人事档案数字化管理实施细则

人事档案数字化管理实施细则一、引言为适应新时代人事管理信息化发展需求，规范人事档案数字化管理流程，提升档案管理效率与服务水平，保障档案信息安全，依据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规，结合本单位实际，制定本实施细则。二、总则（一）目的通过数字化管理实现人事档案资源的高效整合、安全存储与便捷利用，确保档案信息真实、完整、可用、安全，为干部人事管理、人才服务等工作提供有力支撑。（二）适用范围本细则适用于本单位及所属机构的在职人员、离退休人员、离职人员及其他相关人员的人事档案数字化管理工作，涵盖档案的收集、整理、加工、存储、利用等全流程。（三）基本原则1.规范性原则：严格遵循档案管理法律法规及行业标准，确保数字化流程合规、成果达标。2.安全性原则：建立多层级安全防护机制，保障档案信息不被泄露、篡改或丢失。3.高效性原则：优化流程、整合资源，提升档案检索、利用效率，降低管理成本。4.保密性原则：对涉及个人隐私、单位秘密的档案信息，严格执行保密制度。三、管理职责（一）档案管理部门1.统筹规划人事档案数字化工作，制定实施方案、技术标准及操作规范。2.组织开展档案收集、整理、数字化加工及成果验收，建立档案数据库并维护更新。3.负责档案的日常利用服务、安全管理及合规审查，定期开展档案质量检查。（二）技术支持部门1.提供数字化加工所需的软硬件设备（如扫描仪、服务器、管理系统等），保障系统稳定运行。2.协助数据备份、恢复及技术故障处理，参与制定数据安全策略（如加密、权限管控等）。3.配合档案管理部门优化系统功能，满足档案管理、利用的个性化需求。（三）档案形成部门1.负责本部门产生的人事档案材料（如考核鉴定、奖惩通知、学历证明等）的收集、鉴别、整理，确保材料真实完整、手续完备。2.配合档案管理部门开展数字化加工，提供原始档案及材料说明，协助解决材料相关疑问。（四）工作人员职责1.档案管理人员需持证上岗，熟悉档案法规及数字化流程，严格履行岗位责任。2.技术人员需保障系统安全，严守保密规定，定期开展系统巡检与数据维护。3.各岗位人员需相互配合，确保数字化工作高效、有序推进。四、档案收集与整理（一）收集范围涵盖履历、自传、鉴定、考核、考察、学历、职称、奖惩、工资、任免、政审等干部人事档案材料（具体参照《干部人事档案工作条例》附件《干部人事档案材料收集归档范围》）。（二）收集要求1.纸质材料需字迹清晰、无破损、无涂改，电子材料需格式规范（如PDF、JPG等）、可长期读取。2.新增材料需及时收集，确保档案内容与人员实际情况一致；对不符合要求的材料，退回形成部门补充完善。（三）整理规范1.按档案管理要求对纸质档案排序、编号、装订，建立《案卷目录》《卷内目录》，标注材料内容、页数、形成时间。2.整理后档案需经双人审核，确保与原始档案内容、顺序一致，无遗漏、错装。五、数字化加工（一）加工流程分为档案交接→扫描→图像处理→数据录入→质量审核→成果验收六个环节，各环节需严格履行交接手续，留存操作记录。（二）扫描要求1.根据档案材质（如普通纸张、照片、胶片等）选择扫描设备及参数：普通纸质档案：分辨率不低于300dpi，色彩模式为灰度或彩色（依材料特性而定）；照片、胶片类档案：分辨率不低于600dpi，采用专业设备扫描。2.扫描图像需与原件内容一致、清晰完整，无歪斜、黑边、漏扫等问题。（三）图像处理对扫描图像进行纠偏、去污、裁边、拼接等处理，确保图像清晰、端正；同一档案材料的图像需按页码顺序编号，便于检索。（四）数据录入1.录入档案元数据（如姓名、性别、出生日期、档案编号等）及《卷内目录》信息，确保与纸质目录一致，字段填写准确无误。2.电子目录需与扫描图像关联绑定，实现“目录检索→图像查阅”的联动功能。（五）质量审核1.设立初审、复审两级审核：初审检查图像质量、数据准确性；复审抽查成果，确认无遗漏、错误。2.对不合格成果限期返工，直至符合《人事档案数字化成果质量规范》要求。（六）成果验收数字化成果需经档案管理部门、技术部门联合验收，验收通过后移交档案管理部门归档，形成《数字化成果验收报告》。六、存储与备份（一）存储方式1.采用“本地服务器+云端存储”双模式：本地存储配置专用服务器，云端存储选择具备资质的合规服务商。2.档案数据需按密级分类存储，涉密档案仅限本地加密存储，严禁上传至云端。（二）数据备份1.定期备份：每月开展全量备份，重要数据（如新增档案、修改记录）实时备份。2.异地备份：备份数据需存储于异地机房，防止自然灾害、设备故障导致数据丢失。（三）存储管理1.建立《数据存储台账》，记录存储位置、备份时间、版本信息，定期检查存储设备运行状态。2.每半年开展一次数据有效性检查，确保备份数据可正常读取、还原。七、利用与安全（一）利用权限2.个人查阅自身档案需经所在部门审批，单位外人员利用档案需提供有效证明并经分管领导审批。（二）利用流程1.利用人员提交《档案利用申请表》，说明利用目的、范围；3.利用过程自动留痕，生成《档案利用记录》，便于追溯。（三）安全管理1.技术安全：部署防火墙、入侵检测系统，启用身份认证（如密码+验证码）、数据加密（如SSL/TLS协议）、日志审计等措施，防范病毒、黑客攻击。2.人员安全：定期开展安全培训，签订《保密责任书》；严禁在非涉密设备存储、传输档案信息。（四）保密要求1.数字化档案涉及个人隐私、单位秘密的，严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，严禁泄露、篡改。2.工作人员离岗时，需注销系统权限，移交涉密载体，签订《离岗保密承诺书》。八、附