企业采购管理流程标准手册

企业采购管理流程标准手册一、手册适用范围与典型应用场景本手册适用于企业各类采购活动，涵盖生产物料、办公用品、设备采购、服务外包等场景。具体包括：日常运营采购：如办公耗材、劳保用品等常规物资补充；项目专项采购：如新项目建设所需设备、材料等；紧急采购：如生产突发故障急需的备品备件、应急物资等；供应商合作采购：如长期合作供应商的框架协议内订单执行。二、采购管理全流程操作指引（一）采购需求发起与提报需求部门发起需求部门根据实际业务需求（如生产计划、办公需要、项目要求），填写《采购申请单》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、需求日期及紧急程度。附带必要支撑材料（如技术参数图纸、项目立项批文、市场询价单等），经部门负责人某审核签字后，提交至采购部。采购部初步审核采购部接收申请单后，重点审核：需求描述是否清晰、规格参数是否明确、预算是否符合公司财务制度、紧急程度标注是否合理。对信息不完整的申请单，退回需求部门补充材料；对超预算或非必要采购，提出调整建议并反馈需求部门。（二）采购审批与预算确认分级审批流程根据采购金额及物品类型，按以下权限审批（示例）：小额采购（≤5000元）：需求部门负责人某→采购部经理某；中额采购（5000元-5万元）：需求部门负责人某→采购部经理某→财务部负责人某；大额采购（＞5万元）：需求部门负责人某→采购部经理某→财务部负责人某→总经理某。紧急采购需在申请单中注明“紧急”，经采购部经理某同意后可先执行采购，事后2个工作日内补办审批手续。预算锁定审批通过后，采购部在财务系统中锁定对应预算，保证采购金额不超支。若需调整预算，需按预算管理流程另行报批。（三）供应商选择与确定供应商寻源采购部根据采购需求，通过以下方式筛选供应商：公开招标：大额或复杂采购，通过公司指定招标平台发布招标公告，邀请3家及以上合格供应商参与；询价比价：中额采购，向至少3家潜在供应商发出询价单，要求提供报价单、产品资质、供货周期等；单一来源：独家代理产品或紧急采购，经总经理某批准后，可直接与指定供应商合作。供应商评估采购部组织技术、质量、财务等部门成立评估小组，对供应商的资质（营业执照、相关认证）、报价合理性、供货能力、质量保证、合作历史等进行综合评分，填写《供应商评估表》。优先选择评分高、资质齐全、服务稳定的供应商，评估结果报采购部经理某审批。（四）采购订单下达订单编制供应商确定后，采购部根据采购需求及谈判结果，编制《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物品/服务名称规格、数量、单价、总金额、交货日期、交货地点、付款方式、质量标准等条款，经采购部经理某审核后盖章生效。订单传递与确认采购部将盖章后的采购订单扫描件发送至供应商，要求供应商在2个工作日内确认回传；同时将纸质订单存档，并将订单信息同步至仓库、财务及需求部门。（五）订单跟踪与交付交付进度跟踪采购部指定专人（采购员某）跟踪订单执行情况，定期与供应商沟通生产/备货进度，保证按期交付。若供应商可能延期，需提前3个工作日通知采购部，协商新的交付日期并书面确认。到货接收供应商按订单交付时，需求部门或仓库人员核对实物与订单信息（名称、规格、数量、外包装完好度），确认无误后在《送货单》上签字接收；若数量不符或外观损坏，当场注明异常情况并反馈采购部。（六）验收与入库质量与数量验收需求部门（或质检部）根据采购订单及技术参数，对物品/服务的质量、功能、功能进行全面验收，填写《验收单》，注明验收结果（合格/不合格）、验收日期、验收人员某签字。仓库人员凭验收合格的《验收单》办理入库手续，核对数量无误后登记库存台账，更新库存信息。异常处理验收不合格时，需求部门需在24小时内书面反馈采购部，采购部联系供应商协商处理方案（如退换货、折扣补偿等），处理结果经需求部门确认后执行，相关记录存档。（七）付款结算单据审核供应商根据采购订单开具合规发票（发票抬头、税号需与公司一致），连同《采购订单》《验收单》《送货单》一并提交至财务部。财务部审核发票真伪、金额与合同/订单一致性、验收合格手续是否完备，审核无误后提交付款申请。付款审批与执行付款申请按审批权限逐级审批（参照“采购审批与预算确认”环节），审批通过后，财务部在约定付款期内通过银行转账支付款项，付款凭证同步至采购部存档。三、关键流程配套表单模板（一）采购申请单申请部门申请日期采购编号物品/服务名称规格型号需求数量预估单价预算金额需求日期用途说明□日常□项目□紧急□其他紧急程度附件清单（技术参数、图纸等）需求部门负责人签字日期采购部审核意见审核人：某日期审批意见（分级填写）审批人：某日期（二）供应商评估表供应商名称评估日期采购编号评估项目评分标准（满分100）得分资质文件（20分）营业执照、相关认证齐全且有效报价合理性（30分）价格市场竞争力，成本合理性供货能力（25分）产能、交货周期、应急响应能力质量保障（15分）质量体系认证、售后承诺合作历史（10分）过往合作履约情况、投诉记录总分评估小组意见采购部经理审批审批人：某日期（三）采购订单订单编号签订日期供应商名称交货日期交货地点付款方式物品/服务名称规格型号单位质量标准其他约定需求部门确认采购部：某（盖章）日期：日期：（四）验收单验收单编号采购订单编号验收日期物品/服务名称规格型号数量供应商名称到货日期验收地点验收项目标准结果（合格/不合格）验收结论□合格□不合格（注明原因：）需求部门验收人：某质检员（如有）：某仓库确认：某日期：日期：日期：四、执行过程中的关键风险控制点（一）合规性要求采购活动必须严格遵守国家《招标投标法》《采购法》及公司内部采购管理制度，禁止化整为零规避招标或审批。供应商选择需坚持“公开、公平、公正”原则，优先选择入围合格供应商名录的单位，特殊情况需经总经理某特批。（二）预算与成本控制所有采购需求须在年度预算范围内执行，超预算采购需提前提交预算调整申请，经财务部及总经理某审批后方可开展。采购部定期分析采购价格波动，建立价格台账，对高价值物品开展市场调研，保证采购成本合理。（三）供应商管理建立“合格供应商名录”，每年对供应商进行复评，对履约差、质量不稳定的供应商及时清退。与供应商签订合同时需明确质量标准、交货期限、违约责任等条款，降低合作风险。（四）文档留存采购全流程文档（申请单、审批表、评估表、订单、验收单、发票、付款凭证等）需按公司档案管理规定整理存档，保存期限不少于3年，保证可追溯。（五）沟通与协同