合同审核流程工具

合同审核流程工具模板一、适用场景与价值本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同审核管理场景，尤其适合法务部门、业务部门及管理层协同开展合同风险把控工作。通过标准化流程模板，可统一审核标准、明确责任分工、提升审核效率，同时保证合同条款合法合规、风险可控，为业务开展提供法律保障，降低合同纠纷发生概率。二、标准化操作流程（一）合同接收与初步登记操作内容：业务部门或经办人通过指定渠道（如OA系统、邮件、线下提交）提交合同文本，同步填写《合同基本信息表》（见模板），明确合同类型（如采购、销售、服务、租赁等）、对方主体信息、合同金额、核心需求等关键要素。法务部门/合同管理员在收到合同后1个工作日内完成登记，分配唯一合同编号，并在《合同审核跟踪表》中记录“接收时间”“提交部门”“当前状态”等信息。责任主体：合同管理员、业务经办人输出成果：《合同基本信息表》《合同审核跟踪表》初始版本（二）形式审核与完整性核查操作内容：法务部门对合同的形式要件进行初步审核，包括：合同文本是否完整（含封面、附件、签字页等）；份数是否符合要求；双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）是否准确无误；合同是否有骑缝章、签字盖章页是否清晰。若发觉形式缺失或信息错误，法务部门应在1个工作日内反馈至业务部门，要求补充或修正；补充完成后重新进入审核流程。责任主体：法务专员输出成果：《形式审核意见表》（明确“通过”“需补充材料”“退回重拟”等结论）（三）合规性与法律条款审核操作内容：法务部门重点审核合同的法律合规性，包括：主体资格：对方是否为合法存续的法人/组织，是否具备相应的履约资质（如特殊行业的经营许可证）；条款合法性：是否存在违反法律、行政法规的强制性规定，是否存在“霸王条款”；权责明确性：双方权利义务是否对等，违约责任是否清晰、合理，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否明确；特殊条款：涉密信息保密条款、知识产权归属、不可抗力等是否约定完整。法务部门需在3个工作日内出具《法律条款审核意见》，对存在风险的条款标注具体修改建议，并与业务部门沟通确认。责任主体：法务专员、法务负责人（重大合同需复核）输出成果：《法律条款审核意见表》（四）商务条款与业务可行性审核操作内容：业务部门会同财务、技术（如涉及）等部门审核商务条款，包括：价格条款：单价、总价、计价方式是否合理，是否包含税费、运费等附加费用；履约条款：交付时间、地点、方式是否符合业务需求，验收标准是否明确；付款条件：付款节点、比例、方式是否与公司资金政策匹配，是否存在预付款过大、质保金比例过低等风险；其他业务需求：如技术参数、服务标准、合作期限等是否满足业务目标。业务部门需在2个工作日内汇总审核意见，与法务部门共同协商修订条款，形成《商务与法律协同审核表》。责任主体：业务部门负责人、财务专员、技术专员（如需）输出成果：《商务与法律协同审核表》（五）风险排查与最终修订操作内容：法务部门牵头，组织业务、财务等部门对合同整体风险进行综合评估，重点排查：履约能力风险（对方财务状况、过往履约记录）、商业秘密泄露风险、合规性漏洞等，形成《风险评估清单》。根据风险评估结果，由法务部门主导完成合同文本最终修订，保证所有审核意见落实到位，修订后的合同需经业务部门确认。责任主体：法务负责人、业务部门负责人、财务负责人输出成果：《风险评估清单》《合同修订版（终稿）》（六）审批与签署操作内容：按公司权限管理规定，将终稿合同提交至相应层级领导审批（如部门负责人分管负责人总经理/董事会），审批人需在《合同审批表》中签署“同意”“修改后同意”或“不同意”的明确意见。审批通过后，由合同管理员安排签署，保证双方签字盖章齐全（如为电子合同，需符合电子签名法要求），签署完成后及时收回合同原件。责任主体：审批人、合同管理员输出成果：《合同审批表》、签署完成的合同正本（七）归档与执行跟踪操作内容：合同管理员在签署完成后2个工作日内完成归档，将合同正本、审核过程中的所有书面材料（《审核意见表》《审批表》等）整理成册，编号存档（电子+纸质双备份）。业务部门负责合同履行跟踪，定期向法务部门反馈履约进展，发觉异常情况（如对方违约）及时启动应对机制。责任主体：合同管理员、业务经办人输出成果：合同档案、履约跟踪记录三、合同审核跟踪表模板合同编号合同名称合同类型对方主体名称合同金额（元）签订日期审核阶段审核人审核意见处理状态完成时间备注接收与登记*管理员收到合同材料，分配编号已完成YYYY-MM-DD形式审核*法务专员合同附件缺失，需补充技术参数附件需补充材料YYYY-MM-DD业务部门已提交法律条款审核*法务主管第5条违约责任过低，建议按日万分之五计算已修订YYYY-MM-DD业务部门确认商务条款审核*业务经理付款节点调整为“预付30%，验收后付65%，质保期满付5%”已修订YYYY-MM-DD财务部门确认风险评估*法务负责人综合评估风险可控，建议签署已通过YYYY-MM-DD最终审批*总经理同意签署已完成YYYY-MM-DD归档*管理员合同正本及审核材料已归档已完成YYYY-MM-DD档案编号：X四、关键审核要点与风险提示主体资格审查：核实对方营业执照、资质证书（如生产许可证、经营许可证等）是否在有效期内，可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道查询主体状态，避免与“吊销”“注销”或“存续异常”的主体签约。涉及特殊行业（如建筑、医疗、金融等），需确认对方是否具备相应的从业资质。合同条款完整性：保证合同包含核心要素：合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方法等，避免条款遗漏导致履约争议。法律合规性底线：禁止约定“一方放弃权利”“一方免责”等明显不公平条款；不得违反法律强制性规定（如“禁止转租”的房屋合同约定转租有效）。争议解决方式优先约定公司所在地法院管辖或仲裁机构仲裁，避免管辖约定不明增加维权成本。商务条款合理性：价格条款需结合市场行情及公司成本预算，警惕“低价中标、高价索赔”陷阱；付款节点与履约进度挂钩，避免资金风险。验收标准需量化（如“产品合格率≥98%”“服务响应时间≤2小时”），避免模糊表述导致验收争议。风险预防与留存证据：涉及商业秘密的合同，需明保证密范围、期限及违约责任；重要合同履行过程中，注意保留沟通记录、交付凭证、验收单据等书面证据。合同签署前，务必核对双方签字盖章页与内容是否一致，避免“阴阳合同”或“换页”风险。跨部门协同效率：审核过程中，法务、业务、财务等部门需保持实时沟通，避免因信息不对称导致反复修改；紧急合同可启动“加急审核通道”，但需保证核心条款无遗漏。五、工具使用建议动态更新模板：根据法律法规变化及业务需求，定期修订《合同审核跟踪表》及审核要点，保证工具适用性。