人事档案管理与保密制度范文

一、总则为规范人事档案管理，维护档案安全与信息保密，保障员工合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规，结合本单位实际，制定本制度。本制度适用于本单位全体员工的人事档案管理及相关保密工作，涵盖档案的收集、整理、保管、利用、转递及信息保密全过程。二、管理职责1.人力资源部：作为人事档案管理的责任部门，统筹档案管理工作，制定管理细则，监督制度执行，协调解决档案管理中的问题。2.档案管理员：需持岗上证，严格遵守档案管理规范，履行档案收集、整理、保管、借阅登记等职责；定期检查档案完整性与安全性，发现问题及时上报并处置。3.各部门：配合人力资源部做好员工档案材料的收集、报送工作，确保材料真实、完整、合规；对本部门涉及档案的工作环节进行合规性自查。三、人事档案管理流程（一）档案收集1.员工入职时，需提交个人履历、学历证明、职称证书、劳动合同等材料，由人力资源部审核后归入档案；在职期间，年度考核、奖惩记录、培训证书等材料应及时补充，确保档案内容动态更新。2.材料收集遵循“真实、完整、规范”原则，复印件需与原件核对无误，签署核对人姓名及日期；虚假材料一律退回并追究相关人员责任。（二）档案整理1.档案管理员按档案分类标准（如履历类、自传类、鉴定考核类、学历职称类等）对材料排序、编号、装订，确保目录与内容一致，便于检索。2.整理过程中需保护档案原件，避免折叠、污损；电子档案同步备份，存储路径仅限授权人员访问，定期检查备份有效性。（三）档案保管1.档案存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设施，温度（14-24℃）、湿度（45-60%）符合档案保管标准。2.档案室实行专人值守，非档案管理人员未经批准不得进入；档案柜钥匙由管理员专人保管，不得转借、复制。3.定期对档案清点、检查，发现损坏、缺失及时报告并采取补救措施；每年形成档案管理台账，记录档案变动情况。（四）档案利用1.因工作需要查阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及人力资源部审批后，在指定场所查阅；严禁涂改、抽取、伪造档案材料。2.借阅期限一般不超过3个工作日，确需延期需重新审批；如需复制档案材料，需注明用途，经审批后由管理员操作，复制件加盖“档案复制专用章”。3.个人查阅自身档案需说明事由，经人力资源部审核后，在管理员陪同下查阅，不得擅自取走或修改档案内容。（五）档案转递1.员工离职、调动时，档案需通过机要交通或专人送取方式转递，严禁个人自带档案。2.转递前核对档案材料完整性，填写《档案转递通知单》，注明材料清单；接收单位确认后回执存档，确保档案流转可追溯。四、保密制度（一）保密范围人事档案包含的个人身份信息、学历经历、奖惩记录、健康状况、家庭关系等均属保密内容，严禁向无关人员透露。（二）保密措施1.档案管理人员需签订《保密责任书》，承诺对知悉的档案信息严格保密；离职时办理保密交接手续，签订《离职保密承诺书》。2.电子档案设置访问密码，存储于加密服务器，定期更新密码；纸质档案存放于加锁档案柜，钥匙专人保管，非工作时间封存。3.对外提供档案信息（如政审、学历认证等）需凭有效证明及审批手续，严格审核用途，登记备查；严禁以任何形式向第三方泄露档案信息。（三）知悉范围控制1.档案查阅、借阅仅限因工作需要且经审批的人员，严禁扩大知悉范围；多人协作需明确各自权限，避免信息交叉泄露。2.会议、培训等场合涉及档案信息时，需控制参与人员，禁止无关人员旁听、记录；讨论内容仅限工作必要范围。五、责任追究1.违反本制度，擅自查阅、复制、泄露档案信息的，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分；造成损失的，依法承担赔偿责任。2.档案管理人员玩忽职守，导致档案丢失、损毁或信息泄露的，调离岗位并追究法律责任；构成犯罪的，移交司法机关处理。3.外部人员非法获取档案信息的，依法追究其法律责任；本单位配合提供相