销售合同管理标准化流程模板合同审核与执行跟进工具

销售合同管理标准化流程模板合同审核与执行跟踪工具一、工具应用背景与目标销售合同是企业与客户明确权利义务、规范交易行为的核心法律文件，其管理质量直接影响企业资金安全、客户关系维护及经营风险控制。为解决合同审核流程不统一、执行进度不透明、风险预警滞后等问题，本工具通过标准化流程设计与配套表单模板，实现合同从发起、审批、签订到执行跟踪、归档的全生命周期管理，助力企业提升合同管理效率，降低合规风险，保障交易顺利履约。二、标准化操作流程（一）合同发起与资料准备发起主体：由销售部门业务负责人（如*销售经理）根据客户需求发起，填写《销售合同审批表》基础信息。资料收集：客户主体资格材料（营业执照复印件、法定代表人身份证明，若为个人客户提供身份证复印件）；合同文本初稿（包含产品/服务描述、数量、单价、总价、付款方式、交货期、质量标准、违约责任、争议解决方式等核心条款）；附件材料（如报价单、技术协议、验收标准、招投标文件等，需与合同内容一致）。信息核对：销售代表（*销售代表）需保证客户名称、合同金额、产品型号等关键信息与客户需求及公司政策一致，避免错漏。（二）多部门协同审核合同审核采用“初审-复审-终审”三级流程，根据合同金额、类型可调整审核环节：审核环节审核部门/人员审核重点输出物初审销售部门负责人（*销售总监）1.合同内容与客户需求是否匹配；2.价格是否符合公司定价政策；3.交货期、付款方式是否在销售权限范围内；4.客户信用记录（如逾期付款、违约情况）。《销售合同审批表》“初审意见”栏复审法务部门（*法务专员）1.合同条款合法性（如违约责任、知识产权、争议解决约定）；2.措辞是否严谨，避免歧义；3.是否存在法律风险（如格式条款无效、管辖约定不合理）。《销售合同审批表》“复审意见”栏复审财务部门（*财务经理）1.付款条件、开票信息是否符合财务制度；2.税费计算是否准确；3.大额合同是否需评估客户付款能力。《销售合同审批表》“复审意见”栏终审总经理/分管副总（*总经理）1.超出销售权限的合同条款（如金额、付款方式）；2.涉及重大合作或战略客户的合同条款；3.综合评估业务风险与收益。《销售合同审批表》“终审意见”栏注意事项：审核过程中若存在修改意见，需在审批表中明确标注修改内容及完成时限，销售部门需及时反馈客户并确认达成一致后方可进入下一环节。（三）合同签订与生效文本最终确认：终审通过后，由销售部门根据审核意见修订合同文本，形成最终版本（需标注“最终版”及版本日期），并与客户沟通确认。签订方式：纸质合同：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同章（保证公章清晰、无涂改），签订一式三份（客户、销售部门、财务部门各执一份）；电子合同：通过合法电子签约平台（如e签宝、法大大）签订，需保证签约主体身份真实及合同内容不可篡改。归档登记：签订完成后，销售助理（*销售助理）在1个工作日内将合同文本扫描存档，并在《合同台账》中登记合同编号、客户名称、签订日期、金额、履行期限等信息，同步更新至公司合同管理系统（若有）。（四）执行跟踪与进度管理节点拆解：合同生效后，销售部门需根据合同条款拆解关键执行节点（如预付款到账、生产/服务启动、发货/交付、验收、尾款到账等），明确各节点负责人及计划完成时间，填写《合同执行跟踪表》。进度更新：责任人需在节点到期前3个工作日提醒相关方（如生产部门、客户），节点完成后1个工作日内更新《合同执行跟踪表》实际完成情况；若出现延迟（如生产延期、客户未按时验收），需在24小时内上报销售部门负责人，分析原因并制定补救措施（如与客户协商延期、调整交付计划）。异常处理：对执行过程中出现的重大问题（如客户违约、产品质量争议），销售部门需联合法务、售后部门制定应对方案，必要时启动争议解决程序（如协商、仲裁、诉讼），并记录处理过程及结果。（五）合同变更与终止变更流程：因客户需求变化、政策调整等原因需变更合同时由销售部门发起《合同变更申请表》，附变更说明及双方确认的变更文本，重新履行审核审批流程（参照“多部门协同审核”环节），签订《合同补充协议》后生效。终止流程：协议终止：双方协商一致，签订《合同终止协议》，明确终止日期、已履行部分结算方式、违约责任处理等；单方终止：一方违约导致合同无法履行，守约方需书面通知违约方，说明违约事实及依据，保留追究违约责任的权利，终止前需经法务部门审核确认。（六）合同归档与复盘归档要求：合同执行完毕或终止后，销售部门需整理全套资料（合同文本、审批表、附件、补充协议、执行记录、沟通函件等），按“合同编号+客户名称”分类归档，保存期限不少于合同终止后5年（涉及法律诉讼的保存至诉讼结束）。复盘总结：每季度/年度，销售部门联合法务、财务部门对合同管理情况进行复盘，分析常见问题（如审核延迟、执行逾期、客户投诉等），提出流程优化建议，持续完善合同管理体系。三、配套工具表单模板（一）销售合同审批表合同基本信息合同编号（按规则编制：年份+部门简称+流水号，如2024XS-001）客户名称合同类型□销售合同□服务合同□框架协议□其他合同金额（元）大写：________________小写：________________签订地点履行期限自_年_月_日至_年__月__日合同核心条款摘要产品/服务描述数量/服务时长单价（元）付款方式□预付款_%□分期付款（%）□货到付款□其他_______________交货/交付方式质量标准/验收要求违约责任审批流程销售部门初审意见负责人签字：__________日期：____年__月__日法务部门审核意见负责人签字：__________日期：____年__月__日财务部门审核意见负责人签字：__________日期：____年__月__日总经理/分管副总终审意见负责人签字：__________日期：____年__月__日附件清单□客户资质材料□报价单□技术协议□其他________________________（二）合同执行跟踪表合同编号客户名称合同金额（元）履行期限负责人执行节点计划完成时间实际完成时间负责人状态预付款到账*财务专员□进行中□已完成□逾期生产/服务启动*生产主管□进行中□已完成□逾期产品/服务交付*物流专员□进行中□已完成□逾期客户验收*销售代表□进行中□已完成□逾期尾款到账*财务专员□进行中□已完成□逾期更新记录更新人更新时间备注（三）合同变更申请表原合同编号客户名称变更类型□条款变更□金额调整□期限延长□其他变更原因变更内容（详细说明变更前条款及变更后约定）双方确认客户（盖章）：__________日期：____年_月日我方（盖章）：_______日期：____年__月__日审批意见销售部门：__________法务部门：__________财务部门：__________总经理：__________四、关键风险提示客户资质风险：签约前需核实客户主体资格及信用状况，避免与无民事行为能力主体或失信客户签约，必要时可通过第三方征信机构调查。条款完整性风险：合同核心条款（如标的、数量、价款、履行期限、违约责任）不得遗漏，避免口头约定或模糊表述（如“尽快”“大概”），防止争议时无法举证。审批流程风险：严禁跳过审核环节或“先签后批”，超权限合同需报更高层级审批，保