企业行政管理工具手册含流程规范

企业日常行政管理工具手册一、会议组织与管理规范（一）适用范围适用于公司各部门例会、项目启动会、专题研讨会、季度总结会等各类内部会议的组织、召开及后续跟进工作，保证会议高效有序，目标明确。（二）操作步骤会议发起与审批需求部门根据工作安排，确定会议主题、时间（建议单次会议不超过2小时）、地点（线上会议需明确平台及）、参会人员范围及议程，填写《会议申请表》（见模板1），提前2个工作日提交至行政部审批。行政部核对会议必要性、资源冲突情况，审批通过后通知相关部门；若不通过，需反馈调整建议并重新申请。会议准备行政部提前1天布置会场：调试投影仪、麦克风等设备，摆放会议资料、饮用水及签到表；线上会议需提前测试平台稳定性，发送参会至参会人员。发起部门负责准备会议材料（如PPT、数据报表等），提前24小时发送至参会人员邮箱或企业，保证参会人员提前熟悉内容。会议召开参会人员提前5分钟签到，由会议主持人开场，明确会议目标及议程，严格控制各环节时间。发言人围绕议题展开讨论，主持人引导发言聚焦，避免偏离主题；重要决策需当场确认并记录，未决事项明确责任人与完成时限。会议纪要与跟进行政部安排专人记录会议内容，重点记录决议事项、责任部门、责任人及完成时间，形成《会议纪要》（见模板2），于会议结束后1个工作日内经发起部门负责人审核后，分发至参会人员及相关部门。责任部门按纪要要求推进工作，行政部在截止日前3天进行进度提醒，完成后将结果反馈至发起部门，形成闭环管理。（三）模板表格模板1：会议申请表会议主题会议时间会议地点/平台参会人员会议议程所需资源申请人审批人1.2.3.投影仪、白板、签到表等*（部门/姓名）*（行政部负责人）备注模板2：会议纪要会议名称会议时间会议地点主持人参会人员记录人缺勤人员及原因议题及讨论内容决议事项责任部门责任人后续跟进计划（四）关键要点会议需提前明确目标，避免无主题、无议程的临时会议；会议材料需简洁聚焦，重点数据突出，避免信息过载；纪要需准确记录决议及责任分工，避免模糊表述（如“尽快处理”需明确具体日期）；线上会议需开启录制（涉及敏感内容除外），会后3天内将回放存档备查。二、办公用品申领与发放流程（一）适用范围适用于公司各类办公用品（如文具、耗材、劳保用品等）的申领、采购、发放及库存管理，保证资源合理配置，避免浪费。（二）操作步骤需求统计与申领各部门每月25日前统计次月办公用品需求，填写《办公用品申领单》（见模板3），注明品名、规格、数量及用途，经部门负责人审批后提交至行政部。临时急需用品（如墨盒、打印纸等），可通过企业提交紧急申领，注明“紧急”及原因，行政部优先处理。采购与入库行政部汇总各部门需求，编制《办公用品采购计划》，按公司采购流程审批后，选择合格供应商进行采购（优先选择定点供应商，保证价格及质量稳定）。用品到货后，行政部核对采购清单与实物，检查数量、质量及合格证明，填写《办公用品入库登记表》（见模板4），分类存放于指定仓库，做到“账实相符”。发放与登记员工凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领取，需在《办公用品领用登记表》（见模板5）上签字确认（注明领用日期、数量）。大宗用品（如打印机、办公椅等）需由行政部协助搬运，领用部门负责验收并签字确认。库存盘点与优化行政部每季度末进行一次全面盘点，核对库存数量与台账，编制《库存盘点表》，对积压、过期用品进行梳理，分析原因并调整采购策略。对于低频使用用品（如装订机、切割机等），推行“共享申领”，建立共享台账，提高利用率。（三）模板表格模板3：办公用品申领单申领部门申领人申领日期用途说明序号物品名称规格申领数量12部门负责人审批行政部审核*签字*签字模板4：办公用品入库登记表入库日期物品名称规格数量供应商经手人模板5：办公用品领用登记表领用日期物品名称规格领用数量领用人部门（四）关键要点申领需按实际需求填写，避免虚报、冒领；采购需严格执行比价流程，单次采购金额超过5000元需至少2家供应商报价；库存存放需分类标识（如“文具区”“耗材区”），定期检查防火、防潮措施；对于易损耗用品（如笔、本），实行“按需发放”，避免一次性大量领用造成浪费。三、文件收发与归档管理规范（一）适用范围适用于公司各类外来文件（如上级通知、客户函件等）及内部文件（如制度、报告、纪要等）的接收、流转、传阅、归档管理，保证文件传递高效、安全可追溯。（二）操作步骤文件接收与登记外来文件送达后，行政部第一时间拆封，检查文件密封性、完整性，核对收件单位及份数，填写《文件收发登记表》（见模板6），注明收文日期、文件标题、来源、密级（如“普通”“机密”）。内部文件由发起部门提交至行政部，需注明文件编号、版本号及分发范围，行政部按流程登记后分发。文件拟办与传阅行政部对收文进行初步分类，涉及公司整体决策的文件提交至总经理办公室；涉及部门业务的文件转至相关业务部门负责人，填写《文件传阅单》（见模板7），明确传阅范围及时限。传阅人需在《文件传阅单》上签字确认，注明阅文日期及意见（如“已阅，同意”“需补充数据”），传阅完毕后返回行政部。文件归档与保管文件处理完毕后，行政部将正本文件（含传阅单、处理意见等）整理归档，按“年度-类别-文号”规则编号，存放于专用文件柜，标注“查阅需登记”标识。电子文件同步存储至公司服务器指定文件夹，定期备份（每月1次），备份介质需单独存放，保证数据安全。文件借阅与销毁员工因工作需要借阅文件，需填写《文件借阅申请表》（见模板8），经部门负责人审批后，行政部登记借阅信息（借阅人、借阅时间、归还时限），借阅期限一般不超过3个工作日。对于超过保管期限的文件（如无保存价值的临时通知、过期报表等），由行政部编制《文件销毁清单》，经行政部负责人及总经理审批后，由2人以上共同监督销毁，并填写《文件销毁记录表》（见模板9），保证信息不外泄。（三）模板表格模板6：文件收发登记表收文日期文件标题发文单位文件编号份数密级经手人处理意见模板7：文件传阅单文件标题文件编号收文日期传阅范围传阅时限传阅人阅文日期阅文意见签字*（部门负责人）*（员工）模板8：文件借阅申请表借阅人所在部门借阅日期归还日期文件名称及编号借阅原因部门负责人审批行政部审核*签字*签字模板9：文件销毁记录表销毁日期文件名称及编号销毁原因销毁方式监销人经手人（四）关键要点涉密文件（如财务数据、合同草案等）需单独登记，限定传阅范围，严禁带离办公区域；文件传阅需遵循“先急后缓、先主后次”原则，避免延误重要事项；归档文件需保持整洁，不得涂改、折叠，电子文件需定期查杀病毒；销毁文件需保证无法恢复（如碎纸机粉碎），严禁随意丢弃。四、员工差旅申请与报销流程（一）适用范围适用于员工因公出差（含市内、国内、国际）的交通、住宿、餐饮等费用的申请、审批、报销及管理，保证差旅行为合规、费用合理可控。（二）操作步骤出差申请与审批员工因公出差需提前填写《出差申请单》（见模板10），注明出差事由、时间、地点、行程安排及交通方式（如高铁、飞机需注明舱位等级），经部门负责人审批；出差超过3天或跨省需额外提交至分管副总审批。如遇紧急出差无法提前申请，需通过企业提交紧急申请，说明原因，审批通过后方可出行，事后3个工作日内补填纸质申请单。差旅预订与执行员工凭审批通过的《出差申请单》，按公司标准预订交通及住宿（住宿标准：一线城市不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚，特殊地区需提前说明）。出差期间需遵守公司纪律，不得擅自延长出差时间或变更出差地点，如需调整需及时向部门负责人报备。费用报销与审核员工出差结束后5个工作日内，整理差旅费用票据（需注明出差日期、地点，与行程一致），填写《差旅费用报销单》（见模板11），附《出差申请单》复印件，提交至行政部初审。行政部核对票据真实性、合规性（如发票抬头、税号是否正确，是否与公司名称一致）及报销标准，审核通过后提交至财务部复核，财务部确认无误后安排付款。差旅反馈与总结重要出差（如客户拜访、项目考察）需提交《出差总结报告》，说明出差成果、存在问题及后续计划，经部门负责人审阅后归档。（三）模板表格模板10：出差申请单员工姓名所在部门出差事由出差时间出差地点交通方式住宿标准随行人员行程安排1.2.3.部门负责人审批分管副总审批行政部备案*签字*签字*签字模板11：差旅费用报销单报销人所在部门出差时间出差地点费用类型交通费住宿费伙食补助金额（元）票据明细发票号码金额用途说明部门负责人审批行政部审核财务部复核付款方式*签字*签字*签字（四）关键要点出差申请需明确事由及行程，避免“公私兼顾”；交通住宿需优先选择经济实惠方式，超标费用需由个人承担（特殊情况需提前书面申请）；票据需真实合法，不得使用虚假发票，丢失票据需提供情况说明并经部门负责人签字确认；伙食补助按出差天数发放（标准：市内100元/天，国内150元/天），无需提供票据。五、公务车辆使用与调度规范（一）适用范围适用于公司公务车辆的申请、调度、使用、维护及管理，保证车辆合理利用，保障行车安全。（二）操作步骤用车申请与审批员工因公需使用车辆，需提前1天填写《公务用车申请单》（见模板12），注明用车时间、地点、事由、乘车人数及所需车型，经部门负责人审批；周末、节假日用车需额外提交至行政部负责人审批。行政部根据车辆调度情况（如车辆状态、其他用车安排）审批，若无法安排，需协调出租车并告知申请人。车辆调度与交接用车当日，申请人凭审批通过的《公务用车申请单》至行政部领取车辆钥匙，签订《车辆使用责任书》（明确车辆状况、行驶里程、违章责任等）。驾驶人需检查车辆油量、轮胎、刹车等状况，发觉问题及时告知行政部，严禁“带病出车”。使用与归还驾驶人需遵守交通规则，安全行车，严禁超速、酒后驾驶，严禁将车辆交由无证人员驾驶；用车结束后，需按指定地点停放，锁好车辆，归还钥匙至行政部。行政部核对车辆里程、油量（如油量不足需及时加油），检查车辆外观及内饰是否完好，填写《车辆使用登记表》（见模板13）。维护与保养行政部建立车辆台账，定期（每5000公里或3个月）安排车辆保养，更换机油、滤芯等，填写《车辆保养记录表》。车辆发生故障或交通，需第一时间告知行政部及保险公司，协助处理维修理赔事宜，维修前需提交书面申请并审批。（三）模板表格模板12：公务用车申请单申请人所在部门用车日期用车时间用车地点乘车人数事由说明所需车型部门负责人审批行政部审批调度员签字*签字*签字*签字模板13：车辆使用登记表使用日期使用人用车事由起始里程结束里程油量（L）车辆状况归还时间经手人（四）关键要点车辆仅限因公使用，严禁私自用于办私事；驾驶人需持有有效驾照，驾龄需满1年；长途用车（单程超过100公里）需安排2名驾驶员，避免疲劳驾驶；违章罚款由驾驶人承担（因公违章且已报备的除外），车辆维修费用需定期公示，接受监督。六、访客接待与登记管理规范（一）适用范围适用于外部访客（如客户、合作伙伴、上级单位等）的预约、接待、登记及离开管理，体现公司专业形象，保障办公区域安全。（二）操作步骤访客预约与确认业务部门提前与访客沟通，确认来访时间、人数、身份及事由，填写《访客预约登记表》（见模板14），提前1个工作日提交至行政部。行政部核对预约信息，确认会议室、接待人员等安排，通过电话或邮件反馈至访客，发送《访客须知》（含办公区域规定、注意事项等）。访客接待与引导访客到达后，前台人员主动迎接，核对证件号码件（与预约信息一致），引导至接待区，提供饮用水及公司宣传资料。接待人员到达后，与前台办理交接，引导访客至会议室，介绍参会人员，说明会议议程。访客登记与陪同前台人员填写《访客登记表》（见模板15），记录访客姓名、单位、证件号码号、联系方式、来访事由、接待部门及人员、进出时间等信息，发放《访客证》（需佩戴于胸前）。访客在办公区域活动时，需由接待人员全程陪同，禁止随意进入非开放区域（如财务室、档案室等）。访客离开与反馈访客离开时，接待人员需陪同至前台，前台收回《访客证》，在《访客登记表》上标注离开时间，请访客签字确认。重要接待后，接待部门需向行政部反馈接待情况（如访客意见、合作意向等），以便后续跟进。（三）模板表格模板14：访客预约登记表接待部门接待人预约日期预约时间访客姓名所在单位职务联系方式来访事由陪同人员所需资源特殊需求模板15：访客登记表到访日期到访时间访客姓名所在单位证件号码号联系方式接待部门接待人进入时间离开时间访客签字前台签字（四）关键要点访客需提前预约，无预约访客需经被访部门负责人确认后方可进入；《访客证》需专人专用，禁止转借，离开时务必收回；涉密区域（如研发部、数据中心）禁止访客进入，确需进入需经分管领导审批；前台需保持接待区域整洁，主动提供帮助，展现公司良好形象。七、固定资产采购与日常管理规范（一）适用范围适用于公司固定资产（如办公设备、电脑、家具、仪器等）的采购、验收、领用、维护、盘点及报废管理，保证资产安全完整，提高使用效率。（二）操作步骤需求提报与采购各部门根据工作需要，填写《固定资产采购申请表》（见模板16），注明资产名称、规格、数量、预估金额及用途，经部门负责人审批后提交至行政部。行政部汇总需求，编制《固定资产采购计划》，按公司采购流程审批后，通过公开招标、询价等方式采购，保证性价比最优。验收与入库资产到货后，行政部组织使用部门、财务部共同验收，核对资产型号、数量、功能是否与采购一致，检查外观及配件是否完好，填写《固定资产验收单》（见模板17）。验收合格后，行政部为资产粘贴“资产标签”（含编号、名称、购置日期、使用部门等信息），录入固定资产管理系统，建立《固定资产台账》（见模板18）。领用与调拨员工领用固定资产需填写《固定资产领用单》（见模板19），经部门负责人审批后，至行政部办理领用手续，签字确认资产状况。部门间资产调拨需填写《固定资产调拨单》，经调出/调入部门负责人审批后，行政部更新台账，保证账实一致。维护与盘点使用部门负责资产的日常维护（如清洁、简单故障排查），行政部每半年组织一次全面检查，对故障资产安排维修，填写《固定