审批不通过则退回需求部门修改。（二）供应商寻源与评估供应商信息收集采购部通过公开招标、行业推荐、供应商自荐、历史合作记录等渠道，收集潜在供应商信息，建立《供应商信息库》。收集内容需包括：供应商名称、主营业务、资质文件（如营业执照、相关行业认证）、联系人、联系方式（仅保留公司固话，避免个人隐私信息）、历史合作案例等。供应商资格预审从《供应商信息库》中筛选符合基本资质的供应商，重点审核：经营范围是否匹配本次采购需求；是否具备必要的生产/经营许可（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等）；财务状况（如近3年无严重亏损、无法律纠纷）；信用记录（如未被列入经营异常名录、严重违法失信企业名单）。资格预审不通过的供应商终止合作流程。供应商现场考察/样品测试（可选）对金额较大或技术要求复杂的采购项目（如大型设备定制），组织需求部门、技术部门共同对供应商进行现场考察，评估其生产规模、技术能力、品控流程等。需提供样品的采购项目（如原材料、零部件），由需求部门进行样品测试，出具《样品测试报告》，确认是否符合技术标准。综合评估与选定采购部组织成立评估小组（成员含采购、需求、技术、财务部门人员），从价格、质量、交期、服务、合作稳定性等维度对供应商进行评分（参考《供应商评估表》）。评分采用百分制，各维度权重可根据采购类型调整（如质量类采购质量权重可设为40%，价格类采购价格权重可设为50%）。选取综合得分最高的供应商作为候选供应商，若得分相近（如分差＜5分），可增加商务谈判环节进一步比较。（三）采购执行与合同签订询价与比价对候选供应商进行询价，要求其提供正式报价单（需加盖公章，注明含税/不含税价格、交货期、付款方式等）。采购部对比至少3家合格供应商的报价，结合《供应商评估表》得分，确定最终合作供应商。合同拟定与审核采购部根据谈判结果，拟定《采购合同》，明确双方权利义务，包括：物料/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等条款。合同需经法务部（或指定法务人员）、财务部、需求部门及分管领导审核，保证条款合规、风险可控。合同签订与执行审核通过后，由授权代表（如总经理或分管副总）与供应商签订合同，双方各执一份原件，采购部将合同扫描件存档并同步至财务部、需求部门。采购部向供应商下达《采购订单》，作为交付依据，同时跟踪供应商生产/备货进度。（四）履约管理与验收交付跟踪供应商按合同约定时间交付物料/服务时，需提前通知采购部及需求部门。采购部核对到货信息（如订单号、数量、批次号）与合同是否一致，确认无误后签收《送货单》。质量验收需求部门根据《采购合同》中的质量标准（如国标行标、技术协议、样品标准）对到货物料/服务进行验收，可包括：外观检查（包装是否完好、标识是否清晰）；数量清点（与送货单、订单一致）；功能测试（如抽检送检、现场试运行）。验收合格后，填写《物料验收单》，需求部门、采购部、供应商（或其送货人）签字确认；验收不合格则出具《不合格品报告》，联系供应商退换货或协商解决方案。入库与结算验收合格的物料由仓库办理入库手续，登记《库存台账》，更新库存数据。财务部根据《采购合同》《物料验收单》《发票》（需与合同信息一致）等单据，按约定付款方式（如货到付款、账期30天）办理付款，采购部配合完成结算流程。（五）供应商绩效评价与优化绩效数据收集采购部定期（如每季度/每半年）收集供应商履约数据，包括：交付准时率（按时交付批次/总交付批次×100%）；质量合格率（验收合格批次/总交付批次×100%）；价格竞争力（对比市场均价或历史采购价格）；服务响应速度（如问题解决及时性、配合度）；合作配合度（如是否按时提供发票、配合售后等）。绩效评分与评级依据《供应商绩效评价表》，对各项指标量化评分（如交付准时率≥95%得20分，90%-95%得15分，＜90%得0分），计算综合得分。根据得分将供应商分为四级：A级（优秀，≥90分）、B级（良好，80-89分）、C级（合格，60-79分）、D级（不合格，＜60分）。结果应用与优化A级供应商：优先分配订单，给予付款账期优惠，邀请参与长期战略合作项目；B级供应商：保持正常合作，针对薄弱环节（如交期波动）提出改进要求；C级供应商：暂停新订单下达，要求提交《整改报告》，3个月后复评仍不合格则降为D级；D级供应商：终止合作，从《供应商信息库》中移除，并分析淘汰原因避免风险。绩效评价结果需同步至公司管理层，作为采购策略调整的重要依据。三、核心工具模板清单（一）采购需求申请表序号需求部门物料/服务名称规格型号需求数量单位用途说明期望交付时间预算金额（元）需求部门负责人签字日期1生产部A型原材料XYZ-2023500kg甲产品生产2024-03-1525000*经理2024-03-012行政部办公打印机HP-M4062台日常办公2024-03-108000*主管2024-02-28（二）供应商评估表供应商名称评估日期评估维度（权重）评分标准（示例）得分加权得分科技有限公司2024-03-05价格（30%）低于市场均价5%以上30分，持平20分，高5%以内10分，＞5%0分257.5质量（40%）抽检合格率100%40分，≥95%30分，≥90%20分，＜90%0分3514交期（20%）按时交付100%20分，≥95%15分，≥90%10分，＜90%0分183.6服务（10%）响应及时、配合度高10分，一般5分，差0分80.8综合得分————————25.9（三）采购合同台账合同编号签订日期供应商名称物料/服务名称合同金额（元）合同有效期履约状态（进行中/已完成/终止）付款进度（已付/应付）责任人（采购员）CG-2024-0012024-03-08科技有限公司A型原材料250002024-03-08至2024-06-07进行中0/25000*专员CG-2024-0022024-03-12商贸公司办公打印机80002024-03-12至2024-09-11进行中0/8000*专员（四）供应商绩效评价表供应商名称评价周期交付准时率质量合格率价格竞争力（对比市场均价）服务响应速度配合度综合得分评级改进建议科技有限公司2024Q192%98%低3%24小时内响应良好82B建议提升交期稳定性商贸公司2024Q188%100%持平48小时内响应一般75C需加强订单跟进四、关键风险控制要点需求描述清晰化：需求部门需明确物料/服务的规格、技术参数及验收标准，避免因描述模糊导致采购偏差或后期争议。供应商资质审核：严格审查供应商的营业执照、行业资质及信用记录，保证合作方具备合法经营能力，降低合规风险。合同条款严谨性：合同中需明确质量标准、交付时间、违约责任等核心