企业合同审查与管理流程工具包

企业合同审查与管理流程工具包一、适用范围与典型场景本工具包适用于各类企业（初创企业、中小企业、大型集团）的合同全生命周期管理，覆盖法务部门、业务部门、财务部门、行政部门的协同工作场景。典型应用场景包括：新合同签订前审查：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、合作协议等新签文件的合规性与风险把控；现有合同履约跟踪：对已签署合同的履行进度、付款节点、变更情况进行动态监控；合同到期与续签管理：对即将到期合同的续签评估、终止手续办理及资料归档；合同纠纷处理支持：在合同争议发生前，通过规范审查与管理降低纠纷风险，发生时快速调取相关资料。二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同发起与信息登记发起主体：业务部门根据合作需求（如采购、销售、服务等），填写《合同立项申请表》，明确合同背景、合作方基本信息、合同标的、预估金额、核心需求等关键信息。信息登记：行政或法务部门根据立项申请，在《合同台账登记表》中创建合同编号（规则建议：年份-部门代码-合同类型-序号，如“2024-CG-SC-001”），登记合同名称、对方主体名称、统一社会信用代码、合同类型、预估金额、计划签署日期等基础信息，并同步录入电子合同管理系统（如有）。（二）合同初步审核（业务部门自查）审核重点：业务部门负责人对合同内容的业务真实性、条款与实际需求的匹配度进行初审，保证：合同标的与业务目标一致（如采购合同中的产品名称、规格、数量与采购订单匹配）；对方主体基本信息完整（名称、地址、联系方式等）；付款方式、交付周期等业务条款合理，符合公司财务制度与业务惯例。输出结果：初审通过后，在《合同审批流转表》中签署“业务初审意见”，连同合同草案及相关附件（如对方资质文件、合作意向书等）提交法务部门审查。（三）法务专项审查审查范围：法务部门从法律合规性、风险防控角度重点审查以下内容：主体资格：对方营业执照、授权委托书（如签约人非法定代表人）、相关行业资质（如特种设备生产许可证等）是否有效；条款完备性：合同是否包含标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决等核心条款，避免遗漏；法律风险：格式条款是否公平（如“最终解释权归甲方所有”等无效条款）、违约责任是否明确可执行、争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定是否合法；合规性：是否符合行业监管规定（如数据安全法对个人信息处理合同的限制）、是否涉及公司禁止性业务。输出结果：法务部门出具《合同审查意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，对需修改的条款标注具体修改建议（如“建议增加‘不可抗力’的定义及处理流程”），反馈至业务部门调整。（四）财务审核审核重点：财务部门对合同中的财务相关条款进行审查，保证：付款方式、进度与公司资金计划匹配（如大额合同是否分期付款）；税费承担、发票类型（如增值税专用发票）及开具时间符合财务制度；价格条款是否合理（如市场公允性、成本测算依据），避免显失公平导致公司损失。输出结果：在《合同审批流转表》中签署“财务审核意见”，通过后提交审批决策层。（五）审批决策分级审批：根据合同金额、类型及重要性设置审批权限（示例）：金额≤5万元：业务部门负责人+法务+财务审批；5万元＜金额≤50万元：分管副总*审批；金额＞50万元：总经理*+董事会（如需）审批。审批流程：审批人在《合同审批流转表》中签署明确意见（如“同意签署”“补充说明后签署”），对重大合同可组织专题会议审议。（六）合同签署用印管理：审批通过后，行政部门根据《合同审批流转表》加盖合同专用章或公章，严格执行“用印登记”制度（记录用印日期、份数、经办人*等）。签署规范：双方签字/盖章页需完整，法定代表人或授权代理人签字需留存授权委托书原件；合同文本以中文为准（如涉及外文文本，需明确“以中文文本为准”的条款）；正本份数按需确定（如双方各执1份，公司留存2份，其中1份归档，1份交业务部门履约使用）。（七）合同归档归档内容：包括合同正本、审批文件（立项申请、审查意见、审批流转表）、对方资质文件、补充协议/附件、履行过程中的重要函件（如验收单、付款凭证等）。归档流程：业务部门在合同签署后3个工作日内，将完整资料移交行政部门；行政部门按《合同归档目录表》分类编号（如按合同类型或年份），电子版存入指定服务器，纸质版装入档案盒并标注“合同编号+名称”；档案存放需防火、防潮、防虫，电子版定期备份（建议每季度1次），查阅需履行登记手续。（八）履约跟踪责任分工：业务部门为履约第一责任人，负责跟踪合同履行进度（如交付时间、质量验收）；法务部门监控违约风险；财务部门跟进付款节点。跟踪方式：建立《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如“2024年6月30日前完成交付”“2024年7月15日前支付尾款”）及实际完成情况；对逾期未履行或存在履行风险的，业务部门需及时向法务及上级汇报，启动催告或协商程序。（九）合同到期与终止到期提醒：行政部门在合同到期前3个月，通过《合同到期提醒表》通知业务部门评估是否续签。续签/终止处理：需续签的：参照新合同流程重新审查审批；不续签或履行完毕的：业务部门办理终止手续（如签署《终止协议》），行政部门在《合同台账》中更新“履行状态”为“已终止”，并归档相关资料。三、核心工具模板清单（一）合同审查清单表审查项目审查标准审查结果（通过/不通过/需修改）处理意见审查人*日期主体资格提供有效营业执照、授权委托书（非法定代表人签署）需补充2023年度年检报告张*2024-05-10合同标的条款标的描述清晰（名称、规格、型号），无模糊表述（如“一批”“大概”）通过李*2024-05-11付款与结算条款金额、币种明确，付款进度与履约节点匹配，发票类型约定清楚需修改增加“验收合格后15日内支付”王*2024-05-12违约责任约定具体违约金计算方式或损失赔偿范围，避免“承担相应责任”等模糊表述不通过需明确“逾期付款按日万分之三支付违约金”赵*2024-05-12（二）合同审批流转表合同编号合同名称申请人*申请部门提交日期审核环节意见人*意见签署日期2024-XS-003产品销售合同刘*销售部2024-05-08业务初审陈*业务条款合理，同意提交法务2024-05-09法务审查李*需补充对方资质文件2024-05-10财务审核周*付款方式符合财务制度2024-05-11分管副总审批吴*同意签署2024-05-12（三）合同台账登记表合同编号合同名称合同类型对方主体名称统一社会信用代码合同金额（元）签署日期合同期限履行状态归档编号备注2024-CG-001办公设备采购合同采购科技有限公司91110108120,0002024-05-152024-05-15至2025-05-14履行中DA2024-005分期付款2024-FW-002咨询服务合同服务管理咨询中心9131011580,0002024-04-202024-04-20至2024-10-19已完成DA2024-012已验收（四）合同归档目录表归档编号合同编号档案名称份数（纸质/电子）存放位置归档人*归档日期保管期限DA2024-0052024-CG-001办公设备采购合同正本2/1档案柜A-3-5郑*2024-05-1610年DA2024-0052024-CG-001采购合同审批文件1/1档案柜A-3-5附件1郑*2024-05-1610年DA2024-0122024-FW-002咨询服务合同终止协议1/1档案柜B-2-8郑*2024-10-2010年四、高效管理关键提示主体资格“三查”：查营业执照（是否在有效期内、经营范围与合同标的匹配）、查授权委托（非法定代表人签署时需核对授权范围及期限）、查履约能力（通过公开信息或过往合作评估对方信誉）。条款表述“四避免”：避免模糊用词（如“合理期限”“适当金额”）、避免责任不对等（如“乙方违约需赔偿，甲方违约可免责”）、避免管辖不明（如“由甲方所在地法院管辖”需明确具体城市）、避免法律冲突（如合同约定与法律强制性规定冲突时，以法律为准）。审批流程“两明确”：明确审批权限（避免越权审批或审批遗漏）、明确时限要求（如法务审查不超过3个工作日，财务审核