物业费用结算及合同管理办法

物业费用结算及合同管理办法一、总则（一）制定目的为规范物业管理活动中的费用结算与合同管理工作，保障业主、物业服务企业及相关参与方的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《物业管理条例》等法律法规，结合物业管理服务实践，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于物业服务企业与业主、物业使用人之间的物业费用结算活动，以及物业服务合同、专项服务合同等物业管理相关合同的全周期管理。（三）基本原则1.合法合规：费用结算与合同管理需符合法律法规及行业规范要求，不得损害公共利益或第三方权益。2.权责对等：合同双方权利义务清晰，费用结算依据合同约定及服务实际履行情况执行。3.透明高效：费用明细、合同内容应公开透明，结算流程简洁高效，争议处理机制明确。二、物业费用结算管理（一）结算对象结算对象为业主（物业产权人）或物业使用人（承租人、实际占用人等），具体结算主体以物业服务合同约定或法律规定为准。（二）结算周期1.物业费、停车费等常规费用原则上按月、季或年结算，具体周期在物业服务合同中明确。2.专项维修资金、代收代付费用（如水费、电费）等按实际发生周期或相关规定结算。（三）费用构成1.物业服务费用：含保洁、安保、设施设备维护、绿化养护等基础服务费用，收费标准按合同约定执行。2.专项维修资金：用于物业共用部位、共用设施设备的大修、中修和更新改造，按法规或业主大会决议筹集、使用。3.代收代付费用：如水电费、垃圾清运费等，物业服务企业仅为代收主体，需单独列账、定期公示。4.其他费用：如停车费、装修押金（按约定退还）、特约服务费等，需在合同或补充协议中明确。（四）结算流程1.账单生成：物业服务企业于结算周期届满前3-7个工作日，根据合同约定及服务记录生成费用账单，明确费用项目、金额、计费依据及缴费期限。2.通知送达：通过书面函件、手机短信、物业管理系统推送或小区公告栏公示等方式通知缴费人。3.费用支付：缴费人应在规定期限内通过银行转账、线上支付（如微信、支付宝）或现场缴费（需开具正规票据）完成支付。4.核对确认：缴费人收到账单后5个工作日内可对费用明细提出核对申请，物业服务企业应在3个工作日内提供费用构成说明及相关凭证。5.入账管理：物业服务企业收到款项后2个工作日内完成入账，登记费用台账，并定期与财务系统核对。（五）异议处理1.缴费人对费用有异议的，应书面提交异议说明及相关证据，物业服务企业需在5个工作日内回复处理意见。2.双方协商不成的，可委托第三方审计机构复核，或通过人民调解、仲裁、诉讼等方式解决。三、合同管理（一）合同订立1.需求调研：物业服务企业或业主方（如业委会）根据物业管理需求，明确服务内容、标准、费用预算等核心要素。2.供方选择：通过公开招标、邀请招标或竞争性谈判等方式选择合作方，重点审查供方资质、信誉、服务案例及履约能力。3.条款谈判：双方就服务范围、质量标准、费用支付、违约责任、争议解决等条款充分协商，确保权利义务平衡。4.审批签署：合同文本经法务、财务等部门审核后，由双方法定代表人或授权代表签署，并加盖公章。（二）合同内容要求1.服务内容：明确保洁、安保、设施维护等服务的具体标准（如保洁频次、安保巡逻时间、设备维护响应时效等）。2.费用约定：细化费用构成、计费方式、支付周期、调价机制（如物价变动时的调整规则）。3.权利义务：清晰界定双方在服务提供、费用缴纳、资料交接、应急处置等方面的权利与义务。4.违约责任：约定逾期缴费的违约金标准（一般不超过未缴金额的每日万分之五）、服务不达标时的整改措施及赔偿责任。5.争议解决：优先选择协商或调解，协商不成的可约定仲裁或诉讼方式。（三）合同履行与变更1.履约监督：物业服务企业定期向业主方汇报服务履约情况，业主方通过现场检查、满意度调查等方式监督服务质量。2.变更程序：因政策调整、物业规划变更等原因需变更合同的，双方应协商一致，签订书面补充协议并公示。（四）合同终止与解除1.自然终止：合同期满前3个月，双方无异议的，可协商续签；未续签且继续履行服务的，视为原合同自动延续。2.单方解除：一方严重违约（如长期拖欠费用、服务严重不达标）的，守约方可提前30日书面通知解除合同，并按合同约定承担违约责任。3.交接要求：合同终止后15日内，双方完成服务资料、物业资产、预收/代收费用的交接，物业服务企业应向业主方移交全部物业管理档案。（五）合同档案管理1.物业服务企业应建立合同台账，按“一项目一档案”原则，妥善保管合同文本、补充协议、履约记录等资料，保存期限不少于合同终止后5年。2.业主方（如业委会）应同步留存合同副本，便于业主查询监督。四、监督与责任（一）监督机制1.业主监督：业主可通过业主大会、业委会或物业管理群对费用结算、合同履行情况提出意见，物业服务企业应及时回应。2.内部审计：物业服务企业每年度开展费用结算与合同管理专项审计，排查违规收费、合同违约等风险。3.行政监督：住建、物价等主管部门定期抽查物业项目，对违规行为依法责令整改、处罚。（二）责任划分1.业主或物业使用人逾期缴费的，按合同约定支付违约金；无正当理由拒缴的，物业服务企业可依法追讨。2.物业服务企业多收、乱收费用或服务严重不达标的，应退还多收费用、赔偿损失，并向主管部门报备整改。3.合同签订或履行中存在欺诈、恶意串通等违规行为的，追究相关责任人法律责任；给对方造成损失的，依法赔偿。五、附则（一）解释权本办法由物业服务企业（或业主大会/业委会）负责