企业合同管理信息系统需求文档

企业合同管理信息系统需求文档一、引言本需求文档旨在明确企业合同管理信息系统的建设目标、功能范围及技术要求，为系统的设计、开发、测试及实施提供依据。文档适用于企业合同管理相关的业务部门（如法务部、财务部、业务部）、信息技术部门及系统开发团队，作为需求沟通、方案设计与项目验收的核心参考文件。二、项目背景随着企业业务规模扩大，合同数量呈爆发式增长，合同类型（如销售合同、采购合同、服务合同等）日益复杂。当前，企业合同管理主要依赖手工台账、线下审批、纸质归档的传统模式，存在以下痛点：效率低下：合同起草需重复编辑条款，审批流程依赖线下传递，耗时较长；风险失控：合同条款易出现法律漏洞，履行进度缺乏实时监控，付款/交付逾期、纠纷处理不及时等问题频发；合规不足：无法满足《民法典》《数据安全法》等法规对合同全生命周期管理的合规要求；数据孤岛：合同数据分散在各部门，缺乏统一的统计分析，难以支撑管理层决策。为解决上述问题，企业亟需建设一套全流程、智能化、合规化的合同管理信息系统，实现合同从“起草→审批→签订→履行→归档”的全生命周期数字化管理。三、需求概述（一）系统目标效率提升：通过模板复用、流程自动化，将合同起草、审批效率提升50%以上；风险管控：实现合同条款合规校验、履行预警、纠纷追溯，降低合同违约风险30%；合规落地：满足法律法规及企业内控要求，留存完整的合同管理痕迹；数据赋能：通过合同数据的统计分析，为业务决策、绩效考核提供数据支撑。（二）系统范围系统覆盖企业所有类型合同的全生命周期管理，涉及法务部（合规审核、条款管理）、业务部（合同起草、履行跟踪）、财务部（付款管理、成本核算）、行政部（用印管理、档案归档）等部门，支持PC端、移动端（可选）操作。四、功能需求（一）合同起草管理1.模板管理法务部可创建标准化合同模板（如销售合同、劳动合同模板），设置“法务初审→管理层终审”的模板审核流程；模板支持版本控制，历史版本可追溯、可复用，避免条款冲突；模板区分“禁止编辑区域”（如法律条款）和“可编辑区域”（如金额、期限），保障条款合规性。2.条款库管理建立企业级通用条款库（如争议解决、保密条款）和部门级个性化条款库（如销售部返利条款）；条款支持按类型、关键词检索，可一键插入到合同模板或草稿中，减少重复编辑；条款需经法务审核后启用，确保法律合规性。3.合同起草基于模板快速生成合同草稿，自动填充企业基本信息（如名称、税号）；提供合同信息校验功能（如金额格式、期限逻辑、对方资质有效性），避免低级错误；支持在线编辑、批注、版本对比，多人协作起草时保留修改痕迹。（二）合同审批管理1.审批流程配置自定义审批流程（如“业务经理→法务→财务→总经理”），可按合同类型、金额、风险等级设置不同流程；支持“会签”（多部门同时审批）、“转签”（审批人委托代办）、“加签”（临时增加节点）等灵活方式；流程节点可设置“审批时限”（如法务审核≤2个工作日），超时自动预警。2.审批办理审批人可在线查看合同文本、附件、起草说明，支持批注、驳回（需填理由）、通过操作；系统自动推送审批任务至待办事项，支持邮件、短信、企业微信等多渠道提醒；提供审批进度可视化跟踪（如“法务审核中→财务审核完成→总经理待审批”），避免推诿。3.审批预警对超时未处理的审批任务，自动向审批人、其上级发送催办通知；对高风险合同（如金额超预算、条款不符合模板），自动触发“特批流程”或“风险提示”。（三）合同签订管理1.用印管理合同通过审批后，自动生成“用印申请”，关联合同编号、审批记录；用印申请需经行政部审核（如核对合同版本、审批完整性），审核通过后触发用印登记；支持“用印台账”管理，记录用印时间、用印人、合同名称，关联电子印模（可选）。2.签章管理对接第三方电子签章平台（如e签宝、法大大），支持在线签署电子合同，自动生成具有法律效力的签章文件；对线下签署的纸质合同，支持扫描件上传、签章位置标注，与合同文本关联存储；签署完成后，系统自动更新合同状态为“已签订”，并触发履行计划生成。3.签订归档签订后的合同自动归档至“合同档案库”，支持按“已签订”状态筛选；系统自动生成合同唯一编号（如“HT-____”），关联合同版本、签署文件、审批记录。（四）合同履行管理1.履行计划分解基于合同条款，自动分解履行义务（如“2024年6月30日前交付货物”“2024年7月10日前支付尾款”）；支持手动调整履行计划（如因疫情延迟交付），调整需记录原因并触发审批（可选）；履行计划与企业日历、任务系统对接（可选），自动推送待办任务至责任人。2.履行监控与预警实时跟踪履行进度（如“已完成交付，待支付尾款”），支持甘特图、进度条可视化展示；对逾期或即将逾期的履行义务（如付款逾期3天前），自动向责任人、上级发送预警通知；支持上传履行证明文件（如送货单、发票），与履行义务关联存档。3.合同变更管理合同履行过程中，如需变更条款（如金额调整、期限延长），支持发起“变更申请”，关联原合同；变更申请需经过原审批流程（或简化流程），审批通过后自动生成“变更协议”，替换原合同条款；系统保留变更历史，支持版本对比（如“原合同金额100万→变更后120万”）。4.纠纷管理支持登记合同纠纷（如对方违约、争议仲裁），记录纠纷原因、涉及金额、处理进展；纠纷处理流程支持“登记→法务介入→协商/仲裁→结案”，每个环节需填写处理意见、上传证据；结案后，系统自动更新合同状态为“已纠纷结案”，并统计纠纷损失、处理时效。（五）合同归档管理1.归档规则合同履行完成（或终止）后，自动触发归档流程，或支持手动归档；归档时自动分类（如按合同类型、年份、部门），生成归档目录；支持设置“归档有效期”（如5年），到期自动提醒销毁（需审批）。2.档案查询提供多维度检索（如合同编号、对方单位、签订日期、金额范围），支持模糊查询、组合查询；支持按“履行状态”“风险等级”等标签筛选合同，快速定位重点合同。3.档案借阅借阅到期自动提醒归还，超期未归还触发催办；系统记录借阅日志（借阅人、时间、操作），确保数据安全。（六）统计分析管理1.报表生成自动生成合同台账报表（如“月度合同数量统计表”“部门合同金额占比表”），支持Excel导出；支持自定义报表（如“高风险合同清单”“逾期履行任务报表”），用户可配置统计维度、展示样式；报表支持定时生成（如每月1日自动生成上月台账），并推送至管理层邮箱。2.数据分析提供合同风险分析（如“违约率Top5的合同类型”“纠纷金额占比”），可视化展示（柱状图、饼图）；支持部门绩效分析（如“业务部合同签约率”“财务部付款及时率”），为绩效考核提供数据依据；支持趋势分析（如“近一年合同金额增长趋势”），辅助业务规划。五、非功能需求（一）性能需求响应时间：单用户操作（如起草、审批、查询）响应时间≤2秒；报表生成（含大数据量）≤5秒；并发能力：支持50+用户同时在线操作，关键业务（如审批、签署）无卡顿；可靠性：系统全年可用性≥99.9%，故障恢复时间≤4小时。（二）易用性需求界面设计：遵循“简洁、直观、高效”原则，操作流程≤3步（如合同起草→审核→签订）；操作指引：提供在线帮助文档、操作视频，关键步骤（如模板创建、流程配置）内置引导提示；兼容性：支持主流浏览器（Chrome80+、Edge90+、Firefox78+），适配1366×768及以上分辨率；移动端适配（可选）：支持H5页面访问，实现审批、预警通知的移动端处理。（三）可扩展性需求架构设计：采用微服务架构，模块间松耦合，支持功能迭代（如后续新增“国际合同管理”模块）；系统对接：预留标准化接口，支持与OA（办公自动化）、ERP（企业资源计划）、财务系统等对接，实现数据互通（如ERP的预算数据同步至合同审批）；二次开发：提供开放API，支持企业根据自身需求定制功能（如对接客户管理系统）。六、数据需求（一）数据类型基础数据：合同编号、名称、类型、金额、期限、签订日期、对方单位、联系人、联系电话；流程数据：审批记录（审批人、意见、时间）、用印记录、签署记录、履行记录（进度、证明文件）；文档数据：合同模板、条款库、合同文本（含附件）、扫描件、电子签章文件；风控数据：风险等级、违约记录、纠纷记录、合规校验结果。（二）数据存储结构化数据：采用关系型数据库（如MySQL、Oracle）存储合同基础信息、流程数据；非结构化数据：合同附件、扫描件等文件存储于文件服务器（如MinIO、FastDFS），数据库记录存储路径；数据备份：每日增量备份，每周全量备份，备份数据异地存储（如云端），保留至少3年。（三）数据迁移历史数据导入：支持Excel、CSV格式的历史合同数据（如编号、金额、对方单位）批量导入，提供数据清洗工具（如格式校验、重复数据去重）；数据同步：与企业现有系统（如OA、ERP）的数据同步，支持定时同步或实时触发。七、安全需求（一）权限管理角色权限：基于RBAC（角色-权限-用户）模型，设置“法务岗”“业务岗”“财务岗”“管理员”等角色，分配不同操作权限（如法务岗可编辑模板，业务岗仅可起草合同）；细粒度权限：支持字段级权限（如普通员工不可查看合同金额）、操作级权限（如仅管理员可删除合同）；权限审计：定期生成权限分配报表，避免越权操作。（二）数据安全存储安全：敏感数据（如金额、对方银行账户）加密存储（如AES加密），密钥定期轮换；操作审计：记录所有用户操作日志（如“张三于____10:00修改合同金额”），日志保留至少1年，支持追溯。（三）系统安全防攻击：部署WAF（Web应用防火墙），防止SQL注入、XSS攻击；定期进行漏洞扫描（如每季度一次），及时修复高危漏洞；登录安全：支持密码策略（长度≥8位，含大小写字母、数字、特殊字符）、图形验证码，可选多因素认证（如短信验证码）；容灾备份：配置异地容灾环境，系统故障时可快速切换，保障业务连续性。八、实施与运维需求（一）部署方式本地部署：适用于数据安全性要求高的企业，部署在企业私有云或物理服务器，需提供服务器配置（如CPU≥4核、内存≥8G、硬盘≥500G）；云端SaaS部署：适用于中小企业，采用订阅制，由厂商负责服务器运维，企业只需浏览器访问。（二）培训服务管理员培训：提供系统配置、权限管理、数据维护等专项培训，确保管理员熟练操作；用户培训：针对不同角色（法务、业务、财务）提供操作培训，支持线上视频、线下workshop两种方式；培训资料：提供操作手册、常见问题解答（FAQ），更新后同步至系统帮助中心。（三）技术支持响应时效：7×24小时接收故障申报，4小时内响应，24小时内解决一般故障，72小时内解决重大故障；支持渠道：提供电话、邮件、企业微信等支持渠道，故障处理过程透明（如“故障已派单，工程师正在处理”）；巡检服务：每月对系统进行健康巡检（如服务器负载、数据库性能），提前发现潜