行政事务管理工作标准手册

行政事务日常管理工作标准手册前言/总则本手册旨在规范企业行政事务日常管理流程，明确各环节操作标准，提升行政工作效率，保障办公秩序有序运行。手册适用于公司各部门及行政管理人员，涵盖办公环境、办公用品、会务、访客、文件档案、固定资产、差旅及行政服务支持等核心管理场景，遵循“标准化、精细化、服务化、保密性”基本原则，保证行政工作规范、高效、协同开展。模块一：办公环境管理适用情境日常办公区域清洁维护、新员工入职环境准备、办公区域调整后环境恢复、节前/专项环境治理。标准化操作流程制定清洁计划行政专员*根据办公区域面积、使用频次，明确清洁频次（每日基础清洁、每周深度清洁、每月专项清洁），划分清洁责任区（如公共区域、会议室、前台等），制定《清洁标准明细表》（含地面、桌面、门窗、卫生间等清洁要求）。特殊区域（如机房、档案室）需单独制定清洁规范，避免设备损坏或信息泄露。分配清洁任务行政专员*与保洁服务供应商对接，明确每日清洁时间（如早8:00前完成公共区域清洁）、人员配置及岗位职责；各部门指定“环境维护员”，负责本部门办公区域的日常整理。日常清洁执行保洁人员按计划开展清洁：每日下班前30分钟清理公共区域垃圾、擦拭桌面及公共设施；每周五下午进行深度清洁（如玻璃窗、地面打蜡）；每月末进行专项清洁（如空调滤网、灯具）。环境维护员每日检查本区域物品摆放是否整齐，下班前关闭非必要电源、锁好文件柜。定期检查维护行政专员*每周一上午对全办公环境进行检查，对照《清洁标准明细表》逐项评分，记录问题点（如地面污渍、垃圾未清理），要求责任方24小时内整改。每季度开展“办公环境满意度调查”，收集员工反馈，优化清洁方案。常用表单模板《办公环境清洁检查表》检查区域检查项目标准要求检查结果（达标/不达标）整改责任人整改期限前台地面无杂物、污渍，光洁前台桌面物品摆放整齐，无灰尘会议室桌椅摆放整齐，无污渍白板/投影设备无笔迹残留，设备完好办公区个人工位文件归类整齐，桌面整洁关键执行要点清洁工具需分类使用（如卫生间专用拖把），避免交叉污染；办公区域禁止堆放与工作无关的私人物品，保持通道畅通；遇特殊天气（如雾霾、暴雨），需增加环境清洁频次，保证员工健康。模块二：办公用品管理适用情境日常办公用品申领、库存盘点、紧急采购、新员工入职物品发放。标准化操作流程需求统计与计划制定每月25日前，各部门指定“用品管理员”填写《月度办公用品需求计划表》，列明物品名称、规格、数量、用途，部门负责人签字确认后提交至行政专员*。行政专员*汇总各部门需求，结合库存情况，制定《月度采购计划》，优先选择性价比高、环保合规的产品，避免过度采购。申领与审批员工填写《办公用品申领单》，注明申领物品、数量、用途，部门负责人审批；申领消耗品（如笔、纸）原则上每月不超过2次，耐用品（如计算器、订书机）需注明使用人。行政专员*核对审批单与库存，确认无误后发放，领用人签字确认。采购与入库采购金额≤500元，由行政专员*从指定供应商处采购；＞500元需填写《采购申请单》，经行政经理审批后执行。物品送达后，行政专员*与采购员共同验收，核对数量、质量、规格，填写《办公用品入库登记表》，更新库存台账。库存盘点与补充每月30日，行政专员*与财务人员共同盘点库存，编制《月度库存盘点表》，保证账实相符；对低于安全库存的物品（如A4纸、签字笔），及时启动采购流程。每季度末对库存进行全面清理，淘汰过期、损坏物品，按规定流程处理。常用表单模板《办公用品申领单》申领部门申领人申领日期物品名称规格数量用途部门负责人签字行政部2023-10-08A4纸80g5包日常打印市场部2023-10-08记号笔红色2支会议使用赵六《月度库存盘点表》物品名称库存数量安全库存盘点日期盘点人差异说明处理意见A4纸10包5包2023-10-30无正常削笔器3个2个2023-10-301个损坏申请报废关键执行要点办公用品需分类存放（如文具、耗材、设备），标签清晰；严禁将办公用品私用或带离公司，违者按公司规定处理；紧急采购（如会议临时需用物品）需经行政专员*审批后先行采购，2个工作日内补办手续。模块三：会务管理适用情境部门例会、公司级会议（如年会、季度会）、外部会议接待（如客户洽谈、行业论坛）。标准化操作流程会议申请与筹备申请人提前2-5个工作日填写《会议申请表》，注明会议名称、时间、地点、参会人员（含外部单位）、议程、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）、物料需求（茶水、资料、横幅等）。行政专员*审核申请表，协调会议室资源（优先使用公司内部会议室，外部场地需提前考察），确认设备可用性，通知参会人员（邮件+短信提醒）。会前准备会议前1天：行政专员*布置会场（调试设备、摆放座椅、设置签到台、准备会议资料），重要会议需提前彩排（如PPT播放、设备调试）。会议前30分钟：再次检查会场环境（温度、灯光、茶水），摆放会议物料，引导参会人员签到。会中服务安排专人负责签到、发放资料，引导参会人员就座；会议期间提供茶水服务（每30分钟续水一次），及时处理设备故障（如麦克风无声、PPT卡顿）；行政专员*记录会议要点（含时间、决议、待办事项），会后1个工作日内整理《会议纪要》，经会议主持人审核后分发至参会人员及相关部门。会后整理会场清理：回收剩余资料、关闭设备、整理桌椅、清理垃圾；物料归档：将会议纪要、签到表、照片等资料分类存档，保存期限≥2年；设备回收：借用设备（如投影仪、音响）及时归还至行政部，检查完好情况。常用表单模板《会议申请表》会议名称市场部Q3总结会会议时间2023-10-1514:00-16:00会议地点301会议室参会人员市场部全体员工、分管领导议程Q3工作汇报、Q4计划讨论所需设备投影仪、麦克风、白板物料需求会议资料、瓶装水、签到表申请人钱七审批人（行政经理）《会议签到表》序号姓名部门职位签到时间备注1市场部经理13:552行政部专员13:58关键执行要点重要会议（如外部接待、董事会）需提前制定《会议应急预案》（如设备故障替代方案、人员疏散路线）；会议资料需标注“内部资料”字样，严禁外传，涉密会议需单独管理；会议室使用遵循“先申请先使用”原则，部门间可协调调整。模块四：访客管理适用情境外部访客接待（客户、供应商、部门）、面试人员来访、跨公司业务对接。标准化操作流程访客预约被访部门提前1个工作日与行政专员*预约，提供访客信息（姓名、单位、联系方式、到访时间、事由、人数），如需陪同人员，注明姓名及部门。行政专员*填写《访客预约信息表》，确认接待规格（如普通接待、高级接待），告知被访部门接待要求。接待准备前台人员*根据预约信息准备访客证（标注姓名、单位、有效期）、指引牌、访客登记表；高级接待需准备会议室、茶水（矿泉水/茶包）、水果、公司宣传资料；被访部门提前通知前台，保证访客到访时有人迎接。迎宾与登记访客到访时，前台人员*主动问候：“您好，请问找哪位？”确认访客身份后，引导至访客登记区，填写《访客登记表》（含姓名、单位、事由、联系方式、到访/离开时间、证件号码号（可选））；发放访客证：“请佩戴访客证，这是我们公司的规定，感谢配合。”；通知被访人：“您好，有公司的先生/女士到访，是否现在引导上去？”引导与送别被访人到达前台后，前台人员*引导访客至电梯口：“X总/经理在电梯口等您，请这边走。”；访客离开时，前台人员*回收访客证，确认离开时间，填写《访客登记表》“离开时间”栏；重要访客（如客户、领导）需由被访部门或行政专员*送至公司门口。常用表单模板《访客登记表》到访日期访客姓名访客单位事由联系方式接待部门接待人到访时间离开时间2023-10-08王明科技有限公司业务洽谈销售部09:0010:302023-10-08陈晓人社局政策咨询1395678行政部14:0015:00关键执行要点访客证需佩戴在左胸显眼位置，禁止转借；前台区域保持整洁，访客等候时提供饮用水、杂志；遇未经预约的访客，需联系被访人确认，如被访人不在或拒绝接待，需礼貌说明：“，X先生/女士暂时不在，是否需要帮您留言？”模块五：文件档案管理适用情境行政文件归档（制度、通知、合同）、文件借阅、档案保管、到期档案销毁。标准化操作流程文件分类与编号行政专员*根据文件类型（如行政类、人事类、财务类）、年度、部门制定《文件分类目录》，统一编号规则（如“XZ-2023-001”，XZ代表行政类，2023为年份，001为序号）；新收文件需在1个工作日内完成分类、编号、登记，标注“密级”（如公开、内部、秘密）。归档整理每月25日前，各部门将本月需归档文件移交至行政部，填写《文件移交清单》（含文件名称、编号、份数、移交人、日期）；行政专员*核对清单与文件，无误后按编号顺序装入档案盒，标注“档案名称、年度、编号、盒号”，存入档案柜；电子文件同步至公司档案管理系统，命名规则与纸质文件一致，定期备份（每周1次）。借阅管理员工借阅文件需填写《文件借阅申请表》，注明文件名称、编号、借阅用途、归还期限，部门负责人审批；秘密级文件需经行政经理审批，借阅期限≤3天；行政专员*登记借阅信息，借阅人签字领取，归还时检查文件完整性，归还后更新《文件借阅登记表》。保管与销毁档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设备，保持温度18-22℃、湿度45%-60%；行政专员*每季度检查档案保管情况，发觉问题及时处理；到期档案（如保存期限为5年的通知）需编制《文件销毁清单》，经行政经理审批后，由两人以上监督销毁（如碎纸机处理），销毁后填写《文件销毁记录表》，存档备查。常用表单模板《文件归档目录》编号文件名称文件类型年度份数存放位置（柜号/盒号）归档日期XZ-2023-001公司行政管理制度行政类20232A01-012023-01-05XZ-2023-002办公室租赁合同行政类20233A01-022023-02-15《文件借阅申请表》借阅人部门借阅日期文件名称编号借阅用途归还期限审批人行政部2023-10-08行政管理制度XZ-2023-001新员工培训2023-10-15关键执行要点涉密文件（如合同、财务数据）需单独存放，限制借阅权限；电子档案需定期杀毒，防止数据泄露或丢失；销毁文件时需保证信息无法识别，销毁过程记录完整。模块六：固定资产管理适用情境新购固定资产（电脑、打印机、办公家具）、资产领用、部门间转移、资产报废。标准化操作流程资产登记与入库新购资产送达后，行政专员*与采购员、财务人员共同验收，核对资产名称、规格、数量、金额、供应商信息，确认无误后填写《固定资产验收单》；资产粘贴“资产标签”（标注编号、名称、采购日期、使用部门），录入《固定资产台账》（含编号、名称、规格、型号、采购日期、原值、使用部门、使用人、存放位置）；财务人员根据《固定资产验收单》进行账务处理，资产信息同步至财务系统。领用与转移领用资产时，员工填写《固定资产领用单》，部门负责人签字，行政专员*核对台账后发放，领用人签字确认；部门间资产转移需填写《固定资产转移单》，注明转出部门、转入部门、资产信息、转移原因，双方负责人签字，行政专员*更新台账。盘点与维护每季度末，行政专员*与财务人员、部门资产员共同盘点，编制《固定资产盘点表》，核对账、卡、物是否一致；对盘盈、盘亏资产，需查明原因，填写《固定资产盘盈/盘亏报告表》，经行政经理审批后处理；每年对资产进行全面检查（如电脑功能、办公家具稳定性），及时维修或更换损坏部件。报废与处置无法使用的资产，使用部门填写《固定资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因、残值估计，经行政经理、财务经理审批后处置；报废资产由行政专员*联系专业机构回收，回收凭证交财务部门，更新台账，报废信息同步至财务系统。常用表单模板《固定资产台账》编号资产名称规格型号采购日期原值（元）使用部门使用人存放位置状态（在用/闲置/报废）GD-2023-001联想电脑ThinkPad2023-03-015000市场部302工位在用GD-2023-002办公桌1.2m*0.6m2023-05-15800行政部A101在用《固定资产盘点表》资产编号资产名称账面数量实盘数量差异盘点人盘点日期备注GD-2023-001联想电脑1102023-10-30无差异GD-2023-003打印机1012023-10-30已报财务处理关键执行要点资产标签需清晰粘贴，不得擅自撕毁或更换；员工离职时，需将名下资产交还行政部，办理交接手续；闲置资产需及时登记，优先调配给有需求的部门，提高资产利用率。模块七：差旅管理适用情境员工因公出差（国内/国际）、差旅费用报销、行程变更处理。标准化操作流程差旅申请与审批员工出差前填写《差旅申请表》，注明出差事由、时间、地点、交通方式（如高铁、飞机）、住宿标准（参照公司《差旅费用管理办法》）、预算明细，部门负责人审核；出差时间≥3天或金额≥5000元，需经分管领导审批；行政专员*核对审批表，确认行程合理后，协助预订机票/车票、酒店（优先选择协议酒店，超标费用需提前说明）。行程变更与取消如需变更行程，员工需提前1个工作日通知行政专员*，填写《差旅行程变更单》，注明变更原因、新行程，经审批后调整预订；取差旅需提前2个工作日通知行政专员*，避免产生退票/取消费用（如因紧急情况取消，需提交书面说明）。差旅期间管理员工出差期间需遵守公司纪律，保持通讯畅通，每日向部门负责人汇报工作进展；住宿需选择合规酒店（如持有营业执照、税务登记），索要发票（抬头为公司全称）；交通工具优先选择公共交通（如高铁、飞机经济舱），特殊情况需乘坐出租车/网约车，注明起止点及事由。费用报销与总结出差结束后5个工作日内，员工填写《差旅费用报销单》，附发票（交通、住宿、餐饮等）、行程单、酒店预订单，经部门负责人、行政专员*、财务人员审核后报销；超标费用需填写《差旅费用超标说明》，经分管领导审批后报销；重要出差（如重大项目洽谈）需提交《差旅总结报告》，汇报出差成果、后续计划。常用表单模板《差旅申请表》申请人部门出差事由出发时间返回时间出差地点交通方式住宿标准（元/晚）预算（元）审批人市场部客户洽谈2023-10-102023-10-12上海高铁3502000《差旅费用报销单》报销人部门出差时间出差地点费用明细（交通、住宿、餐饮等）金额（元）发票张数审批人市场部2023-10-10-10-12上海高铁票：800元；住宿：700元；餐饮：300元18003关键执行要点差旅费用需真实、合规，禁止虚报、冒领；发票需与行程一致，抬头、税号等信息准确无误；特殊情况（如紧急任务需超标乘坐飞机）需提前申请，事后补办手续。模块八：行政服务支持适用情境员工咨询（办公环境、办公用品、流程等）、投诉处理（服务态度、问题未解决等）、行政需求响应（设备维修、场地布置等）。标准化操作流程需求接收与登记员工通过电话、邮件、线下（前台/行政办公室）提交行政服务需求，行政专员*填写《行政服务需求登记表》，注明需求类型、问题描述、联系人、联系方式、需求时间；紧急需求（如办公设备故障影响工作）需标注“紧急”，优先处理。分派与处理行政专员根据需求类型分派给对应负责人（如办公用品需求→行政专员；设备维修