档案管理信息系统用户手册

档案管理信息系统用户手册一、系统概述档案管理信息系统面向档案管理工作者及相关业务人员，通过数字化手段整合档案采集、存储、检索、借阅、统计等全流程功能，实现档案资源的规范化管理与高效利用。系统支持多维度档案分类、精细化权限管控，助力单位提升档案利用效率、降低人工管理成本，满足日常查阅、合规审计等场景需求。二、操作指南（一）系统登录1.访问系统：打开浏览器，输入系统指定访问地址（如单位内部局域网地址或公网域名），进入登录界面。2.账号验证：输入分配的账号（工号/姓名缩写）、密码（首次登录后建议修改，密码需含字母、数字、特殊字符，长度不低于8个字符，示例：`Abc@123`），点击【登录】。3.登录后界面：主界面分为左侧菜单栏（功能模块）、顶部工具栏（个人中心、通知、退出）、中间工作区（待办事项/常用功能）。（二）档案录入1.功能入口：点击左侧菜单栏【档案管理】→【档案录入】，进入表单页面。2.信息填写：按提示填写档案信息（带`*`为必填项）：档案编号：系统自动生成或手动输入（需唯一）；档案名称`*`：清晰描述档案内容；档案类型`*`：下拉选择（文书、科技、人事等）；来源：填写形成部门/个人；形成日期`*`：格式为`YYYY-MM-DD`（如`2024-01-01`）；保管期限`*`：选择永久、长期、短期；备注：选填特殊说明。3.提交与校验：点击【提交】，系统自动校验格式（如日期、编号重复）。校验失败则高亮提示错误字段，通过后提示“档案录入成功”并归档。（三）档案查询1.简单查询在首页或【档案管理】模块，输入关键词（名称、编号、关键词），选择查询范围（标题、全文等），点击【查询】，展示匹配档案列表。2.高级查询（四）档案借阅1.借阅申请：点击【档案借阅】→【借阅申请】，填写：借阅人：自动填充当前用户（可修改为代借人）；档案编号：模糊查询或手动输入（需状态为“可借阅”）；借阅/归还时间：默认当前日期，归还时间需≤最长借阅期；借阅用途`*`：简要说明场景。点击【提交】，申请流转至管理员审批。2.进度查看：在【我的申请】中查看状态（待审批、已通过、已驳回）。驳回可查看原因，修改后重提。3.档案归还：到期前点击【我的借阅】→【归还】，上传确认单（可选）或标记“已归还”，管理员审核后更新档案状态。（五）统计分析1.功能入口：点击【统计分析】，进入统计界面。2.统计维度：支持按档案类型、年度、保管期限、借阅热度等维度统计。3.报表导出：选择维度后点击【生成报表】，支持导出为Excel/PDF，或生成可视化图表。（六）系统管理（管理员权限）1.用户管理：点击【系统管理】→【用户管理】，可新增/编辑/删除账号，设置状态（启用/禁用），重置密码。2.角色与权限：进入【角色管理】，定义角色（管理员、普通用户等），分配功能权限（录入、审批、导出等）。3.数据备份：点击【数据备份】，选择范围（全量/增量）、周期（手动/自动），点击【立即备份】生成文件。4.系统设置：普通用户在【个人中心】修改密码/信息；管理员在【系统设置】配置参数（借阅期限、通知模板等）。三、常见问题解答（一）登录类问题1：提示“验证失败”？解决：检查账号密码（注意大小写），忘记密码联系管理员重置；账号禁用则联系管理员确认权限。问题2：提示“无权限访问”？解决：联系管理员检查角色权限配置。（二）操作类问题1：录入提示“编号重复”？解决：检查编号是否重复，或联系管理员确认编号规则。问题2：查询不到档案？解决：检查查询条件（日期、类型等），确认档案是否已归档（未归档在“待归档”列表查询）。问题3：借阅申请被驳回？解决：在【我的申请】查看原因（用途不符、档案已借出等），修改后重提。（三）系统类问题1：提示“服务器错误”？解决：刷新页面，仍报错联系管理员检查服务器，避免重复操作。问题2：报表导出失败？解决：检查浏览器是否拦截弹窗（导出需弹窗），或确认格式/权限，联系管理员排查。四、注意事项1.数据安全：勿泄露账号密码，操作后及时退出；涉密档案需在指定终端操作，避免公共网络登录。2.操作规范：录入信息需准确，借阅按时归还（系统自动提醒）；批量操作前建议备份数据。3.系统维护：升级/维护前管理员会发通知，届时避免重要操作；